Je kunt uitgaande facturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.

Stappen:

1. Ken de gebruikersrol Archiveer uitgaande facturen toe
2. Activeer de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen
3. Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten 
4. Archiveer zonder naar de klant te verzenden

Ken de gebruikersrol Archiveer uitgaande facturen toe

Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikers.

Klik op de gebruiker en activeer de optie Archiveer uitgaande facturen.

De optie 'Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar de VASsen' activeren

Elk direct gearchiveerd document wordt hiermee verzonden naar de VASsen. Als je accounting app actief is worden al je documenten dus verzonden naar de boekhouder.

Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Uitgaand.

Ga naar Archief en activeer de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen

/!\ Waarschuwing /!\

Als deze optie NIET actief is worden je documenten niet doorgestuurd naar de accountant. Je kunt ze daarna niet meer doorsturen. Zorg ervoor dat je deze optie OP VOORHAND activeert.

Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten 

• In de Automatisering instellingen, ga naar Archiveer facturen direct. Bij Financiële status van gearchiveerde documenten kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document die via deze methode werd gearchiveerd.
  
  
  
  Nota: Indien je een facturatiesoftware gebruikt kun je hier je API sleutel creëren om documenten via de software rechtstreeks te archiveren. Je voert deze 'sleutel' in op je softwareprogramma om de koppeling met Billtobox te maken. Meer informatie daarover vind je terug in de documentatie van je softwareprogramma.

Archiveren zonder naar de klant te verzenden

In de module Uitgaand kun je je facturen op 2 manieren archiveren:

• Doormiddel van een grote selectie van uitgaande facturen:
  
  
  
  
• Via de knop Archief welke je vind op de factuur detailpagina:
  
  

Documenten die werden geüpload via de archiefconnector (API-sleutel), worden direct gearchiveerd indien:

1. Het XML-bestand geldig is;
2. Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd;
3. Alle metadata aanwezig is.
   Opmerking: als niet alle metadata aanwezig is worden de documenten naar de overeenkomstige module (inkomend of uitgaand) verzonden. De gebruiker dient dan de ontbrekende gegevens handmatig in te vullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer inkomende facturen en Archiveer uitgaande facturen bezitten.

Als een klant of leverancier van een factuur reeds is toegevoegd op je account wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.