Wat is Peppol (Simplerinvoicing)?

Inhoudsopgave:

Wat is Peppol (Simplerinvoicing)?
Welke rol speelt Billtobox met Peppol?
Hoe verzend ik een elektronische factuur naar de overheid?

Simplerinvoicing is per 1 oktober 2020 overgenomen door de Nederlandse PEPPOL autoriteit (NPa). Peppol (Simplerinvoicing) betekent voluit Pan-European Public Procurement OnLine, en is een netwerk dat de uitwisseling van elektronische facturen tussen organisaties onderling, maar ook van organisaties naar overheden mogelijk maakt. Het Peppol netwerk is niet alleen in Nederland beschikbaar, maar in bijna de gehele EU.

Een klant die diensten of producten aan de Nederlandse overheid wil leveren, moet elektronische facturen kunnen verstrekken aan de overheid. In dit geval moeten de documenten over het Peppol netwerk passeren.

De Peppol-standaarden worden beheerd door OpenPeppol: dit is een vereniging zonder winstoogmerk tussen de Europese Unie en 11 lidstaten. Peppol is dus het netwerk zelf.

Welke rol speelt Billtobox bij Peppol?

Billtobox is een toegangspunt (Access Point) tot het Peppol-netwerk voor zowel uitgaande als inkomende facturen. Dat wil zeggen dat Billtobox kan worden gebruikt om elektronische facturen naar de overheid te verzenden en elektronische facturen te ontvangen via het Peppol-netwerk.

Elke leverancier of klant die het netwerk gebruikt, kan zijn toegangspunt kiezen om documenten uit te delen met ondernemingen of overheden die verschillende toegangspunten gebruiken.

Hoe verzend ik een elektronische factuur naar de overheid?

Wanneer je een factuur via Peppol naar de overheid wilt verzenden, dien je 4 stappen uit te voeren:

De klant toevoegen
Je factuur op Billtobox maken (of uploaden)
Je concept factuur opslaan
De factuur verzenden

Stap 1: de klant toevoegen:

Ga naar je Klanten & Leveranciers
Klik op Voeg toe
Voer de naam, het KvK- en/of btw-nummer in
Klik op Opslaan, het systeem controleert vervolgens de Peppol-database om te detecteren of de klant lid is en, zo ja, om de meest recente informatie te verzamelen.
Het afleverkanaal wordt automatisch ingesteld op 'Levering op platform' (Peppol).

Stap 2: Je factuur op Billtobox maken (of uploaden)

Je kunt de factuur die je wilt verzenden in iedere applicatie die je wilt aanmaken en vervolgens als PDF in Billtobox importeren of rechtstreeks in Billtobox zelf aanmaken.

Wil je weten hoe je zelf een factuur aanmaakt? Klik dan hier om naar ons helpcentrum te gaan, daar wordt het aanmaken van een factuur stap voor stap uitgelegd. Mocht je willen weten hoe je een factuur upload, klik dan hier.

Nota: om een factuur te verzenden via Peppol, moet je een OIN nummer invullen. OIN staat voor 'Organisatie identificatie nummer' dat de overheid aan haar eigen organisaties toekent. Een soort afleveradres bij de overheid. Alle OIN's worden vastgelegd in een register dat publiekelijk raadpleegbaar is via de centrale OIN raadpleegvoorziening.

Stap 3: Je factuur voor de overheid opslaan

Na het aanmaken van de factuur in Billtobox of na het uploaden van de factuur in Billtobox, wordt deze niet automatisch verzonden. je zult dit zelf handmatig nog moeten doen.

Bij facturen die je zelf aanmaakt, doe je dit door op opslaan te drukken wanneer je alle gegevens hebt ingevuld. Je gaat automatisch terug naar de lijst met uitgaande facturen, waar je factuur in komt te staan en de status concept krijgt.

Facturen die je importeert worden door Billtobox eerst met software herkend. Daarna zal de factuur de status concept krijgen in de folder Uitgaand.

Stap 4: Verzenden van de factuur

Selecteer in het menu Uitgaand de factuur voor de overheid (of Peppol-klant) die je wilt verzenden en klik op verzenden in de donker paarse balk.

Je factuur wordt vervolgens rechtstreeks aan de overheid (of Peppol-klant) geleverd via Peppol.
De vervaldatum en de accountant status bevestigen de aflevering van het document.

Elke keer dat je een factuur naar een Peppol-klant verzendt, wordt er eerst een controle uitgevoerd in de Peppol-database om te verifiëren dat de klant nog steeds lid is en dat levering mogelijk is.