Instellingen voor inkomende facturen

Ga naar je Instellingen > Inkomende facturen

Waar dienen die instellingen voor?

1. De geïntegreerde OCR zorgt voor de automatische herkenning van gegevens van de facturen die in Billtobox worden geïmporteerd. De OCR maakt van de geuploade facturen een volledige elektronische factuur. Meer info op deze pagina.
   
   
   
   
2.  Goedkeuren voor ontvangst hier kun je kiezen hoe een inkomend document wordt geaccepteerd in je account.
   
   
3. Goedkeuring facturen van verschillende leveranciers: soms kan het nodig zijn facturen van bepaalde leveranciers te laten goedkeuren door een collega. Via deze functie kunt u dit organiseren.
   
   Om deze functie aan of uit te zetten, ga je naar Instellingen > Inkomend > goedkeuring leverancier en zet je deze op On. 
   Per leverancier kunt u aangeven of en, zo ja, door wie de facturen van de leverancier goedgekeurd dienen te worden. Om dit te doen ga je in het linkermenu naar Klanten en leveranciers > leveranciers. 
   
   Hier kies je de leverancier waarvan je de facturen door een extra persoon wilt laten goedkeuren. Je komt dan automatisch op de 'bewerken' pagina terecht. Hier ga je naar het kopje 'Goedkeuring en standaard waarden'. 
   
   Bij betaalinstellingen kun je bij 'Goedgekeurd door' aangeven welke persoon of personen jij wilt aanwijzen om de facturen van deze leverancier goed te laten keuren. je kunt hier meerdere personen voor aanwijzen. Slechts 1 persoon kan de factuur accorderen. 
   
   
4. Wanneer Goedkeuring Business is geactiveerd, dient een gebruiker met Business rechten alle facturen goed te keuren (zelfs als deze werden geaccepteerd door een gebruiker die de Business rechten niet heeft).
   
   
   
5. Stuur naar een accountant wordt alleen weergegeven als de accounting-app actief is.
   
   
   
   
6. Archief is standaard geactiveerd. De archiveringsperiode van je documenten is afhankelijk van je abonnement (12 maanden of 7 jaar).
   
   
   
   
7. Goedkeuren voor betaling wanneer u deze optie activeert wordt er een taak gemaakt wanneer een gebruiker met onvoldoende rechten een factuur markeert als betaald. een gebruiker die deze rechten wel heeft moet de betaling dan goedkeuren.
   
   
   
   
8. Via e-mail is standaard actief. Hier vind je het e-mailadres waarnaar je inkomende facturen kunt verzenden om deze rechtstreeks te importeren in je Billtobox-account. Je kunt hier ook een extra adres toevoegen.
   
   
   
   
9. Als je een software gebruikt om je facturen te ontvangen, vind je hier de unieke sleutel om deze software met Billtobox te koppelen en je inkomende facturen rechtstreeks te ontvangen.
   
   
   
   
10. Je kan hier je factureringssoftware koppelen en documenten rechtstreeks in je Billtobox-account invoeren.
    
    
    
    
11. Met Exporteren kun je jouw Billtobox elektronische facturen exporteren. 
    
    
    
    
12. Kies hier hoe je opmerkingen deelt met je accountant. De opmerkingen kunnen worden toegevoegd aan het e-factuur bestand of de PDF van de factuur. Als je een document met meerdere pagina's hebt, kun je ook kiezen aan welke pagina je de opmerking wilt toevoegen. Meer info hier. Wanneer je geen gebruik maakt van een externe accountant, is deze functionaliteit niet van toepassing. 
    
    
    
13. Kies hier hoe je bijlagen deelt met je accountant. De bijlagen kunnen worden toegevoegd aan de PDF's of UBL van facturen. Meer info hier. Wanneer je geen gebruik maakt van een externe accountant, is deze functionaliteit niet van toepassing.