Inhoudsopgave:
- Wat is de OCR?
- OCR service; Welke voordelen?
- Hoe werkt het?
- Wat als je niet kan wachten op het OCR resultaat?
- Annulering van de OCR dienst voor een document
Wat is de OCR?
Wanneer je een pdf in je Billtobox-account importeert, start de automatische herkenning van factuurgegevens door de OCR (Optical Character Recognition - dit is software die de informatie herkent).
De OCR zoekt de belangrijkste gegevens van elke factuur:
- Leverancier of klant
- Type document (inkomende - of uitgaande factuur)
- Document nummer
- Facturatiedatum
- Vervaldatum
- Valuta
- Bedragen exclusief btw en inclusief btw
- Btw-tarief
- Communicatie (gestructureerd)
- IBAN-nummer
De gevonden waardes worden gestructureerd in een zogenaamd XML-bestand. Een XML-bestand is een databestand dat door boekhoudsystemen automatisch verwerkt kan worden. Zo creëert de OCR een elektronische factuur op basis van je PDF-bestand.
Deze procedure vindt plaats in 2 stappen:
- Software herkenning (OCR best effort)
- Menselijke herkenning (OCR full service)
Deze 2 stappen samen bieden een grote nauwkeurigheid in de gegevensherkenning, omdat de informatie die door de software niet herkend wordt, door mensen aangevuld wordt.
Standaard staat OCR best effort voor alle soorten Billtobox abonnementen aan; zowel voor ingaande- als uitgaande facturen.
Wanneer je gebruik wilt maken van OCR full service dan moet je een betaald abonnement nemen.
OCR service; Welke voordelen?
- Omdat we data uit de pdf halen kun je een factuur in een paar seconden terugvinden via de uitgebreide zoekfunctie.
- Facturen automatisch inlezen in boekhouding: Jij, of je boekhouder, hoeft de informatie van elke factuur niet meer handmatig over te typen.
- Betaal je facturen gemakkelijk en snel via bestanden die dankzij de OCR aangemaakt kunnen worden.
Hoe werkt het?
Een kleine demonstratie in onderstaand videofragment:
(lay-out Billtobox is verouderd, maar het filmpje geeft wel een goed beeld)
Wat als je niet kunt wachten op het OCR resultaat?
Je wilt niet wachten op het resultaat van de OCR? Je kunt er ook voor kiezen om de verplichte gegevens zelf aan te vullen, vanuit het factuur detailscherm (in dit scherm zie je rechts de PDF en links de velden die herkend / ingevuld moeten worden).
Op die manier hoef je niet op het resultaat van de OCR te wachten, mocht de situatie zich voordoen dat je een document snel moet verwerken.
Annulering van de OCR dienst voor een document
Indien je per ongeluk een document hebt opgeladen dat geen factuur is, dan kun je het bestand verwijderen.
Dit kun je doen in het overzichtsscherm 'inkomend'. Kies in de linkerkolom de factuur die je wilt verwijderen. Zodra je de factuur hebt aangeklikt, zie je in de bovenliggende horizontale balk opties verschijnen, waaronder de optie ‘verwijderen’.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.