Hoe ontvang ik inkomende facturen via e-mail?

Je leverancier kan inkomende facturen rechtstreeks naar je Billtobox-account sturen, zelfs indien hij/zij zelf geen Billtobox-account heeft en zonder dat hij/zij daar iets voor hoeft te doen.

Een mail wordt gestuurd naar het eigen, unieke Billtobox e-mailadres. Alle documenten worden verzonden naar dat unieke e-mailadres en komen automatisch in je Billtobox-account terecht. 

Op het moment van je registratie op Billtobox worden er automatisch 2 e-mailaccounts aangemaakt, die zijn als volgt opgezet:

• je-btw-nummer@nl.billtobox.com (Billtobox hoofdadres)
• je-iban@nl.billtobox.com (Billrobox extra adres - niet verwijderbaar)

Deze e-mailadressen kun je vinden onder Instellingen > Inkomend > Via e-mail

Via de knop + Voeg een extra adres toe heb je de mogelijkheid om een extra e-mailadres aan te maken. 

Er verschijnt een nieuwe lijn, je hoeft enkel het gedeelte voor de @ in te vullen. 

Ter info: 

• Het extra adres moet uniek zijn over de hele community (= alle Billtobox gebruikers).
• Je kan zoveel extra e-mailadressen configureren als nodig is. 

Vergeet niet op Opslaan te drukken als je klaar bent met je aanpassingen. 

/!\ Waarschuwing /!\

Een leverancier kan meerdere facturen in dezelfde e-mail verzenden. Je moet deze documenten apart aanvaarden op Billtobox. Klik hier voor meer informatie. 

Houd er rekening mee dat als Excel-, Word- of Powerpoint-bestanden worden meegestuurd met de e-mail, deze automatisch als bijlagen worden beschouwd en deze factuur rechtstreeks in je factuurlijst wordt weergegeven:

In de details van de documenten verschijnen deze bestanden in de Bijlage:

Nota: indien een leverancier je een e-mail stuurt die geen bijlage bevat, krijg je een melding waarin je wordt geïnformeerd over het probleem met het e-mailadres van de verzender, zodat je weet met wie je contact op moet nemen om het probleem op te lossen. 

Tip! Je kunt de inhoud van de e-mail aan het document toevoegen door de volgende instelling te activeren:

Je kunt deze optie activeren door te gaan naar Instellingen > Inkomend > Via e-mail.

De e-mail wordt als bijlage aan je factuur toegevoegd, in de vorm van een tekstbestand.