Kan ik overige mails of boekhoudkundige stukken welke geen factuur zijn ook ontvangen op Billtobox?

Je kunt geen overige mails ontvangen op Billtobox. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld andere formulieren in Billtobox te bewaren (naast je facturen). Er zijn een aantal manieren waarop dat mogelijk is.

Inhoudsopgave

• Document vanuit e-mail meesturen als bijlage
• Document rechtstreeks naar menu Inkomend sturen en verplaatsen naar Doc Center
• Direct uploaden in het Doc Center

Documenten vanuit e-mail meesturen als bijlage

Wanneer je vanuit een mail facturen naar jouw Billtobox-account stuurt, kun je ook bijlagen meesturen. Op die manier komen er documenten welke niet altijd facturen zijn in jouw Billtobox terecht. Hoe je dat doet, gaat als volgt, je gaat naar je eigen mailaccount en verstuurd vanuit daar een mail naar je Billtobox-account, dat doe je door het mailadres dat je vind in Instellingen > Inkomend > via E-mail als ontvanger neer te zetten. Je voegt de facturen en eventuele andere documenten die je mee wilt sturen toe aan de e-mail en drukt op verzenden.

De documenten komen vervolgens in de Filter taken terecht. De stappen om hier te komen, vind je in dit artikel. Je gaat naar je Filter taken en opent het document dat je net gestuurd hebt. Je ziet hier alle documenten in staan die je hebt meegestuurd. De facturen die je hebt meegestuurd, kun je bij ‘Documenttype’ allemaal als factuur aanklikken. Het laatste document kun je als bijlage van de desgewenste factuur benoemen.

Als je dat hebt gedaan, klik je op Verdergaan, het systeem zal dan de facturen door de OCR halen en het andere document als bijlage van de desgewenste factuur in Billtobox bewaren.

Rechtstreeks sturen naar inkomend en dan verplaatsen naar Doc Center

Naast dat je een factuur als bijlage kunt bewaren, kun je de facturen die hebt geïmporteerd, ook verplaatsen. 

Om dat te doen, ga je eerst naar het menu Inkomend.

In het menu vink je de documenten aan welke geen factuur zijn en die je wilt verplaatsen. Als je de juiste documenten hebt aangevinkt, klik je in de paarse balk op Verplaatsen naar Doc Center. 

Er komt een balk tevoorschijn waarin wordt gevraagd of je zeker weet dat je de documenten wilt verplaatsen.

Je klikt op Ja, en je documenten zijn verplaatst naar het Doc Center! 

Om de documenten terug te vinden, ga je in het linkermenu naar > Doc Center. 

Je komt terecht in het Doc Center, hier ze je onder lokale bestanden ‘Mijn documenten’, in deze map vind je de documenten die je hebt verplaatst vanuit je map met inkomende facturen terug.

Direct uploaden in het Doc Center

Naast dat je documenten vanuit je menu met inkomende facturen kunt importeren, kun je documenten ook direct uploaden in het Doc Center. 

Je gaat via het linkermenu naar > Doc Center

Je komt in het Doc Center terecht, je klikt hier op de blauwe uploadbalk om de documenten die je wilt importeren aan te klikken.

Je klikt de documenten aan die je wilt importeren en drukt op Openen.

Je kunt de documenten ook slepen naar de uploadbalk, dit werkt hetzelfde als bij je inkomende facturen. Je ziet de documenten verschijnen onder jouw lokale bestanden in de map Mijn documenten.

Je hebt de documenten succesvol geupload!

Wil je meer weten over wat je met het Doc Center kunt doen? Lees dan dit artikel.