Hoe bepaalde mappen met andere gebruikers te delen

Het is belangrijk om te begrijpen dat Billtobox Files dus eigenlijk alleen een brug hoort te zijn tussen Billtobox en het boekhoudpakket van de accountant. De accountant hoeft in Billtobox Files in principe alleen in te loggen om alles gebruiksklaar te maken, of om problemen op te lossen wanneer facturen bijvoorbeeld zijn boekhoudpakket niet zijn binnengekomen. De klant van de accountant komt nooit in Billtobox Files. 

Je kunt als accountant wel een medewerker toegang verlenen aan een gehele map of een enkel dossier. Dit kan op de volgende manieren:

• Via het Billtobox Files - Dashboard (gedownload op je PC)
• Via Billtobox Files de webversie
• Nodig medewerkers uit voor alle dossiers behalve één

Via het Billtobox Files - Dashboard (Synchronizer)

Je kunt gemakkelijk iemand uitnodigen via de Billtobox Files Synchronizer. Je doet dit als volgt:

1. Klik op het dubbele pijltje naast het dossier van de klant en selecteer Gasten uitnodigen
   
2. Er komt een venster tevoorschijn
   • Vul achter Aan het e-mailadres of e-mailadressen in van de mensen die je tot een map wilt uitnodigen.
   • Voeg een eventueel bericht toe en/of verleen specifieke rechten bij Instellingen.
     
     

Je kunt hetzelfde doen voor afzonderlijke mappen door naar een map in je verkenner te navigeren en met de rechtermuisknop te klikken > Invite Guests …

Via Billtobox Files de webversie

1. Selecteer de vault waar je gebruikers wilt toevoegen > Gebruikers & bevoegdheden
2. Selecteer Gast uitnodigen

Let op: Deze persoon zal toegang hebben tot de gehele Vault.

Dezelfde bewerking kan voor afzonderlijke mappen worden uitgevoerd. Dit doe je door naar de map te navigeren en er met de rechtermuisknop op te klikken > Uitnodigen

Vervolgens vul je achter ‘Aan’ weer het e-mailadres of de e-mailadressen in van de personen die jij wilt uitnodigen. Je voegt eventueel een bericht toe, en je geeft de machtigingen aan die je aan deze persoon wilt geven.

Nodig medewerkers uit voor alle dossiers behalve één

Stel je bijvoorbeeld voor dat al je medewerkers toegang hebben tot alle klantendossiers, behalve het dossier van je eigen kantoor. Vervolgens moet je je medewerkers dossier per dossier uitnodigen, met uitzondering van die (of degenen) die je niet wilt. 

In dat geval is het niet de bedoeling dat je je medewerkers uitnodigt voor de Vault, dan zullen zij namelijk automatisch toegang hebben tot alle mappen in deze Vault.