Dit document is bestemd voor de klanten die van Agrobox naar Billtobox zijn gemigreerd. Op basis van de webinars die we hebben gegeven en de vragen die daarop zijn teruggekomen, hebben we dit document samengesteld. In de inhoudsopgave kun je de vragen zien en erop klikken. Op die manier kun je snel navigeren naar jouw specifieke vraag. Mocht je vraag er niet tussen staan, kijk dan in het helpcentrum of jouw vraag ertussen zit. Mocht dit niet het geval zijn, neem dan contact op met support.
Inhoudsopgave:
Vragen m.b.t. inkomende facturen
- Moet je bij elke factuur zelf aangeven of deze betaald is?
- Houdt het systeem ook rekening met de factuurdatum?
- Wat gebeurt er met een PDF-document (met algemene voorwaarden) dat wordt meegestuurd door de leverancier?
- Moeten alle gegevens van de leverancier ingevuld worden?
- Als ik begin met Billtobox is het dan aan te bevelen om vooraf de leverancier handmatig aan te maken of doet het systeem dit?
- Kan ik mijn leverancier inkomende en uitgaande facturen rechtstreeks laten insturen naar Billtobox.
- Wanneer wordt de betaalfunctie verwacht?
Vragen m.b.t. uitgaande facturen
- Uitgaande facturen, zijn dat de facturen die je zelf maakt als je iets verkoopt?
- Wat is de toegevoegde waarde om uitgaande facturen via Billtobox te laten lopen?
- Waar moet de mail aan voldoen voor het insturen van uitgaande facturen?
- Vragen over verschillende statussen van de OCR, wat betekent welke status?
- Hoe snel werkt het OCR proces, de handmatige en de automatische?
- De OCR zette een vervaldatum als factuurdatum: dit was niet te wijzigen?
- Kan het blokkeren van dubbele facturen per boeking uitgeschakeld worden?
- Krijg je net een mail als facturen blijven hangen omdat ze niet herkend worden of als er iets anders mee aan de hand is?
- Kan ik mijn accountant mee laten kijken in mijn Billtobox-account?
Vragen met m.b.t. e-mailadres/meerdere bedrijven
- Is het mogelijk je factuuradres te behouden?
- Hoe werkt het als 2 personen hetzelfde e-mailadres kiezen?
- Ik heb meerdere bedrijven/administraties, moet ik voor alle bedrijven een ander e-mailadres aanmaken?
- Ik zie maar één van mijn administraties in mijn Billtobox-account terwijl ik er meerdere heb.
- Er zijn bedrijven die automatisch de facturen naar Agrobox sturen, blijft dit ook werken in Billtobox?
- Kun je een eigen e-mailadres aanmaken voor uitgaand?
- Worden bestaande leveranciers uit Mifas Online meegenomen naar het Billtobox leveranciersoverzicht, of moet je ze allemaal opnieuw toevoegen?
- Kan Mifas nu direct de facturen uit Billtobox verwerken of moet ik bij Mifas nog iets doen of laten weten?
- Als een factuur in Billtobox een bijlage heeft, wordt deze ook in Mifas getoond?
- Koppelt Mifas Online terug wanneer ze de factuur hebben ontvangen?
- Vanuit Mifas Online krijg je geen terugkoppelingen over betalingen. Wanneer is het beste moment om aan te geven in Billtobox dat deze betaald is?
- Wat gebeurd er met de facturen die in Z factuur/ Agrobox staan, blijven die nog ergens staan of te downloaden?
- Staan doorgestuurde gegevens naar Mifas bij Billtobox en Mifas Online?
- Waar vind ik het telefoonnummer voor de support/helpdesk?
- Hoe kan ik facturen die verkeerd binnenkomen in bijvoorbeeld inkomend verplaatsen naar uitgaand?
- Kan ik overige mails of boekhoudkundige stukken welke geen factuur zijn ook ontvangen op Billtobox?
- Is hier ook een maximaal aantal facturen ingesteld?
- Als een factuur uit meerdere pagina’s bestaat, geeft hij altijd een melding en moet je zelf de juiste pagina’s bij elkaar voegen?
- Wordt een Excel document ook herkend?
- Heeft XML de voorkeur over PDF?
- Kun je ergens aangeven als een PDF voorkeur heeft over XML?
- Is de service link die bij Agrobox stond, ook bij Billtobox actief?
Vragen m.b.t. Inkomende facturen
-
Moet je bij elke factuur zelf aangeven of deze betaald is?
Het hoeft niet, maar het is wel handig dit te doen. Dit komt omdat de factuur anders altijd in je map met Inkomende facturen blijft staan waardoor deze steeds voller en voller wordt. Je kunt ook meerdere facturen in 1 keer als Betaald markeren. Hoe dit precies in zijn werk gaat, lees je in dit artikel.
2. Houdt het systeem ook rekening met de factuurdatum?
Zeker, het systeem kijkt naar de data en hoeveel dagen je nog hebt om te betalen. Bij de betreffende leverancier kun je aangeven welke betaaltermijn de leverancier hanteert. Op basis daarvan krijgt hij een kleur met het aantal dagen dat nog over is om de factuur te kunnen betalen. Hoe je dit aangeeft bij de betreffende leverancier, lees je hier.
3. Wat gebeurt er met een PDF-document (met algemene voorwaarden) dat wordt meegestuurd door de leverancier?
Als het dus een extra document is, welke naast je factuur wordt meegestuurd door de leveranciers, dan komen de documenten in je Filter taken terecht. Hoe je de documenten dan filtert, lees je hier.
4. Moeten alle gegevens van de leverancier ingevuld worden?
Niet alle gegevens hoeven ingevuld te worden. Alleen de vakjes waar een sterretje* achter staat moeten worden ingevuld. Daarnaast is het noodzakelijk om minimaal een KvK-, IBAN- of BTW-nummer toe te voegen, anders krijgt de leverancier de status ‘fout’ onder status boekhouding.
5. Als ik begin met Billtobox, is het dan aan te bevelen om vooraf de leverancier handmatig aan te maken of doet het systeem dit?
Het is mogelijk vooraf de leverancier handmatig aan te maken. Het is echter makkelijker om dit niet te doen, het systeem maakt namelijk automatisch de leverancier aan, wanneer hij een eerste factuur van deze leverancier ontvangt. Wil je hier meer over weten? Lees dan dit artikel.
6. Kan ik mijn leverancier inkomende en uitgaande facturen rechtstreeks laten insturen naar Billtobox?
Ja, maar let op! Als je leverancier in staat is om goed onderscheid te maken tussen het afleveradres voor inkomende en uitgaande facturen zouden wij dit zeker bij de leverancier beleggen.
7. Wanneer wordt de betaalfunctie verwacht?
We verwachten de betaalfunctie medio 2021 te kunnen aanbieden. We zullen dan eerst een kleine groep gebruikers aansluiten om ervaring op te doen in Nederland.
Vragen m.b.t. uitgaande facturen
-
Uitgaande facturen, zijn dat de facturen die je zelf maakt als je iets verkoopt?
Klopt, uitgaande facturen zijn facturen die jij voor een afnemer/klant maakt of wanneer de afnemer van jouw goederen al een factuur voor je heeft gemaakt. Iemand die dus geld aan jou moet betalen.
2. Wat is de toegevoegde waarde om uitgaande facturen via Billtobox te laten lopen?
Uitgaande facturen via Billtobox laten lopen heeft geen toegevoegde waarde ten opzichte van de module die Mifas hiervoor biedt. Wel kun je via uitgaande facturen heel gemakkelijk jouw aangeleverde verkoopfacturen (melkafrekening etc.) uploaden en doorsturen naar Mifas. Zo komt deze factuur direct op de juiste plek terecht in je Mifas Online boekhouding.
3. Waar moet de mail aan voldoen voor het insturen van uitgaande facturen?
Om een factuur via e-mail te versturen naar het menu met uitgaande facturen, moet deze mail aan een aantal eisen voldoen. Als eerst moet de mail verzonden worden naar het goede e-mailadres van jouw Billtobox-account welke speciaal voor uitgaande facturen is. Deze vind je door te gaan naar Instellingen > Uitgaand > E-mail. Hier zie je achter ‘E-mail een e-mailadres staan waar het KvK-nummer instaan, dat is het mailadres wat je moet gebruiken.
Naast dit e-mailadres is het belangrijk dat je de unieke sleutel voor uitgaande facturen gebruikt. Deze zie je onder de e-mail die gebruikt staan. Deze sleutel dien je in het onderwerp te plakken. Wil je de precieze stappen lezen waaraan de mail moet voldoen? Lees dan dit artikel.
Vragen m.b.t. OCR
-
Vragen over de verschillende statussen van de OCR, wat betekent welke status?
Meer uitleg over de statussen van de OCR in Billtobox vind je in dit artikel.
2. Hoe snel werkt het OCR proces, de handmatige en de automatische?
De automatische OCR werkt heel snel. Normaliter is deze altijd met een paar minuten klaar. De handmatige duurt ietsje langer en maximaal 24 uur.
3. De OCR zette een vervaldatum als factuurdatum: dit was niet te wijzigen?
In het overzicht van jouw leverancier kun je de betaaltermijnen aanpassen. Zo zal in de toekomst de juiste vervaltermijn gekoppeld worden.
Vragen m.b.t. Instellingen
-
Kan het blokkeren van dubbele facturen per boeking uitgeschakeld worden?
Ja, wanneer je een dubbele factuur ontvangt blijft hij voor verzending naar Mifas Online steken met de status ‘gegevens’. Wanneer je in de instellingen de blokkade van dubbele facturen tijdelijk uit zet kun je deze factuur alsnog verzenden naar de boekhouding. In dit artikel lees je, hoe je deze instelling kunt wijzigen.
2. Krijg je een mail als facturen blijven hangen omdat ze niet herkend worden of als er iets anders mee aan de hand is?
Je kunt via instellingen/rapportage instellen hoe vaak en naar welk e-mailadres je de rapportages laat versturen, hier kun je zien hoe dit moet: instellingen voor rapportage.
3. Kan ik mijn accountant mee laten kijken in mijn Billtobox-account?
Zeker! Het is juist heel handig in Billtobox dat je je boekhouder ook als gebruiker kunt toevoegen. Je kunt diegene dan de rechten geven die je wilt, ze kunnen dan makkelijk in jouw boekhouding mee kijken. Meer hierover weten? Klik dan hier.
Vragen met m.b.t. e-mailadres/meerdere bedrijven
-
Is het mogelijk je factuuradres te behouden?
Billtobox werkt met een eigen e-mailadres. Het oude Agrobox e-mailadres zal nog een half jaar worden doorgestuurd. Het is dus belangrijk je je leveranciers op tijd op de hoogte stelt van deze wijziging. Kijk op de volgende link voor instructies hoe je je Billtobox e-mailadres kunt vinden en wijzigen.
2. Hoe werkt het als 2 personen hetzelfde e-mailadres kiezen?
Wanneer het e-mailadres al gekoppeld is aan een ander account zal Billtobox de gebruiker samenvoegen. Op deze manier zal deze persoon met 1 inlog combinatie kunnen inloggen namens meerdere bedrijven. Houdt er dus rekening mee dat het e-mailadres van een gebruiker een uniek/persoonlijk e-mail adres moet zijn zodat er geen ongewenste koppelingen worden gemaakt.
3. Ik heb meerdere bedrijven/administraties, moet ik voor alle bedrijven een ander e-mailadres aanmaken?
Als je meerdere bedrijven of administraties hebt, staan deze als het goed is allemaal aan één account gekoppeld. Je kunt dan rechtsboven van bedrijf naar bedrijf wisselen. Elk bedrijf heeft een eigen e-mailadres voor inkomende en uitgaande facturen. Dat komt omdat, wanneer dit hetzelfde zou zijn, de facturen in de verkeerde map terecht zouden komen. Het is dus noodzakelijk dat je voor elk bedrijf een ander mailadres hebt. Hetzelfde geldt voor het IBAN-, KvK- en btw-nummer. Al deze nummers dienen uniek te zijn aan elk bedrijf of administratie. Het systeem laat het niet toe, wanneer twee bedrijven een en hetzelfde nummer hebben.
4. Ik zie maar één van mijn administraties in mijn Billtobox-account terwijl ik er meerdere heb.
Wij hebben de administraties ingericht op basis van de contactgegevens die al aan de oorspronkelijke administraties waren gekoppeld. Wanneer bij deze contactgegevens een verschil zit in het e-mailadres dan zijn de administraties niet aan elkaar gekoppeld. Je kunt gemakkelijk jouw gewenste account gegevens als extra gebruiker toevoegen aan de administratie waar je de wijziging het liefste ziet. Via de volgende link zie je hoe je een gebruiker kunt toevoegen.
5. Er zijn bedrijven die automatisch de facturen naar Agrobox sturen, blijft dit ook werken in Billtobox?
Ja deze koppeling is al ingericht richting jouw Billtobox-account. Je zult dus de facturen van bijvoorbeeld GD en Vion voortaan in Billtobox ontvangen.
6. Kun je een eigen e-mailadres aanmaken voor uitgaand?
Nee, dat is helaas alleen mogelijk voor je uitgaande facturen.
Vragen m.b.t. Mifas Online
-
Worden bestaande leveranciers uit Mifas Online meegenomen naar het Billtobox leveranciersoverzicht, of moet je ze allemaal opnieuw toevoegen?
Billtobox begint met een schone lei. Automatisch zullen de leveranciers aangemaakt worden wanneer er facturen van binnen komen. Je kunt ook zelf jouw leveranciers aanmaken of een lijst uploaden. Op die manier kun je meerdere leveranciers in een keer aan Billtobox toevoegen. Voor instructies kijk dan hier verder: leveranciers toevoegen.
2. Kan Mifas nu direct de facturen uit Billtobox verwerken of moet ik bij Mifas nog iets doen of laten weten?
Mifas is op de hoogte en gezien we maken gebruik van de bestaande koppelingen hoeft je niets extra’s te doen.
3. Als een factuur in Billtobox een bijlage heeft, wordt deze ook in Mifas Online getoond?
Ja, deze wordt meegestuurd naar Mifas Online.
4. Koppelt Mifas terug wanneer ze de factuur hebben ontvangen?
Billtobox geeft met de status ‘doorgestuurd’ aan dat deze correct is afgeleverd bij Mifas Online.
5. Vanuit Mifas Online krijg je geen terugkoppelingen over betalingen. Wanneer is het beste moment om aan te geven in Billtobox dat deze betaald is?
We krijgen van Mifas Online geen terugkoppeling van de betaalstatus. Wanneer het beste moment om aan te geven in Billtobox dat een factuur betaald is, dat is aan jou. Je kunt het gebruiken als herinnering en dan adviseren wij de status aan te passen wanneer je ook daadwerkelijk betaald hebt. Maak je geen gebruik van de herinnering dan kun je de status ook direct na verwerking van de factuur aanpassen.
6. Wat gebeurd er met de facturen die in Z factuur/ Agrobox staan, blijven die nog ergens staan of te downloaden?
Het archief van Z factuur/ Agrobox kun je 7 jaar lang blijven inzien op: www.zfactuur.nl/dashboard na inloggen met je Z login account.
7. Staan doorgestuurde gegevens naar Mifas bij Billtobox en Mifas Online?
Ja, in het archief en bij Mifas Online.
Overige vragen
1. Waar vind ik het telefoonnummer voor de support/helpdesk?
Het telefoonnummer of het e-mailadres van de helpdesk vind je op deze pagina.
2. Hoe kan ik facturen die verkeerd binnenkomen in bijvoorbeeld inkomend verplaatsen naar uitgaand?
Wanneer je een factuur verkeerd hebt geïmporteerd kun je deze het beste verwijderen en opnieuw uploaden in de juiste map. Ook geldt dit wanneer je de per ongeluk in de app een document in de verkeerde map hebt geüpload.
Let op! Als gebruiker moet je wel de juiste rechten hebben om facturen te verwijderen, je leest hier meer over het verwijderen van facturen. Als je de factuur eenmaal verstuurd hebt, dien je een verzoek te verzenden naar support@billtobox.nl.
3. Kan ik overige mails of boekhoudkundige stukken welke geen factuur zijn ook ontvangen op Billtobox?
Je kunt geen overige mails ontvangen op Billtobox. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld andere formulieren in Billtobox te bewaren (naast je facturen) als bijlage. In dit artikel lees je op welke manieren je documenten, welke geen factuur zijn, kunt bewaren in Billtobox. Je zult hier meer lezen over het Doc Center in Billtobox, ook dit kun je gebruiken om documenten in te bewaren. Wil je meer weten over het Doc Center, lees dan dit artikel.
4. Is hier ook een maximaal aantal facturen ingesteld?
Dat ligt helemaal aan het abonnement dat je hebt. Standaard gaan wij uit van het abonnement 500. Hiermee kun je maximaal 500 facturen per jaar sturen naar jouw boekhouding. Weet je van te voren al dat je meer facturen verstuurd dan kun je relatief voordeliger ook grotere bundels aanschaffen. Ook is het mogelijk om een nieuwe bundel aan te schaffen wanneer de huidige bundel op is. Voor upgrades en vernieuwing van je abonnement kun je contact opnemen met support.
5. Als een factuur uit meerdere pagina’s bestaat, geeft hij altijd een melding en moet je zelf de juiste pagina’s bij elkaar voegen?
Nee het systeem geeft geen melding wanneer een factuur uit meerdere pagina’s bestaat. Je krijgt wel een melding wanneer 1 mail uit meerdere bijlagen bestaat kijk op de volgende site voor meer infomatie.
6. Wordt een Excel document ook herkend?
Helaas is Excel geen correct bestandsformaat voor inkomende en uitgaande facturen.
7. Heeft XML de voorkeur over PDF?
Het maakt in principe niet uit of je een XML of een PDF document importeert. Het is alleen zo dat het systeem een XML document sneller herkent. De OCR is dus sneller klaar met alles herkennen dan bij een PDF het geval is, omdat een PDF eigenlijk een plaatje is. Wanneer het syteem een mail ontvangt met een XML en PDF zal het systeem de voorkeur geven in de verwerking aan het XML bestand en de PDF als bijlage toevoegen.
8. Kun je ergens aangeven als een PDF voorkeur heeft over XML?
Nee, dit kun je nergens aangeven.
9. Is de service link die bij Agrobox stond, ook bij Billtobox actief?
Ja er zal een ‘tegel’ worden toegevoegd om makkelijk naar Billtobox te gaan.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.