Aan de slag met Billtobox!
Zelf de startersgids downloaden? Dat kan! Helemaal onderaan deze pagina vind je een link waar je het PDF-bestand kunt downloaden.
Inhoudsopgave:
- Account instellingen
- Gebruikers toevoegen
- Ontvang e-mailmeldingen van openstaande taken
- Inkomende facturen automatisch accepteren
- Importeer (of ontvang) al je inkomende facturen op Billtobox
- Scan je facturen met de mobiele app
- Sleep of upload je documenten naar je account
- Mail je inkomende facturen naar het Billtobox-account
- Toegang tot je gearchiveerde documenten, altijd en overal
- Alle facturen worden in archief getoond
- Status inkomende facturen tijdens verwerkingsproces
- Nieuwe leveranciers automatisch accepteren
- Email documenten identificeren en filteren
Overstappen naar Billtobox
Er zullen een aantal aspecten veranderen wanneer je overstapt van Agrobox naar Billtobox. Uiteraard zullen we je door het hele proces zo goed mogelijk begeleiden. Er is veel mogelijk met Billtobox, in deze handleiding geven we je een korte samenvatting van de mogelijkheden.
1e keer aanmelden op Billtobox
Je hebt of ontvangt binnenkort van ons een mail waarin je wordt uitgenodigd je Billtobox account te activeren. Klik op de blauwe knop in de mail om deze stappen te doorlopen. Na het invullen van je naam en wachtwoord (dit mag hetzelfde zijn als voor je Z login account) wordt je direct doorgestuurd naar je Billtobox omgeving.
Billtobox koppelen
Het is mogelijk om jouw Agrobox-Z login account te koppelen aan je Billtobox-account. Dat gaat op de volgende manier:
- Ga naar: platform.billtobox.com/nl/registratie
- Klik op aanmelden
- Kies bij het inlogscherm van Billtobox voor inloggen met Z login;
- Login met je Z login account, waarmee je ook inlogt op Z factuur/ Agrobox
- Vul eventueel ontbrekende gegevens aan, vervolgens is je account gekoppeld.
Het is van belang dat het mailadres van je Z login account gelijk is aan je Billtobox-account, dat is namelijk benodigd om te kunnen koppelen. Je Z login e-mailadres kun je inzien op https://eh.zlogin.nl/Profiel/
Ga naar: https://platform.billtobox.com/nl/registratie
Jouw abonnement
Wanneer je je aanmeldt voor Billtobox, stap je met je abonnement van Agrobox automatisch over naar Billtobox. Omdat we je de mogelijkheid willen geven Billtobox optimaal te gebruiken, geven we je nog eens 10% extra facturen cadeau! Mocht je een groter abonnement willen dan is dat mogelijk, neem hiervoor contact op met de support afdeling van Billtobox.
Wanneer het aantal facturen dat je kunt importeren op is, kun je via de support afdeling van Billtobox een extra bundel afsluiten.
Het archief
Bij de overstap naar Billtobox begin je met een nieuw archief. Je kunt je oude archief van Agrobox 7 jaar lang blijven inzien op: www.zfactuur.nl/dashboard
Nieuw e-mailadres
Wanneer je je account hebt geactiveerd, is het mogelijk om direct naar dit account facturen te versturen. Jouw Billtobox-account heeft een eigen e-mailadres, deze vind je door te gaan naar Instellingen (
rechts boven in beeld)> Inkomend
> Via e-mail
Ook kun je hier met ‘Voeg een extra adres toe’ een eigen, persoonlijk e-mailadres toevoegen.
Let op! Je moet zelf je leveranciers op de hoogte brengen van het gewijzigde mailadres. Alleen dan zullen zij de facturen rechtstreeks naar het mailadres en dus je Billtobox-account sturen. Mochten er nog e-mails naar het oude adres gestuurd worden, dan zal Agrobox dit tot uiterlijk een half jaar na activatie van Billtobox doorsturen.
Basis instellingen en gebruik
Account instellingen
Wanneer een gebruiker Billtobox gaat gebruiken, dan richten wij het standaard zo in dat er 1 hoofdgebruiker is.
Gebruikers toevoegen
Als je iemand anders toegang wilt geven tot je Billtobox-account, dan kun je hem of haar uitnodigen door een account aan te maken.
Ga naar: Instellingen > Gebruikers > Nieuwe gebruiker aanmaken
Hier vul je de gegevens van die persoon in: naam, e-mailadres en de taal van de uitnodiging (Nederlands of Engels).
Vervolgens kun je zelf de rollen die je aan deze gebruiker wilt toekennen activeren, afhankelijk van de verantwoordelijkheden die je hem/haar wilt geven. Wil je volledige rechten geven aan de nieuwe gebruiker dan hoef je alleen de knop ‘Alle bevoegdheden toekennen’ aan te zetten.
Het is ook mogelijk om de nieuwe gebruiker minder rechten te geven. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat de nieuwe gebruiker zelf geen extra gebruikers mag aanmaken. Je kunt deze rechten per gebruiker inrichten.
Ontvang e-mailmeldingen van openstaande taken
Standaard ontvangt de hoofdgebruiker, wekelijks een notificatie van openstaande taken en dagelijks een notificatie van foutmeldingen. Wil je dit wijzigen volg de instructies.
Ga naar je Instellingen > Rapportage > kies een ander mail adres of frequentie > Opslaan
Inkomende facturen automatisch accepteren
Standaard hebben we de instellingen zo ingericht dat inkomende facturen automatisch worden geaccepteerd. Wanneer je dit anders wilt, ga je naar Instellingen > Inkomend > Goedkeuren voor ontvangst en kies de gewenste instellingen.
Hieronder een print screen van de standaard instellingen:
Importeer (of ontvang) al je inkomende facturen op Billtobox
Om je facturen in je Billtobox-account te krijgen, zijn er verschillende mogelijkheden, die je desgewenst kan combineren.
Scan je facturen met de mobiele app
- Plaats je document op een donkere ondergrond
- Klik op de knop ‘+’ en wacht tot de app automatisch de foto maakt (een groen kader verschijnt wanneer het document wordt gedetecteerd)
- Kies vervolgens wat voor soort document het is en je factuur staat in je account!
In de bijlage vind je instructies voor het activeren van de Billtobox app.
Sleep of upload je documenten naar je account
In Billtobox open je de pagina die overeenkomt met het type documenten dat je wilt importeren (inkomende facturen, uitgaande facturen en Doc Center voor andere documenten), selecteer de documenten die je wilt importeren vanuit je computer en sleep ze naar de Billtobox-uploadbalk, of upload de documenten door op de uploadbalk te klikken.
Mail je inkomende facturen naar het Billtobox-account
Elk Billtobox-account krijgt een standaard e-mailadres dat je kunt gebruiken voor het importeren van inkomende facturen.
Ook de bijlage(n) (in PDF-, JPG-, PNG-, XML-formaat) die naar dit e-mailadres wordt verzonden / doorgestuurd, wordt automatisch in je account geïmporteerd. Je kunt de standaard e-mail adressen vinden onder: Instellingen > Inkomend > Via e-mail
Wanneer je liever je inkomende facturen naar een eigen samengesteld e-mail adres wilt sturen of door de leverancier wilt laten gebruiken om facturen naar jouw Billtobox-account te sturen, dan kun je dit instellen: Ga naar: Instellingen > Inkomend > Via e-mail en voer hier een zelf bedacht e-mailadres in.
Toegang tot je gearchiveerde documenten, altijd en overal
Standaard worden je facturen gearchiveerd in het archief.
Indien je een gearchiveerd document terug wilt vinden, klik je eenvoudig op ‘Archief’ in het menu aan de linkerkant. In het archief kun je makkelijk documenten vinden door middel van de filters die je kunt gebruiken.
Alle facturen worden in archief getoond
We hebben standaard ingesteld dat ook niet betaalde facturen in het archief worden getoond. Op deze wijze heb je altijd een archief waar alles in staat.
Status inkomende facturen tijdens verwerkingsproces
Wanneer een factuur verwerkt wordt, komen er bepaalde statussen langs die handig zijn te herkennen:
Verwerking bezig: De OCR dienstverlening is nog bezig met het automatisch herkennen van de factuurgegevens. Wil je hier niet op wachten, dan kun je zelf de gegevens aanvullen en het document accepteren voor verdere verwerking.
Goedkeuren: Het document moet goedgekeurd of geweigerd worden. Je kunt hier goed ongewenste documenten filteren voor ze verwerkt worden.
Gegevens: Waarschijnlijk betreft het een duplicaat factuur. Je kunt dit controleren door de factuur te openen en te controleren onder ‘Historie’. Je kunt vervolgens deze factuur weigeren.
Goedkeuring business: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Goedkeuring Business’ te zien.
Leveranciers goedkeuring: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur van een nieuwe/specifieke leverancier eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Leveranciers goedkeuring’ te zien.
Nieuwe leveranciers automatisch accepteren
We hebben Billtobox zo ingesteld dat nieuwe leveranciers automatisch worden aangemaakt en geaccepteerd. Wil je dit wijzigen, ga dan naar: Instellingen > automatisering > leveranciers automatisch aanmaken
Email documenten identificeren en filteren
Wanneer Billtobox een mail ontvangt met meerdere documenten dan kan het zijn dat er meer verduidelijking nodig is bij het identificeren van deze documenten. Het komt dan terecht in een Filter Taak. Hiervoor ga je naar menu Inkomend > tabblad Filter taken:
Filter Taak laat toe om documenten die ontvangen zijn via e-mail, te definiëren als factuur, bijlage, dubbel etc. De verschillende taken worden in de lijst weergegeven. Wanneer je op een taak klikt opent deze de detailpagina met meer informatie over de e-mail en de lijst met meegestuurde documenten. De documenten kunnen gecategoriseerd worden in verschillende documenttypes: hoofddocumenten (factuur, creditnota, onkostennota), bijlage (bijlage van hoofddocument) en niet-relevante documenten (niet importeren).
Een aantal functies:
- Bestanden in .png en .jpeg formaat worden omgezet naar PDF
- PDF bestanden worden gevisualiseerd
- Enkel PDF bestanden (incl. Omgezette beeldbestanden) en UBL bestanden kunnen gecategoriseerd worden als hoofddocument. Andere bestanden (Word, Excel, …) worden steeds als bijlage beschouwd.
- Voorbeeld: indien een PDF bestand en een Word bestand in dezelfde mail verstuurd worden, zal dit NIET in een filter taak terechtkomen. Het PDF bestand wordt gecategoriseerd als factuur, het Word bestand als bijlage.
Je kunt vervolgens het document ‘weigeren’ of ‘doorgaan’. Bij weigeren wordt het geheel aan documenten verwijderd, categorisatie is niet nodig. Je kunt eventueel kiezen de leverancier te willen informeren of deze op een zwarte lijst laten zetten. Wanneer je voor Doorgaan kiest, moet elk document gecategoriseerd worden. Afhankelijk van het aantal hoofddocumenten zullen een of meerdere facturen toegevoegd worden aan het tabblad ‘te verwerken’.
Waarom Billtobox?
Klaar met het eerste hoofdstuk? Dan is het nu tijd om te beginnen met Billtobox. Dit is wat je allemaal kunt doen...
Houd achterstallige facturen in de gaten
Het hele idee van Billtobox is dat je in Billtobox overzicht hebt en houdt over de status van al je facturen. Daarom adviseren wij om altijd direct een factuur/ bonnetje naar Billtobox te sturen en daar te beslissen wat en wanneer je er iets mee gaat doen. De accountant heeft op deze manier het voordeel dat de facturen veel eerder verwerkt kunnen worden en dat daardoor niet alles op het einde van de BTW periode tegelijk komt.
Het dashboard geeft je een overzicht van de situatie. Aan de linkerkant van het dashboard zie je in de tabel het aantal facturen die in een bepaalde status horen (vervallen, <30 dagen, 30-60 dagen, 60-90 dagen, > 90 dagen) en het totale bedrag dat ze uitmaken. Je vindt de inkomende facturen in de linkerkolom en de uitgaande facturen in de rechterkolom:
Klik op het facturen aantal, of op het totaalbedrag om de facturen in die status weer te geven.
Bijlage
Instructies activatie Billtobox-app
Nadat je een Billtobox-account hebt gekregen via het registreren met je eHerkennins- of Z login account, kun je ook de Billtobox app gaan gebruiken. Je moet daarvoor wel eerst op Billtobox een gebruikersnaam en wachtwoord hebben, door het inloggen met eHerkenning of Z login beschik je hier nog niet over.. Dit heb je namelijk nodig om, nadat je de app hebt gedownload, je app te activeren en te koppelen aan je regulier Billtobox-account.
Gebruikersnaam: <e-mail adres>
Wachtwoord: < xxxxxxxxx>
Instructies
Stap 1:
- Ga naar het Billtobox-platform op je PC en log in.
- In de rechterbovenhoek zie je al dat het ‘e-mailadres’ gelijk is aan je ‘gebruikersnaam’. Dit e-mailadres is geregistreerd tijdens de eerste inlogsessie met je Z login of eHerkenning. Onthoud dit e-mailadres, je hebt dit later nodig bij het inloggen op de Billtobox app.
Stap 2:
- Ga naar je persoonlijke navigeer menu rechts bovenin> wachtwoord wijzigen.
- Stel een wachtwoord in en bevestig het door het nogmaals in te voeren.
- Sla dit wachtwoord samen met je e-mailadres goed op, je hebt dit nodig om de Billtobox app te activeren.
Stap 3:
- Ga naar de App Store of Google Play store en download de app op je mobiel.
Heb je een systeem op IOS? Dan kun je de app hier downloaden op de App Store.
- Heb je een toestel met een Android systeem? Dan kun je de app hier downloaden op de Google Play store.
- Na het downloaden van de app, kun je deze activeren met je e-mailadres en wachtwoord. Daarna kun je starten de app te gebruiken!
Veel plezier met deze geweldige APP!
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.