Verzend documenten van je facturatiesoftware rechtstreeks naar je accountant (en je archief) zonder ze te accepteren en zonder ze naar de klant te verzenden

Er zijn twee redenen om je documenten rechtstreeks naar het archief te sturen (zonder door de workflow van je inkomende facturen te moeten gaan of je uitgaande verkoopfacturen opnieuw naar de klant te moeten sturen):

1. Je bedrijf activeert Billtobox in de loop van het jaar en je wilt je historiek van eerdere documenten uploaden.
2. Je wilt documenten naar de accountant verzenden

Upload je historiek rechtstreeks in het archief

Activeer je Billtobox tijdens een lopend jaar en wil je je documenten archiveren die al door de accountant werden geboekt?

Hier volgt de procedure voor het archiveren van je documenten zonder de volledige document workflow te moeten doorlopen (= geen acceptatie van inkomende facturen; geen nieuwe verzending van de uitgaande verkoopfacturen naar de klanten).

Dit werkt via een connector (API) die als een brug fungeert tussen je huidige facturatiesoftware en Billtobox.

1. Ga eerst naar Instellingen > Automatisering:
   
2. Ga naar Archiveer facturen direct. Als het veld Sleutel leeg is, klik je op het pictogram met de dubbele pijl. Je kunt de status (onbekend of betaald) kiezen dat elk document zal hebben na de import door de archiefconnector.
   
   
3. Geef je ID, API-sleutel in op je externe applicatie, om de koppeling met Billtobox te maken. Raadpleeg hiervoor de documentatie van je externe applicatie.
4. Documenten die via de archiefconnector op het platform geladen worden, worden direct gearchiveerd indien:
   1. Het XML-bestand geldig is.
   2. Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd.
   3. Alle metadata aanwezig is
      Opmerking: als alle metadata niet ingevuld is, worden de documenten naar de overeenkomstige module (inkomend of uitgaand) verzonden. De gebruiker moet dan de ontbrekende gegevens handmatig invullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer facturen en Archief verkoopfacturen bezitten.
5. Als een klant of leverancier van een factuur wordt herkend met een die al in je account is geregistreerd, wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.

Het archiveren van uitgaande verkoopfacturen zonder dat ze naar de klant worden gestuurd is dus mogelijk, ongeacht de import methode in Billtobox. 

Facturen verzenden naar de accountant (via de VAS)

Als je facturen wilt archiveren om ze naar de accountant te verzenden, zijn de stappen dezelfde als de bovenstaande methode BEHALVE dat je één instelling eerst moet activeren.

Deze instelling bevindt zich in de instellingen voor Uitgaande facturen onder de optie Archief. Je moet de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen activeren.

Nadat je deze instelling hebt geactiveerd, kun je je documenten rechtstreeks naar de accountant verzenden zonder dat ze naar de klant verzonden worden.