Aan de slag met Billtobox!

Zelf de startersgids downloaden? Dat kan! Helemaal onderaan deze pagina vind je een link waar je het PDF-bestand van de startersgids kunt downloaden.

 

Inhoudsopgave

Starten met Billtobox 

• Stap 1 Activeer je account
• Stap 2 Zoek je Billtobox mailadres voor het insturen van facturen
• Stap 3 Stuur 2 à 3 facturen in per mail
• Stap 4 Verdere introductie Agrovision gebruik Billtobox 

Beheer al je documenten digitaal 

• Account instellingen
• Gebruikers toevoegen
• Ontvang e-mailmeldingen met openstaande taken
• Inkomende facturen automatisch accepteren
• Importeer (of ontvang) al je inkomende facturen op Billtobox
• Scan je facturen met de mobile app
• Sleep of upload je documenten naar je account
• Mail je inkomende facturen naar het Billtobox-account
• Toegang tot je gearchiveerde documenten, altijd en overal
• Alle facturen worden in archief getoond
• Status inkomende facturen tijdens verwerkingsproces
• Nieuwe leveranciers automatisch accepteren
• Email documenten identificeren en filteren 

Waarom Billtobox? 

• Houd achterstallige facturen in de gaten 

Bijlage 

• Instructies activatie Billtobox-app 

 

Starten met Billtobox

Agrovision heeft een introductie voor jou ingepland waarin zij zullen uitleggen wat je met Billtobox kunt doen en hoe het platform in elkaar zit. Ter voorbereiding van deze uitleg, zijn er een aantal stappen die je zelf al kunt ondernemen om zo de uitleg goed te kunnen volgen:

 

Stap 1 Activeer je account

Om je account te kunnen activeren, krijg je van ons een mail met een link. Bij het klikken op deze link kun je je account activeren. 

 

Stap 2 Zoek je Billtobox mailadres voor het insturen van facturen

Wanneer je je account hebt geactiveerd, is het mogelijk om direct naar dit account facturen te sturen. Jouw Billtobox-account heeft een eigen e-mailadres, deze vind je door te gaan naar Instellingen (linksonder in beeld)> Inkomend

 > Via e-mail

Ook kun je hier met ‘Voeg een extra adres toe’ een eigen, persoonlijk e-mailadres toevoegen.

 

Stap 3 Stuur 2 à 3 facturen in per mail

Voor de introductie van Agrovision willen we jullie vragen 2 à 3 facturen (allemaal in een aparte mail) vanuit je eigen mailbox naar Billtobox te sturen. Dat wordt dus naar het mailadres gestuurd dat je hierboven hebt gevonden onder Inkomend. 

 

Stap 4 Verdere introductie Agrovision gebruik Billtobox

Agrovision zal een introductie met je inplannen en zal daar uitleggen hoe het platform werkt. Mocht je vragen hebben, of is er iets fout gegaan bij het activeren of het versturen van de mail, dan kun je dit direct vragen. Ook zal Agrovision je helpen met het koppelen van Mifas aan je Billtobox-account.

 

Beheer al je documenten digitaal 

Account instellingen

Wanneer een gebruiker Billtobox gaat gebruiken, dan richten wij het standaard zo in dat er 1 hoofdgebruiker is.

Als basis instellingen hebben wij al een aantal settings ingesteld die, indien gewenst, aangepast kunnen worden.

 

Gebruikers toevoegen

Als je iemand anders toegang wilt geven tot je Billtobox-account, dan kun je hem of haar uitnodigen door een account aan te maken. 

Ga naar: Instellingen > Gebruikers > Nieuwe gebruiker aanmaken

Hier vul je de gegevens van die persoon in: naam, e-mailadres en de taal van de uitnodiging (Nederlands of Engels).

Vervolgens kun je zelf de rollen die je aan deze gebruiker wilt toekennen activeren, afhankelijk van de verantwoordelijkheden die je hem/haar wilt geven. Wil je volledige rechten geven aan de nieuwe gebruiker dan hoef je alleen de knop 'Alle bevoegdheden toekennen' aan te zetten. 

Het is ook mogelijk om de nieuwe gebruiker minder rechten te geven. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat de nieuwe gebruiker zelf geen extra gebruikers mag aanmaken. Je kunt deze rechten per gebruiker inrichten.

 

Ontvang e-mailmeldingen met openstaande taken

Standaard ontvangt de hoofdgebruiker wekelijks een notificatie van openstaande taken en dagelijks een notificatie van foutmeldingen. Wil je dit wijzigen, volg dan deze instructies.

Ga naar je Instellingen > Rapportage > kies een ander mail adres of frequentie > Opslaan

 

Inkomende facturen automatisch accepteren

Standaard hebben we de instellingen zo ingericht dat inkomende facturen automatisch worden geaccepteerd en doorgestuurd naar de boekhouding.  Wanneer je dit anders wilt ga je naar Instellingen > Inkomend > Goedkeuren voor ontvangst en kies de gewenste instellingen.

Hieronder een print screen van de standaard settings.

 

Importeer (of ontvang) al je inkomende facturen op Billtobox

Om je facturen in je Billtobox-account te krijgen, zijn er verschillende mogelijkheden, die je desgewenst kan combineren.

Scan je facturen met de mobile app

• Plaats je document op een donkere ondergrond
• Klik op de knop ‘+’  en wacht tot de app automatisch de foto maakt (een groen kader verschijnt wanneer het document wordt gedetecteerd)
• Kies vervolgens wat voor soort document het is en je factuur staat in je account! 

In de bijlage vind je instructies voor het activeren van de Billtobox-app.

 

Sleep of upload je documenten naar je account

In Billtobox open je de pagina die overeenkomt met het type documenten dat je wilt importeren (inkomende facturen, uitgaande facturen en Doc Center voor andere documenten), selecteer de documenten die je wilt importeren vanuit je computer en sleep ze naar de  Billtobox-uploadbalk, of upload de documenten door op de upload balk  te klikken.

 

Mail je inkomende facturen naar het Billtobox-account

Elk Billtobox-account krijgt een standaard e-mailadres dat je kunt gebruiken voor het importeren van inkomende facturen. 

Ook de bijlage(n) (in PDF-, JPG-, PNG-, XML-formaat) die naar dit e-mailadres wordt verzonden / doorgestuurd, wordt automatisch in je account geïmporteerd. Je kunt de standaard e-mail adressen vinden onder: Instellingen > Inkomend > Via e-mail

Wanneer je liever je inkomende facturen naar een eigen samengesteld e-mail adres wilt sturen of door de leverancier wilt laten gebruiken om facturen naar jouw Billtobox-account te sturen, dan kun je dit instellen: Ga naar: Instellingen > Inkomend > Via e-mail en voer hier een zelf bedacht e-mailadres in.

 

Toegang tot je gearchiveerde documenten, altijd en overal

Standaard worden je facturen gearchiveerd in het archief.

Indien je een gearchiveerd document terug wilt vinden, klik je eenvoudig op ‘Archief’ in het menu aan de linkerkant.

 

Alle facturen worden in archief getoond

We hebben standaard ingesteld dat ook niet betaalde facturen in het archief worden getoond. Op deze wijze heb je altijd een archief waar alles in staat.

 

Status inkomende facturen tijdens verwerkingsproces

Wanneer een factuur verwerkt wordt, komen er bepaalde statussen langs die handig zijn te herkennen: 

Verwerking bezig: De OCR dienstverlening is nog bezig met het automatisch herkennen van de factuurgegevens. Wil je hier niet op wachten, dan kun je zelf de gegevens aanvullen en het document accepteren voor verdere verwerking.

Goedkeuren: Het document moet goedgekeurd of geweigerd worden. Je kunt hier goed ongewenste documenten filteren voor ze verwerkt worden.

Gegevens: Waarschijnlijk betreft het een duplicaat factuur. Je kunt dit controleren door de factuur te openen en te controleren onder “Historie”. Je kunt vervolgens deze factuur weigeren.

Goedkeuring business: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Goedkeuring Business’ te zien. 

Leveranciersgoedkeuring: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur van een nieuwe/specifieke leverancier eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Leveranciers goedkeuring’ te zien.

 

Nieuwe leveranciers automatisch accepteren

We hebben Billtobox zo ingesteld dat nieuwe leveranciers automatisch worden aangemaakt en geaccepteerd.

Wil je dit wijzigen, ga dan naar: Instellingen > automatisering > leveranciers automatisch aanmaken

 

Email documenten identificeren en filteren

Wanneer Billtobox een mail ontvangt met meerdere documenten dan kan het zijn dat er meer verduidelijking nodig is bij het identificeren van deze documenten. Het komt dan terecht in een Filter Taak. Hiervoor ga je naar menu Inkomend > tabblad Filter taken: 

Filter Taak laat toe om documenten die ontvangen zijn via e-mail, te definiëren als factuur, bijlage, dubbel etc.

De verschillende taken worden in de lijst weergegeven. Wanneer je op een taak klikt opent deze de detailpagina met meer informatie over de e-mail en de lijst met meegestuurde documenten. De documenten kunnen gecategoriseerd worden in verschillende documenttypes: hoofddocumenten (factuur, creditnota, onkostennota), bijlage (bijlage van hoofddocument) en niet-relevante documenten (niet importeren). 

Een aantal functies:

• Bestanden in .png en .jpeg formaat worden omgezet naar PDF
• PDF bestanden worden gevisualiseerd
• Enkel PDF bestanden (incl. Omgezette beeldbestanden) en UBL bestanden kunnen gecategoriseerd worden als hoofddocument. Andere bestanden (Word, Excel, …) worden steeds als bijlage beschouwd. 
• Voorbeeld: indien een PDF bestand en een Word bestand in dezelfde mail verstuurd worden, zal dit NIET in een filter taak terechtkomen. Het PDF bestand wordt gecategoriseerd als factuur, het Word bestand als bijlage. 

Je kunt vervolgens het document ‘weigeren’ of ‘doorgaan’. Bij weigeren wordt het geheel aan documenten verwijderd, categorisatie is niet nodig. Je kunt eventueel kiezen de leverancier te willen informeren of deze op een zwarte lijst laten zetten. Wanneer je voor Doorgaan kiest, moet elk document gecategoriseerd worden. Afhankelijk van het aantal hoofddocumenten zullen een of meerdere facturen toegevoegd worden aan het tabblad ‘te verwerken’.

 

Waarom Billtobox?

Klaar met het eerste hoofdstuk? Dan is het nu tijd om te beginnen met Billtobox. Dit is wat je allemaal kunt  doen...

Houd achterstallige facturen in de gaten 

Het hele idee van Billtobox is dat je in Billtobox overzicht hebt en houdt over de status van al je facturen.

Daarom adviseren wij om altijd direct een factuur/ bonnetje naar Billtobox te sturen en daar te beslissen wat en wanneer je er iets mee gaat doen. Als gebruiker heb je op deze manier het voordeel dat je facturen veel eerder kunt verwerken en dat daardoor niet alles op het einde van de BTW periode tegelijk komt. 

Het dashboard geeft je een overzicht van de situatie. Aan de linkerkant van het dashboard zie je in de tabel het aantal facturen die in een bepaalde status horen (vervallen, <30 dagen, 30-60 dagen, 60-90 dagen, > 90 dagen) en het totale bedrag dat ze uitmaken. Je vindt de inkomende facturen linksboven in het dashboard en de uitgaande facturen daar meteen onder:

Klik op het facturen aantal, of op het totaalbedrag om de facturen in die status weer te geven.

 

Bijlage

Instructies activatie Billtobox-app 

Nadat je een Billtobox-account hebt gekregen via het registreren met je eHerkennins- of Z login account, kun je ook de Billtobox app gaan gebruiken. Je moet daarvoor wel eerst op Billtobox een gebruikersnaam en wachtwoord hebben, door het inloggen met eHerkenning of Z login beschik je hier nog niet over.. Dit heb je namelijk nodig om, nadat je de app hebt gedownload, je app te activeren en te koppelen aan je regulier Billtobox-account. 

Gebruikersnaam: <e-mail adres>

Wachtwoord: < xxxxxxxxx>

 

Instructies

Stap 1:

• Ga naar het Billtobox-platform op je PC en log in. 
• In de rechterbovenhoek zie je al dat het ‘e-mailadres’ gelijk is aan je ‘gebruikersnaam’. Dit e-mailadres is geregistreerd tijdens de eerste inlogsessie met je Z login of eHerkenning. Onthoud dit e-mailadres, je hebt dit later nodig bij het inloggen op de Billtobox app.

Stap 2:

• Ga naar instellingen > persoonlijk profiel. 
  • Daar vind je het geregistreerde e-mailadres. 
  • En daar zie je  bij ‘Beveiliging’ de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord in te stellen. 

• Stel een wachtwoord in en bevestig het door het nogmaals in te voeren. 
• Sla dit wachtwoord samen met je ‘gebruikersnaam / e-mailadres’ goed op,  want je hebt dit nodig om de Billtobox-app te activeren.

Stap 3:

• Ga naar de App Store of Google Play store en download de app op je mobiel.
  Heb je een systeem op IOS? Dan kun je de app hier downloaden op de App Store

• Heb je een toestel met een Android systeem? Dan kun je de app hier downloaden op de Google Play store.

• Na het downloaden van de app, kun je deze activeren met je e-mailadres en wachtwoord. Daarna kun je starten de app te gebruiken!

 

Veel plezier met deze geweldige APP!