Inrichting Billtobox Files

Inhoudsopgave:

• Facturen vinden in Billtobox Files
• Het zoeken van documenten

Om als accountant Billtobox Files goed te kunnen gebruiken zijn enkele gegevens nodig. We zullen in dit artikel uitleggen waarom deze gegevens nodig zijn. Verder volgt er een uitleg over de opmaak van de mappen die je in Billtobox Files ziet en hoe dit in verhouding staat met Billtobox. 

Facturen vinden in Billtobox Files

De vault in Billtobox Files kan één of meerdere klantendossiers bevatten. Indien de accountant de facturen/documenten wil inzien / importeren van een specifieke klant, zal hij dus naar het dossier moeten gaan met de Billtobox-accountnaam van deze klant. Ieder klantdossier heeft dezelfde opmaak.  

Ieder klantdossier bestaat uit drie mappen. Deze zijn automatisch aangemaakt bij de inrichting van Billtobox files: 

• Accounts payable - hier komen je inkomende facturen terecht vanuit Billtobox
• Accounts receivable - hier komen je uitgaande facturen vanuit Billtobox terecht
• Shared documents - mocht je het Doc Center gebruiken, dan zullen de documenten die je hier plaatst, ook in deze map terechtkomen.

Wanneer je op de map Accounts Payable of Accounts Receivable klikt, zie je onder beide mappen dezelfde mappenstructuur staan. Deze bestaan uit vijf mappen welke ook allemaal automatisch zijn aangemaakt:

Van boven naar beneden vind je hieronder een uitleg van de mappen. De mappenstructuur is voor elk boekhoudpakket hetzelfde. Ook komen alle document standaard in het mapje ‘Transfer’ terecht. Of de rest van de mappen gebruikt worden, ligt aan het boekhoudpakket dat je hebt, bij elk boekhoudpakket zal de volgorde of flow van de mappen verschillend zijn: 

1. Enriched_archived - In deze map vind je  alle geboekte facturen terug.
2. Enriched_error - documenten worden hier automatisch geplaatst, wanneer de callback naar Billtobox is mislukt. Dit houdt in dat het document van de klant in Billtobox niet de juiste status heeft gekregen. Dus bijvoorbeeld ‘Geboekt’ of ‘Doorgestuurd’. In plaats daarvan is er een fout opgetreden waardoor het document weer is teruggeplaatst naar Billtobox Files. 
3. Enriched_transfer - In deze map komen de elektronische facturen terecht nadat ze geboekt zijn in het boekhoudpakket. 
4. Error - de accountant plaats hier de facturen die fout zijn (duplicaat, onleesbaar document, document dat geen factuur is, etc.). Na een check op Billtobox wordt het bestand verplaatst naar Enriched_archived (of Enriched_error) indien er een fout is opgetreden). Deze check kan manueel of automatisch plaatsvinden, dat ligt aan het boekhoudpakket en aan de instellingen van de accountant.
5. Transfer - in deze map komen alle facturen binnen vanuit Billtobox en vanuit deze map importeert de accountant de facturen naar het boekhoudpakket van de accountant.

Let op! 

Probeer geen mappen te hernoemen of te verwijderen. In beide gevallen zal Billtobox Files de gewijzigde of verwijderde map verwijderen en opnieuw aanmaken. Het is functioneel niet toegestaan om zelf mappen aan te maken.

Het zoeken van documenten in de webversie

In de submap ‘Bestandactiviteiten’ van de vault kun je gaan zoeken naar een bepaald document op naam of map. 

Met de filter kun je het document vinden dat je zoekt en ook de plaats waar het in de vault te vinden is. Mocht het document verplaatst worden in Billtobox files dan zul je dit ook zien onder de gegevens van het document. Hier staat wat er met het document is gebeurd, wie deze heeft verplaatst (mocht iemand anders dit hebben gedaan). Zo kun je goed in de gaten houden wat er met de documenten gebeurt. 

Om het document te zoeken op naam heb je het UDR code van de factuur nodig (dit is de codenaam van de factuur dat Billtobox automatisch aangeeft aan de specifieke factuur). 

Je vind de UDR code door naar het archief van Billtobox te gaan, de desbetreffende factuur te openen en dan het laatste stukje van de URL (tot aan het woord UDR (dus UDR niet meenemen)) te kopiëren en te plakken in de filter in Billtobox Files.

Je vult deze code daarna in, in de zoekbalk en drukt op zoeken.

Als het goed is komt je document nu tevoorschijn!

Indien je de UDR code weet kun je ook de factuur zoeken aan de hand van de zoekfunctie rechtsboven in het scherm.