Facturen goedkeuren of annuleren in Billtobox

Inhoudsopgave:

• Stel de acceptatie van een standaarddocument in
• Hoe een document handmatig goedkeuren of annuleren
• Meerdere facturen tegelijk goedkeuren
• Hoe herstel ik een factuur?

Stel de goedkeuring van een standaarddocument in

Wanneer je een nieuwe gebruiker bent van Billtobox, dan zijn de instellingen standaard als volgt ingesteld:

1. Nieuwe leveranciers worden automatisch goedgekeurd
2. Nieuwe facturen worden automatisch goedgekeurd

Wil je dit veranderen dan ga je naar je Instellingen door eerst op het tandwielpictogram te klikken en dan op Inkomend. Daar vind je de mogelijkheden om het accepteren van leveranciers en facturen anders in te stellen.

Ga naar Goedkeuren voor ontvangst, waar je je workflow kan kiezen.

Kies uit:

• • Handmatig: je keurt elk document handmatig goed
  • Bij vertrouwde leveranciers: leveranciers die je als 'vertrouwd' hebt gemarkeerd, worden automatisch geaccepteerd, andere moeten handmatig worden geaccepteerd
  • Automatisch: alle inkomende facturen worden automatisch geaccepteerd
    

  Daar kan je ook de instelling voor het identificeren en blokkeren van dubbele documenten activeren, hun archivering blokkeren en de e-mails toevoegen, voor het automatische accepteren van documenten van vertrouwde partijen.

  Om e-mailadressen als vertrouwd te markeren, voeg je ze toe in het kader en scheid je elk adres met een komma.

Hoe een document handmatig goedkeuren of annuleren

Om een ​​document handmatig goed te keuren of te annuleren, ga je in het linkermenu van de applicatie naar ‘Inkomend’. Je hebt hier 2 mogelijkheden:

• Facturen één voor één goedkeuren vanaf de details

Klik op de factuur die je wilt accepteren, in de details heb je de knoppen Goedkeuren en Annuleren boven de factuurgegevens.

• Meerdere facturen tegelijk goedkeuren

Selecteer de documenten die je wilt goedkeuren (kleine vakje links van de factuur aan te vinken) en klik vervolgens op de knop Goedkeuren.

Je ontvangt een bericht waarin wordt bevestigd dat je documenten geaccepteerd zijn en je wordt op de hoogte gebracht in geval van een fout.

Nadat een document is geaccepteerd, verandert de status van de factuur van "Accepteren" naar een status die de vervaldatum van de document weergeeft. De factuur gaat naar het archief.

Waarschuwing! Het is mogelijk dat de acceptatie niet uitgevoerd wordt als alle relevante informatie (metadata) van de factuur niet ingevuld is.

Indien je een factuur weigert, verschijnt er een vak waarin je de reden van de weigering moet aangeven.

Opmerking: voor documenten die per e-mail worden ontvangen:

• Je kunt ervoor kiezen om de leverancier op de hoogte te stellen wanneer je een document weigert. De afzender ontvangt een e-mail met de reden van je weigering.
• Je kunt het e-mailadres van de leverancier op een zwarte lijst zetten. Elk nieuw document dat via deze e-mail wordt ontvangen, wordt onmiddellijk naar de prullenbak gegooid.

Belangrijk: accepteer alleen facturen als je zeker weet dat die legitiem zijn en die naar de accountant kunnen gaan. Zodra een factuur is geaccepteerd, kun je niet meer terug.

Hoe haal ik een geweigerde factuur terug?

Als je echter een factuur ten onrechte hebt geweigerd, kun je deze ophalen door naar het Prullenbak tabblad te gaan en op de "puntjes" te klikken. Kies vervolgens voor "terugplaatsen in te verwerken-lijst". 

Een factuur die op deze manier wordt opgehaald, komt opnieuw in de Te Verwerken lijst.