Automatische herkenning OCR: wat is het?

Inhoudsopgave:

• Wat is de OCR?
• Welke voordelen haal je eruit?
• Wat als je niet kan wachten op het OCR resultaat?
• Annulering van de OCR dienst voor een document

Wat is de OCR?

Wanneer je een PDF in je Billtobox account importeert, start de automatische herkenning van factuurgegevens door de OCR (Optical Character Recognition - dit is de technologie die de informatie herkent).

De OCR zoekt de belangrijkste gegevens van elke factuur:

• Leverancier of Klant
• Type document (aankoop- of verkoopfactuur)
• Document nummer
• Facturatiedatum
• Vervaldatum
• Valuta
• Bedragen exclusief BTW en inclusief BTW
• BTW tarief
• Communicatie (gestructureerd)
• IBAN

De gevonden waardes worden geclassificeerd en gestructureerd in een XML bestand. Zo creëert de OCR een 100% elektronische factuur op basis van je PDF-bestand.

Deze procedure vindt plaats in 2 stappen:

1. Software herkenning
2. Menselijke herkenning

Deze 2 stappen bieden een grote nauwkeurigheid in de gegevensherkenning, omdat de informatie die door de software niet herkend wordt, door mensen aangevuld wordt.

Welke voordelen haal je eruit?

• Een factuur in een paar seconden terugvinden via de geavanceerde zoekfunctie, daar elk factuurveld afzonderlijk bewaard wordt en dus gedetecteerd kan worden.
• Indien je je eigen boekhouding doet met een boekhoudprogramma: De elektronische facturen die door de OCR werden gemaakt, zijn in een formaat (UBL) dat je boekhoudsoftware kan lezen. Je hoeft de informatie van elke factuur niet handmatig over te typen.
• Betaal je facturen gemakkelijk en snel via de SEPA-bestanden die dankzij de OCR aangemaakt kunnen worden.

Wat als je niet kan wachten op het OCR resultaat?

Je wilt niet wachten op het resultaat van de OCR? Je kan er ook voor kiezen om de verplichte gegevens zelf aan te vullen, vanop het factuurdetailscherm.

Op die manier hoef je niet op het resultaat van de OCR te wachten, mocht de situatie zich voordoen dat je een document dringend met je accountant moet delen.

Annulering van de OCR dienst voor een document

Indien je per ongeluk een document hebt opgeladen dat geen factuur is, of indien het document onleesbaar is, kan de OCR dienst het document annuleren.

In dat geval zal het document eindigen in de status "Te accepteren". Je zal merken dat niet alle gegevens ingevuld zijn.

Wanneer je de gebeurtenissen van het document bekijkt, vind je de reden van het Annuleren terug.