Je kan verkoopfacturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.

Stappen:

1. Ken de gebruikersrol Verkoopfacturen archiveren zonder levering aan de klant toe
2. Activeer de optie Verkoopfacturen die zijn gearchiveerd zonder levering aan de klant worden doorgestuurd naar je accountant
3. Kies de financiële status
4. Archiveer zonder naar de klant te verzenden

Ken de gebruikersrol toe

Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikersbeheer.

Klik op de gebruiker en activeer de optie Verkoopfacturen archiveren zonder levering aan de klant.

De optie 'Verkoopfacturen die zijn gearchiveerd zonder levering aan de klant worden doorgestuurd naar je accountant' activeren

Elk direct gearchiveerd document wordt hiermee verzonden naar de 'Apps'. Als je 'Accounting App' actief is worden al je documenten dus verzonden naar de boekhouder.

Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Uitgaand.

Ga naar Archief en activeer de optie Verkoopfacturen die zijn gearchiveerd zonder levering aan de klant worden doorgestuurd naar je accountant.

/!\ Waarschuwing /!\

Als deze optie NIET actief is worden je documenten niet doorgestuurd naar de accountant. Je kan ze daarna niet meer doorsturen. Zorg ervoor dat je deze optie OP VOORHAND activeert.

Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten 

• In de Automatisering Instellingen, ga naar Facturen direct archiveren. Bij Financiële status van gearchiveerde documenten kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document die via deze methode werd gearchiveerd.
  
  
  Nota: Indien je facturatiesoftware gebruikt kan je hier je API sleutel creëren om documenten via de software rechtstreeks te archiveren. Je voert deze 'sleutel' in op je softwareprogramma om de koppeling met Billtobox te maken. Meer informatie daarover vind je terug in de documentatie van je softwareprogramma.

Archiveren zonder naar de klant te verzenden

In de module Verkopen kan je je facturen op 2 manieren archiveren:

• Doormiddel van een grote selectie van verkoopfacturen (Verkopen):
  
  
  
• Via de knop Archief vanop de factuur detailpagina: