Hoe email documenten filteren ?

Wanneer Billtobox een mail ontvangt die meerdere documenten bevat, en meer dan 1 document zou een factuur kunnen zijn, dan kan het niet bepalen waartoe elk document dient of bijhoort. Deze documenten komen dan terecht in een Filter taak.

Een Filter Document Taak laat toe om documenten die ontvangen zijn via e-mail, te definiëren als factuur, bijlage, dubbel...

Nota: om deze taak te kunnen uitvoeren, is een specifiek rol nodig.

Om deze rol te activeren, ga je naar je Instellingen > Gebruikersbeheer.

Waar komen de te filteren documenten terecht?

Menu aankoopfacturen > Tabblad Filter taken

Hoe werkt het?

De verschillende taken worden in een lijst weergegeven.  Een klik op een taak opent de detailpagina.

De documenten kunnen gecategoriseerd worden in volgende documenttypes:

Type documenten:

• Factuur
• Credit nota
• Onkostennota
• Bijlage 
• Niet importeren

Nota:

• Bestanden in .png en .jpeg formaat worden omgezet naar PDF
• PDF bestanden worden gevisualiseerd
• Enkel PDF bestanden (incl. de omgezette beeldbestanden) en UBL bestanden kunnen gecategoriseerd worden als hoofddocument. Andere bestanden (Word, Excel, ...) worden steeds als bijlage beschouwd.
  • Voorbeeld: indien een PDF bestand en een Word bestand in eenzelfde mail verstuurd worden, zal dit NIET in een filter taak terechtkomen. Het PDF bestand wordt gecategoriseerd als factuur, het Word bestand als bijlage.

Acties:

Weigeren: hierbij wordt het geheel aan documenten verwijderd. Categorisatie van de documenten is niet nodig. De gebruiker kan aangeven of hij de leverancier wil informeren en eventueel op een zwarte lijst wil zetten.

Doorgaan: elk document moet gecategoriseerd worden. Naargelang het aantal aangeduide hoofddocumenten, zullen een of meerdere aankoopfacturen toegevoegd worden in 'te verwerken'.

Opslaan: na het kiezen van het type document worden de documenten geïmporteerd. Ze verschijnen in je te verwerken lijst.