Importeren van klanten in bulk & Excel voorbeeldbestand

De importprocedure voor klanten staat hier beschreven.

Deze procedure is aan herziening toe en een nieuwe procedure wordt momenteel uitgewerkt. De informatie hieronder is ter ondersteuning van het huidig proces.

Als voorbeeldbestand kan men het aangeboden voorbeeldbestand gebruiken, of zelf (een) bestaande klant(en) exporteren en met het exportbestand verder werken.

Om de import te laten slagen, is het essentieel om een excel bestand te gebruiken die conform is. Dit betekent:

• Het formaat moet .xls (Excel 97-2003) zijn.
  • Opgelet bij het opslaan van wijzigingen dat het formaat niet wijzigt !

• De structuur van het bestand: De kolomstructuur moet identiek zijn aan deze van het voorbeeldbestand
  • Er mogen geen kolommen verwijderd of toegevoegd worden.
  • Vermijd ook data met een link erin (bij copy-paste: plak enkel de waarde)
  • De tab 'Klanten' moet behouden blijven. Geen naamwijzigingen toegestaan.

• Het technisch formaat van sommige kolommen
  • Verplichte data:
    • Klantnummer
    • Naam van de klant
    • Kanaal (email ; print_and_post ; print_at_home)
    • Adreskolommen:  Landencode (BE, NL, FR, UK, LU, …) De lijst met codes is hier terug te vinden.
  • Aanbevolen data:
    • Adreskolommen: 
      • Straatnaam en nummer
      • Postcode
      • Plaats 
    • Taal (NL, F, EN) zoniet wordt een standaardtaal toegepast
    • Type TRN (Trade Registration Number = bedrijfsnummer) - het type kan KBO, KvK, SIREN, SIRET zijn
    • Btw-nummer

• Het formaat van de data van sommige kolommen
  • Klantnummer
    • Deze moet in tekstformaat staan!
      • In excel kan je het formaat aanpassen via de rechtermuisknop, of tekstformaat toepassen door voor de waarde een ‘ te plaatsen
    • Let op: Dit is een alfanumerieke waarde (cijfers én letters toegestaan) en de kolomlogica in BilltoBox past dit ook toe; dit impliceert dat de lijstsortering alfanumeriek gebeurt (1, 11, 111, 112, 113, …12, 121, 122, 123…2, 20, 201, 202…). We raden daarom aan om, indien je een bestaande nummering heeft en deze enigszins wil behouden, gebruik te maken van prefixen (in letters), voorloopnullen (00000001, 0000002, ….), of een hogere nummering (1000001, 1000002, 1000003, ….). In de sorteringslogica komen de letters na de cijfers.
  • KBO / BTW nummer:
    • Geen spaties, noch punten
    • Formaat BE0123456789
    • Let op! Er wordt een controle uitgevoerd op het KBO nummer. Er mag slechts 1 klant bestaan met een specifiek KBO nummer!
  • Postcode:
    • Tekstformaat
      • Om de postcode correct weer te geven, moet je het laten voorafgaan door een ‘

• Het aantal lijnen mag niet te groot zijn. Bij te grote upload riskeert er een technische time-out te gebeuren, waardoor de import faalt. We adviseren maximaal 150 lijnen per import.

Nota’s:

• De importfunctionaliteit laat je ook toe om bestaande klanten up te daten. De herkenning gebeurt o.b.v. het klantnummer.
• Bestaande klanten kunnen manueel verwijderd worden vanuit BilltoBox (bv. in geval van dubbels)