Het proces van een aankoopfactuur

Een aankoopfactuur loopt door een reeks stappen die je aan je voorkeuren en manier van werken kan aanpassen.

Inhoudsopgave:

• 3 mogelijkheden om een factuur te accepteren
• Extra leveranciersgoedkeuring
• Goedkeuring door business
• Betalingsgoedkeuring

Wanneer je naar Instellingen > Inkomend gaat, staan de weergegeven instellingen in volgorde van voorkomen. Sommige stappen zijn optioneel (goedkeuring van leveranciers, goedkeuring van bedrijven, goedkeuring van betalingen), ze kunnen op elk moment worden in- of uitgeschakeld. 

3 mogelijkheden om een factuur te accepteren

Wanneer een factuur wordt geïmporteerd, moet het geaccepteerd worden voordat het naar de accountant en het archief gaat.

Het accepteren kan op 3 manieren ingesteld worden:

• Handmatig: je dient elk document handmatig goed te keuren
• Vertrouwde partij: Facturen van leveranciers die je als 'vertrouwd' markeert, worden automatisch geaccepteerd; de overige moeten handmatig geaccepteerd worden 
• Automatisch: alle inkomende facturen worden automatisch geaccepteerd

In deze stap kan je ook instellen hoe dubbele documenten beheerd moeten worden.

Om e-mailadressen te aanvaarden (cf. Vertrouwde partij), voeg je ze toe in het kader en scheid je elk adres met een komma.

Er zijn 3 optionele stappen die geactiveerd kunnen worden (na de standaard acceptatie voor het ontvangen van documenten):

• Extra leveranciersgoedkeuring
• Goedkeuring door business
• Betalingsgoedkeuring

Extra leveranciersgoedkeuring

Activeer deze optie als je een extra goedkeuring wil instellen voor bepaalde leveranciers. Om deze optie te configureren op niveau van de leverancier, moet je naar de leveranciersfiche gaan (Klanten & Leveranciers > tabblad Leveranciers > klik op de leverancier van je keuze) om een ​​gebruiker toe te wijzen die de documenten van de leverancier goedkeurt.

Goedkeuring door business

Door het activeren van deze optie moet een gebruiker met de rechten Goedkeuring business alle inkomende documenten goedkeuren, zelfs als ze al door een andere gebruiker (die geen business rechten heeft) werden geaccepteerd.

Om die rechten te activeren, ga naar Instellingen > Gebruikersbeheer > klik op een gebruiker en activeer het rol Goedkeuring door business

Betalingsgoedkeuring

Indien deze optie geactiveerd is, krijgt een gebruiker met de rechten Betaling goedkeuren ​​een taak toegewezen om de betalingen te bevestigen die door een andere gebruiker (zonder rechten) als betaald werd gemarkeerd.

Je kan deze optie bijvoorbeeld gebruiken om de controle te houden over welke documenten daadwerkelijk werden betaald.