Hoe activeer ik het Billtobox-account van mijn klanten?

Inhoudsopgave:

• Activatie van een klant
• Activatie van meerdere klanten

Activatie van een klant

Volg de onderstaande stappen om de Billtobox-account van je klanten te activeren:

• Ga naar het menu Klanten
  
  
  
• Klik op Nieuwe klant
  
  
  
• Vul de gegevens van je klant in
  
  
• Om het doorsturen van documenten in te stellen:
  
  1. Schakel Documenten delen met accountant in
  2. Kies het bezorgkanaal, bijvoorbeeld Billtobox Files
  3. Voer je e-mailadres in (moet overeenkomen met het adres die je gebruikt om in te loggen op Billtobox Files)
     

Jouw klant is nu toegevoegd aan je lijst.

Vervolgens dien je Billtobox account zelf van deze 'nieuwe' klant activeren. Je kan dit doen door op de knop te klikken:

Zodra de Billtobox account van je klant is aangemaakt, verschijnen er twee knoppen:

• Als je op de knop klikt, ga je naar de Billtobox van je klant.
• Als je op de knop klikt, ga je naar de documenten van je klant in Billtobox Files.

Activatie van meerdere klanten

Om een groot aantal accounts sneller te activeren, kan je je klanten importeren met behulp van de onderstaande spreadsheet.

Vul de spreadsheet in en respecteer de volgende instructies:
A. Client name - alfanumeriek
B. Address - alfanumeriek
C. ZIP - alfanumeriek
D. City - alfanumeriek
E. Country - alle landsnamen van volledige lengte worden ondersteund in alle talen en alle hoofdletters / kleine letters (zoals: france, frankrijk, francE, enz.); Afkortingen van 2 letters worden in alle hoofdletters ondersteund (zoals: fR, FR, fr, rO, RO)
F. KBO/KVK/SIREN - KBO is voor klanten uit België - numeriek: 10 cijfers, KVK is voor klanten uit Nederland - numeriek: 8 cijfers; SIREN is voor klanten uit Frankrijk - numeriek: 9 cijfers
G. VAT - optioneel voor België, maar als er geen KBO is, wordt btw verplicht. Optioneel voor Nederland, Frankrijk. Voor andere landen die geen SIREN, KBO of KVK hebben, is de btw verplicht (als Roemenië bijvoorbeeld als land is geselecteerd, is btw verplicht)
H. IBAN - FR + 9 cijfers + 1 letter + 2 cijfers (voor Frankrijk), BE + 14 cijfers (voor België), NL + 2 cijfers + 4 letters + 10 cijfers (voor Nederland)
I. BIC - optioneel (alfanumeriek)
J. Language (van uw klant) - moet de volgende indeling volgen: nl, nL, NL, Nl, nederlands, Nederlands, Dutch, EN, en, en, En, anglais, Anglais, Engels, enz. 
K. Contact name - alfanumeriek
L. Contact language - moet de volgende indeling volgen: nl, nL, NL, Nl, nederlands, Nederlands, Dutch, EN, en, en, En, anglais, English, Engels, enz. 
M. Contact email - geldig als de volgende tekens aanwezig zijn: "@" en "."
N. Assignee emails - optioneel (als gegevens zijn ingevuld, is het veld geldig als de volgende tekens aanwezig zijn: "@" en "."

• Ga naar het menu Klanten
  
  
  
• Klik op Klanten uploaden
  
  
  
• Selecteer je ingevulde Excel-bestand (of sleep het naar het importgebied) en vergelijk de overeenkomstige velden met de kolommen van het bestand
  
• Sla op.
  
  • Indien er fouten worden gedetecteerd in het importbestand, worden deze weergegeven:
    
    De fouten vertellen je waar de problemen vandaan komen. Controleer de kolommen van het Excel-bestand voordat je het opnieuw probeert.
    'trn - is ongeldig' betekent dat het KBO-nummer niet bestaat (er wordt een controle uitgevoerd).
    
    
  • Indien er geen fout wordt gevonden, worden de klanten automatisch geïmporteerd.
    
    
• Klik op Alles voorzien in Billtobox