Verzend documenten van je facturatiesoftware rechtstreeks naar je accountant (en je archief) zonder ze te accepteren en zonder ze naar de klant te verzenden

Er zijn twee redenen om je documenten rechtstreeks naar het archief te sturen (zonder door de workflow van de aankoopfacturen te moeten gaan of je verkoopfacturen opnieuw naar de klanten te moeten sturen):

1. Je bedrijf activeert Billtobox in de loop van het jaar en je wilt je historiek van eerdere documenten opladen.
2. Je wilt documenten naar de accountant verzenden

Laad je historiek rechtstreeks op in het archief

Activeer je Billtobox tijdens een lopend jaar en wil je je documenten archiveren die al door de accountant werden geboekt?

Hier volgt de procedure voor het archiveren van je documenten zonder de volledige document workflow te moeten doorlopen (= geen acceptatie van aankoopfacturen ; geen nieuwe verzending van de verkoopfacturen naar de klanten).

Dit werkt via een connector (API) die als een brug fungeert tussen je huidige facturatiesoftware en Billtobox.

1. Ga naar je Instellingen
   
   
   
2. Automatisering
   
   
   
3. Ga naar Archiveren. Als het veld Unieke sleutel leeg is, klik je op het pictogram met de dubbele pijl. Je kan de status (onbekend of betaald) kiezen dat elk document zal hebben na de import door de archiefconnector.
   
   
   
   
4. Geef je ID, API-sleutel en REST-toegangspunt (geleverd door Unifiedpost) in op je externe applicatie, om de koppeling met Billtobox te maken. Raadpleeg hiervoor de documentatie van je externe applicatie.
   
   
5. Documenten die via de archiefconnector op het platform geladen worden, worden direct gearchiveerd indien:
   1. Het XML-bestand geldig is.
   2. Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd.
   3. Alle metadata aanwezig is
      Opmerking: als alle metadata niet ingevuld is, worden de documenten naar de overeenkomstige module (aankopen of verkopen) verzonden. De gebruiker moet dan de ontbrekende gegevens handmatig invullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer facturen en Archief verkoopfacturen bezitten.
      
      
6. Als een klant of leverancier van een factuur wordt herkend met een die al in je account is geregistreerd, wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.

Merk op dat het archiveren van verkoopfacturen zonder dat ze naar de klant worden gestuurd mogelijk is, ongeacht de importmethode in Billtobox.

Facturen verzenden naar de accountant (via de Apps)

Als je facturen wilt archiveren om ze naar de accountant te verzenden, zijn de stappen dezelfde als de bovenstaande methode BEHALVE dat je één instelling eerst moet activeren. Om dit te doen:

• Ga naar je Instellingen
  
  
  
• Uitgaand
  
  
  
• Archief → activeer Verkoopfacturen die zijn gearchiveerd zonder levering aan de klant, worden doorgestuurd naar je accountant
  
  

Nadat je deze instelling hebt geactiveerd, kan je je documenten rechtstreeks naar de accountant verzenden zonder dat ze naar de klant verzonden worden.