Dit artikel beschrijft de functie van Billtobox Files (en diens synchronizer) binnen het proces van factuurverwerking door de accountant.
Het gebeurt vaak dat de IT-partner van het boekhoudkantoor wordt ingeschakeld om de Billtobox Files synchronizer op een server te installeren. Omdat deze partner niet op de hoogte is van het breder plaatje waarin Billtobox Files past, is zijn taak onduidelijk en heeft hij nood aan extra ondersteuning.
Lexicon :
Billtobox : deze toepassing biedt de ondernemingen een eenvoudige tool om oa.
- Facturen te ontvangen en te verzenden
- Facturen te delen met hun accountant
Billtobox Files : Cloud toepassing verbonden met Billtobox en standaardprogramma dat de accountant in staat stelt facturen van zijn klanten te ontvangen. Deze cloud technologie wordt ontwikkeld door Nomadesk.
Synchronizer : programma die toelaat om Billtobox Files te laten synchroniseren met een PC of een server. Hierdoor kan een gebruiker ook (tijdelijk) offline werken.
E-fff : Een vorm van XML en het Belgische standaardformaat voor de elektronische factuur. Vaak wordt ook de term UBL gebruikt.
Vault : hier worden de bestanden van je klanten opgeslagen, net als een veilige bewaring van al je bestanden op één plaats.
Configuratiemogelijkheden : een overzicht
Standaard configuratie:
- Het boekhoudkantoor heeft een aantal klanten die elk een Billtobox account hebben voor hun onderneming. Op het platform worden aankoop- en verkoopfacturen verwerkt. Na verwerking worden ze in E-fff formaat doorgestuurd naar Billtobox Files.
- Op Billtobox Files worden alle facturen onderverdeeld per klant en per type. Ze staan ter beschikking van het boekhoudkantoor. Billtobox Files gebruikers hebben de mogelijkheid om hun vault rechtstreeks te consulteren via de web applicatie.
- Na installatie van de synchronizer, wordt de inhoud van de vault gesynchroniseerd naar een PC van het boekhoudkantoor.
- Eenmaal de elektronische facturen lokaal staan, kan de een medewerker van het kantoor vanop die PC facturen importeren in het (extern) boekhoudprogramma. Importprocedures variëren naargelang het boekhoudprogramma.
EXTRA: Terugkoppeling (Niet verplicht; naargelang boekhoudprogramma)
- Het boekhoudprogramma genereer NA verwerking een nieuwe elektronische factuur, die nieuwe data of correcties kan bevatten. Manueel of automatisch, naargelang de exportprocedures die opgesteld zijn.
- Het boekhoudkantoor kan de nieuwe versies van de elektronische facturen
- zelf bewaren, al dan niet op Billtobox Files
- terugsturen naar hun klanten (= naar Billtobox). Dit impliceert dat de nieuwe bestanden volgens een specifieke procedure op Billtobox geplaatst worden.
Multi PC configuratie
- Op zich komt dit neer op de standaard configuratie, maar dan met de synchronizer geïnstalleerd op verschillende PC's, zodat verschillende medewerkers facturen kunnen verwerken vanop hun eigen toestel.
- In principe gebruiken alle medewerkers eenzelfde account. Standaard krijgt een boekhoudkantoor 1 Billtobox Files licentie. Dit impliceert ook dat alle gebruikers dezelfde rechten hebben.
- Opgelet: Indien verschillende personen tegelijkertijd dezelfde bestanden verwerken, kan dit synchronisatieproblemen veroorzaken.
RDS server configuratie
- In deze configuratie wordt de inhoud van de cloud gesynchroniseerd naar een centrale plaats, i.c. een remote PC.
- Boekhoudkantoren die de RDS server willen gebruiken voor Billtobox Files, zullen mogelijk de server al gebruiken om connectie te maken met hun extern boekhoudprogramma.
- De synchronizer wordt geïnstalleerd op de remote PC.
- Een user (admin) blijft continu ingelogd (op de synchronizer), zodat de synchronisatie altijd mogelijk is.
- De gewone gebruikers gebruiken de synchronizer NIET; ze krijgen enkel toegang en rechten tot data op de remote PC.
- Om de data beschikbaar te maken voor normale gebruikers zijn er 2 configuraties mogelijk:
- Mits de juiste configuratie, kan de IT-medewerker ervoor zorgen dat facturen die van Billtobox Files komen, automatisch naar het extern boekhoudprogramma gestuurd worden. Ook voor de terugkoppeling is dit in principe mogelijk.
- De afzonderlijke PC's van de medewerkers van het boekhoudkantoor kunnen elk afzonderlijk connectie maken naar de RDS server, om de facturen te verwerken.
- De rechten worden beheerd op niveau van de RDS server. (Toegang tot bepaalde folders, CRUD rechten)
Opgelet! De configuratie van de RDS server en de gebruikersrechten is een verantwoordelijkheid van het boekhoudkantoor of zijn IT-partner. Dit valt niet onder Billtobox (Files) support.
Links met andere artikels :
RDS Server configuratie - globaal
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.