Dit artikel beschrijft de logica achter de structuur van Billtobox Files.
Principe
De accountant ontvangt de facturen van zijn klant in een klantspecifieke map; er wordt ook een onderscheid gemaakt tussen aankoop- en verkoopfacturen. Billtobox Files onthoudt welke facturen werden ontvangen.
De accountant zal deze facturen verwerken in het boekhoudsysteem.
Om aan te geven dat de facturen verwerkt zijn, verplaatst de accountant de facturen naar een andere map. Billtobox Files vergelijkt de bestanden met deze die ontvangen werden, en stuurt een bericht door naar Billtobox om aan te geven dat de factuur correct verwerkt werd.
TamTam vs Billtobox
De activatie van BilltoBox Files genereert het aanmaken van een vault (hoofdmap).
Deze vault van het kantoor wordt gecreëerd na de activering van het Billtobox Files kanaal voor je eigen kantoor (meer informatie op deze pagina).
Deze vault:
- heeft steeds als naam het BTW nummer van het boekhoudkantoor
- zal alle klantendossiers bevatten die gelinkt zijn aan het boekhoudkantoor, evenals het dossier van het boekhoudkantoor zelf (na activatie BilltoBox Files in TamTam).
Klantendossiers
Bij de activatie van het Billtobox Files kanaal voor de klantendossiers (meer info hierover op deze pagina), wordt in de vault voor elke dossier een klantenmap aangemaakt.
Deze klantenmap heeft steeds als naam: de naam van de klant + het BTW nummer van de klant.
Logica van de submappen van elk klantdossier
Na activatie wordt in Billtobox Files een mappenstructuur aangemaakt op de map van de klant die overeenstemt met het Billtobox platform. Ook het boekhoudkantoor zelf krijgt na activatie een eigen klantenmap met daarin de folderstructuur.
In de klantspecifieke map zal eerst een onderscheid gemaakt worden tussen aankoop- (Accounts Payable) en verkoopfacturen (Accounts Receivable).
Beide mappen bevatten deze submappen:
- Transfer: facturen die van Billtobox naar de accountant worden verzonden, bevinden zich in deze map.
- Enriched_transfer: de facturen verwerkt door de accountant worden door hemzelf in deze map verplaatst. Na een check op Billtobox wordt het bestand verplaatst naar Enriched_archived (of Enriched_error indien er een fout opgetreden is).
- Enriched_archived: bestanden worden hierin automatisch geplaatst, nadat de status werd doorgegeven naar Billtobox. Dit is de eindstatus van een foutloos flow.
- Error: de accountant verplaatst hier de facturen die fout zijn (duplicaat, onleesbaar document, document dat geen factuur is ...). Na een check op Billtobox wordt het bestand verplaatst naar Enriched_archived (of Enriched_error indien er een fout opgetreden is).
- Enriched_error: bestanden worden hier automatisch geplaatst, wanneer de callback naar Billtobox is mislukt.
Nota: Mappen aanmaken, hernoemen of verwijderen
Het is technisch wel mogelijk maar functioneel niet toegestaan om
- nieuwe mappen aan te maken. Deze zijn niet voorzien in de gratis Billtobox Files licentie.
- bestaande mappen te hernoemen of te verwijderen. In dergelijke geval zal Billtobox Files de gewijzigde/verwijderde map opnieuw aanmaken
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.