Activatie met Onea

Kies Onea als provider

Kies Onea als provider door de knop op “AAN” te zetten.

Als je op de naam Onea klikt, krijg je een korte uitleg.

Klik op Volgende om naar het scherm prijslijst te gaan.

 

Ter info: Het menu bovenaan geeft duidelijk weer welke stappen je al doorlopen hebt, en welke je nog moet doen. Je kan ook eenvoudig teruggaan naar de vorige stappen via de knop “Vorige” of via de menuknoppen.

 

Prijslijst

Je documenten delen met je boekhouder is volledig gratis voor jou. Je betaalt hiervoor geen extra Billtobox kosten. Je boekhouder betaalt voor het gebruik van Onea.

Klik op de knop “Volgende” om naar de voorwaarden van de accounting app te gaan.

 

Voorwaarden

Om de app te gebruiken, vragen we jouw akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.

• Je kan de voorwaarden op het scherm lezen.
• Wens je de voorwaarden ook bij te houden? Dat kan eenvoudig door de link “Opslaan” te volgen. Je krijgt een PDF die je makkelijk kan bewaren.

Helemaal onderaan de voorwaarden kan je ze goedkeuren. Dit is nodig om de dienst te kunnen activeren. Verklaar je akkoord door de knop op “ja” te zetten.

 

Klik op de knop Volgende om naar de Instellingen van de accounting app te gaan.

  

Instellingen

Via de instellingen bepaal je hoe de app zal werken.

De knop Stuur ook de pdf documenten naar je accountant wordt momenteel niet gebruikt.

 

Je onderneming

Naam en BTW van de onderneming worden automatisch gevuld.

 

Informatie van het accountancy kantoor

Je dient de gegevens van je accountancy kantoor in te vullen.

• De naam van het kantoor
• Contactpersoon van het kantoor
• Email adres van de contactpersoon
• Straat en huisnummer van het kantoor
• Postcode en plaats van kantoor
• Telefoonnummer van het kantoor
• BTW nummer van het kantoor (formaat: BE0123456789)

 

 

Boekhoudpakket

 

Configuratie van Onea

1. Selecteer in de rechterbovenhoek de map waarvoor je de API-sleutel wilt ophalen
   
    
2. Klik op het moersleutelpictogram, je wordt doorgestuurd naar de bedrijfsinstellingen
   
   
   
3. De API-sleutel wordt weergegeven als een van de bedrijfsvelden en kan worden gekopieerd.
   
   
   

 

Onea gebruikers

Je vindt meer uitleg over de opties door op het vraagteken te klikken.

 

Bestaat de onderneming nog niet in Onea, of wil je extra gebruiker op een bestaande account aanmaken in Onea, vul dan de gebruikers in.

• Voor elke gebruiker kan je kiezen tussen het type "Accountant" of "Goedkeurder"
• Kies voor elke gebruiker ook een Naam en E-mailadres
• Klik op de knop "Gebruiker toevoegen" indien je meerdere gebruikers wil aanmaken

 

Soorten workflow (https://help.onea.be/index.php/Approval_manual)

Tenslotte kan je nog een aantal opties in Onea activeren:

Je vindt meer uitleg over de opties door op het vraagteken te klikken.

• Alleen pre-validatie header
• Stuur naar TAP
• Manuele flow
• Automatische flow
• Na-controle
• Laad goedkeuringstabel op
• Deze tabel wordt gebruikt wanneer je met een automatische flow werkt
• Zie documentatie: https://help.onea.be/index.php/Approval_manual#Create_TOA_rules

Alle velden aangeduid met een sterretje (*) zijn verplicht.

Je kan deze opties ook later nog met Onea verder bekijken.

 

Machtiging voor accountant

• Mag de accountant zonder toestemming boeken?

 

Klik op de knop Volgende om naar de Samenvatting te gaan.

 

 

Samenvatting

Op het laatste scherm van de wizard krijg je een bevestiging van de partner die je nu zal activeren.

Bestaande Onea gebruiker

Nadat je op “Einde” heeft geklikt, wordt de accounting app meteen geactiveerd. Je krijgt een groene bevestiging. Je facturen zullen voortaan eenvoudig gedeeld worden met je boekhouder.

Wanneer je naar het menu Apps gaat zie je ook dat de status van de app is veranderd naar “Geactiveerd”

 

Nieuwe Onea gebruiker

Nadat je op “Activeer” heeft geklikt, wordt er een aanvraag naar Onea verstuurd om een Onea account voor je op te zetten. Onea zal contact met je of je boekhouder opnemen.

Nadien zal de app geactiveerd worden, en zal de status aanpassen naar “Geactiveerd”. Pas nadat de status is veranderd naar Geactiveerd zullen je documenten doorgestuurd worden naar je boekhouder. Dit artikel legt uit hoe de accounting app werkt in BilltoBox. 

Je kan de app later nog steeds uitschakelen via de instellingen.