Hoe maak ik een verkoopfactuur aan?

Inhoudsopgave:

• Pas de instellingen aan
• Importeer je klanten in Billtobox
• Maak een nieuwe factuur
• Verstuur de factuur naar de klant

Maak je nog steeds je verkoopfacturen in een spreadsheet zoals Excel, in een tekstverwerker zoals Word of in een andere oplossing waarvoor meer dan één minuut per factuur nodig is?

Dan maakt deze functie van Billtobox je leven gemakkelijker en bespaar je veel tijd bij de aanmaak van je facturen.

Inderdaad, met Billtobox heb je minder dan 60 seconden nodig om een verkoopfactuur te maken en klaar te maken voor verzending.

Pas de instellingen aan

Ga naar Instellingen en klik op Uitgaand.

Activeer de optie Online aanmaken en pas de instellingen aan als volgt:

1. Standaardopmerking: voeg een opmerking toe die standaard op alle facturen zal verschijnen (optioneel)
2. Automatische nummering: ON (schakel dit uit om je facturen handmatig te nummeren).
3. Voeg een reeks toe. Bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw jaar, kan je de startwaarde van de nummering wijzigen naar bijvoorbeeld 2022 om de nummering te starten met 2022-001.
4. Voeg de verkoopvoorwaarden toe aan je facturen die op het platform zijn gemaakt (in PDF-formaat)
5. Toon extra informatie op facturen:
   • E-mailadres
   • Telefoonnummer
   • Adres van je website (met http://)
   • Vrije melding (vrije tekst tot 256 tekens)
   • IBAN (kies welk IBAN je op je facturen wilt weergeven)
     => Om die te bewerken, ga je naar de Instellingen > Profiel van de onderneming
6. Bankgegevens: Kies de betalingsreferentie dat op je uitgaande facturen moet vermeld worden (gestructureerde referentie, factuurnummer, of vrije tekst).

Opmerking: om je RPR (RechtsPersonenRegister) op je facturen weer te geven, ga je naar je Instellingen > Profiel van de onderneming > RPR en vul je het veld in.

Controleer de rechten van de gebruikers die verkoopfacturen moeten kunnen aanmaken; de volgende opties moeten geactiveerd worden in de instellingen van de gebruiker (Instellingen > Gebruikers > klik op een gebruiker):

Importeer al je klanten in Billtobox

Als je het nog niet heb gedaan, is dit een gepast moment. Hoewel deze stap optioneel is, kan je hiermee veel tijd besparen.

>> Klik hier om de procedure voor bulkimport van je klanten te lezen.

Maak een nieuwe factuur

• Ga naar het menu Verkopen
  
  
  
• Klik op Maak een nieuwe factuur

Op het factuuraanmaakscherm, dien je volgende gegevens in te vullen:

• Kies de valuta:
  EUR, USD, GBP, etc.
  
  
  
• Het type document: factuur of creditnota
  
  Opmerking: Als je creditnota selecteert, moet je de creditnota koppelen aan de originele factuur.
  
  
  
  
• De datum van het document. De vervaldatum wordt automatisch ingesteld op basis van de eerder gekozen instelling (Instellingen > Uitgaand >Default betaling na)
   
• Het nummer van het document. Deze wordt automatisch gegenereerd indien de automatische nummering geactiveerd is.
  
  
• Je klant. Indien je jouw klanten in een vorige stap hebt geïmporteerd, hoef je alleen maar een bestaande klant te selecteren. Als de klant nog niet geïmporteerd werd, klik je op de plusteken en vul je de nieuwe klantgegevens in.
  Opmerking: indien je klant lid is van OpenPeppol, moet je ook het PO-nummer (inkooporder) invoeren om de factuur te verzenden. 
  
  
  
• De service of het product waarvoor je de klant factureert. Hier kan je je producten / diensten in slechts 3 klikken toevoegen, dankzij het creëren van je productcatalogus, door op de Importeren vanuit productcatalogus knop te klikken.
  

Als het een product of dienst betreft die niet in je catalogus bestaat, dien je de productgegevens gewoon handmatig in te vullen. Als je dit product of deze dienst in de toekomst nog wil gebruiken, tik je op de plusteken aan het einde van de regel, om deze eenvoudig aan je catalogus toe te voegen.

1. Service: korte naam van de dienst of het product
2. Beschrijving: beschrijving van de dienst of het product
3. Uur/Aantal: uur of aantal
4. Tarief/Prijs: Tarief of prijs per uur/aantal
5. Btw: Btw-tarief van toepassing op de dienst of het product

De velden met subtotalen, totalen en BTW worden automatisch ingevuld op basis van deze elementen.

Klik op Lijn tovoegen om een factuurlijn toe te voegen.

• Bankgegevens. Hier vind je de naam van je bedrijf, IBAN, BIC en de betalingsmededeling. Het is hier ook mogelijk om automatisch een gestructureerde mededeling te genereren. 
  
  
• Commentaar. Je kan een commentaar toevoegen aan elke factuur of een standaard commentaar voor alle facturen. (Instellingen > Verkoopfacturen > Verkoopfacturen Importeren > Online aanmaken > parameter 'Standaard commentaar')
  
  

• De bijlagen. Als het document een bijlage heeft, kan je het hier uploaden via drag & drop of via de verkenner.
  
  
  
• Bewaren.

Verstuur de factuur naar de klant

Nadat de factuur is bewaard, kom je terecht in het menu Verkopen (de lijst). Je vinkt de factuur aan die je wilt verzenden en je klikt vervolgens op Verzenden. Je klant ontvangt je factuur via het kanaal dat aangeduid staat op de klantfiche (deze kan ook geïmporteerd worden).

En klaar! Je hebt in slechts enkele klikken een factuur aangemaakt en verstuurd!