Facturen accepteren of weigeren in Billtobox

Inhoudsopgave:

• Stel de acceptatie van een standaarddocument in
• Hoe een document manueel te accepteren of te weigeren
• Hoe accepteer ik meerdere facturen in bulk?
• Hoe herstel ik een factuur?

Stel de acceptatie van een standaarddocument in

Voordat een document naar de accountant wordt gestuurd, kan je beslissen hoe het wordt geaccepteerd voordat het naar de volgende stap gaat.

• Ga naar je Instellingen
  
  
• Inkomend
  
  
• Ga naar Aanvaarden, waar je je workflow kan kiezenKies uit:
  • Manueel: je keurt elk document handmatig goed
  • Vertrouwde partij: leveranciers die je als 'vertrouwd' heeft gemarkeerd, worden automatisch geaccepteerd, andere moeten handmatig worden geaccepteerd
  • Automatisch: alle inkomende facturen worden automatisch geaccepteerd

Om e-mailadressen als vertrouwd te markeren, voeg je ze toe in het kader.

Hoe een document manueel te accepteren of te weigeren

Om een ​​document handmatig te accepteren of te weigeren, ga je eerst naar de aankoopfactuur module.

Je hebt hier 2 mogelijkheden:

• Facturen één voor één accepteren vanaf de details

  Klik op de factuur die je wil accepteren, in de details heb je de knoppen Weigeren en Accepteren boven de factuurgegevens (en nog eens onderaan).

• Meerdere facturen in bulk accepteren

  Selecteer de documenten die je wenst te accepteren (kleine vakje links van de factuur aan te vinken) en klik je vervolgens op de knop Accepteren.

Je ontvangt een bericht waarin het wordt bevestigd dat je documenten geaccepteerd zijn en je wordt ook op de hoogte gebracht in geval van een fout.

Nadat een document geaccepteerd werd, verandert de status van de factuur van "Accepteren" naar een status die de vervaldatum van de document weergeeft. De factuur gaat naar het archief.

Waarschuwing! Het is mogelijk dat de acceptatie niet uitgevoerd wordt als alle relevante informatie (metadata) van de factuur niet ingevuld is.

Indien je een factuur weigert, verschijnt er een vak waarin je de reden van de weigering moet aangeven.

Opmerking: voor documenten die per e-mail worden ontvangen:

• Je kan ervoor kiezen om de leverancier op de hoogte te stellen wanneer je een document weigert. De afzender ontvangt een e-mail met de reden van je weigering.
• Je kan het e-mailadres van de leverancier op een zwarte lijst zetten. Elk nieuw document dat via deze e-mail wordt ontvangen, wordt onmiddellijk naar de prullenbak gegooid.

Belangrijk: accepteer alleen facturen als je zeker weet dat die legitiem zijn en die naar de accountant kunnen gaan. Zodra een factuur is geaccepteerd, kan je niet meer teruggaan.

Hoe herstel ik een factuur?

Als je echter een factuur ten onrechte hebt geweigerd, kan je deze ophalen door naar het Prullenbak tabblad te gaan en Herstellen aan te klikken.

Een factuur die op deze manier wordt opgehaald, komt opnieuw in de Te Verwerken lijst.