Hoe facturen betalen met een SEPA bestand?

Om gemakkelijker en sneller betalingen te doen, biedt BilltoBox nu de mogelijkheid om SEPA-bestanden van je aankoopfacturen te downloaden. Die kan je eenvoudig opladen in je internerbanking applicatie.

Wat is SEPA? -> http://www.sepabelgium.be/nl-be/wat-sepa

 

Om deze optie te kunnen gebruiken, dien je eerst de betaaldiensten activeren in je Billtobox account.

 

Inhoudsopgave:

• Hoe werkt het?
• Wat te doen bij een foutmelding?
• Hoe weet ik of een factuur al aan een SEPA-bestand werd toegevoegd?
• De Betalingsbestand downloaden knop is uitgegrijst, wat moet ik doen?
• Veelgestelde vragen

Hoe werkt het?

Ga naar de module Aankopen.

 

Selecteer facturen waarvoor je SEPA-bestanden wilt downloaden (om een of meerdere betalingen tegelijk te doen) door het selectievakje in de linkerkolom (1) aan te vinken.

Klik vervolgens op de knop Betalingsbestand downloaden (2).

 

Je kan het SEPA-bestand vervolgens op twee manieren verkrijgen:

• Het bestand wordt rechtstreeks naar je browser gedownload als je op Betalingsbestand downloaden klikt. Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je browser geen pop-ups blokkeert op Billtobox.
  • Als het niet werkt of als het bestand niet gedownload wordt, volg je de procedure op deze pagina.

• Door naar de taakmodule te gaan (1). Klik je op het gewenste bestand en vervolgens op SCT bestand downloaden (2)...

Selecteer de knop SCT bestand downloaden. 

 

Je hebt nu een SEPA betalingsbestand dat je kan importeren in de portal van je banktoepassing. Zo kan je batchbetalingen van je aankoopfacturen doen.

 

Wat te doen bij een foutmelding?

Je ontvangt mogelijks onderstaande een foutmelding:

Dit bericht kan in verschillende gevallen verschijnen:

• Een of meer leveranciers voor wie je het SEPA-bestand probeert te downloaden, beschikt niet over alle vereiste informatie (IBAN en BIC van de leverancier, document in €, type document: factuur). Volg deze procedure om de IBAN of BIC van de leverancier toe te voegen.
• IBAN en BIC informatie van je eigen bedrijf is niet geregistreerd in BilltoBox. Volg deze procedure om dit aan te vullen.

Waarschuwing: als je een SEPA-bestand voor meerdere facturen probeert te downloaden en er ontbreekt informatie in minstens één van de facturen, ontvang je een waarschuwingsbericht. Daarin word je geïnformeerd dat alleen x documenten aan het SEPA-bestand werden toegevoegd. Zo ziet deze waarschuwing eruit:

 

Controleer of het aantal documenten in deze melding overeenkomt met het aantal documenten waarvoor je een SEPA (SCT) -bestand hebt aangevraagd.

Hoe weet ik of een factuur al aan een SEPA-bestand werd toegevoegd?

Als een aankoopfactuur al aan een SEPA-bestand werd toegevoegd, verschijnt het volgende bericht in de geschiedenis van het document:

 

Op deze manier voorkom je enige twijfel over de dubbele betaling van een factuur.

 

De Betalingsbestand downloaden knop is uitgegrijsd, wat moet ik doen?

Deze optie is uitgegrijsd als de nodige informatie om een SEPA-bestand te maken niet ingevuld is in je Billtobox-bedrijfsprofiel. Het gaat dan over je bedrijfsnaam, land, IBAN en BIC.

De knop ziet er dan zo uit:

 

 

Ga naar je Instellingen en vervolgens naar Profiel van de onderneming.

 

Zorg ervoor dat in je bedrijfsprofiel deze gegevens aanwezig zijn:

• Naam
• Land
• IBAN
• BIC

Als één van deze gegevens ontbreekt, kan je SEPA-bestand waarschijnlijk worden afgewezen.

 

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk via "Downloaden SEPA-bestand" een vervaldatum te gebruiken?

Op een SEPA-bestand is het vandaag nog niet mogelijk om een vervaldatum te gebruiken.

Als ik betaald heb via een SEPA-bestand wordt het factuur dan als betaald gezet of is dit nog een manuele handeling?

Nee, als je via een SEPA-bestand betaald, heeft billtobox de technische mogelijkheid niet om te weten dat een factuur wel of niet werd betaald. De factuur wordt vandaag dus niet gemarkeerd als betaald bij het betalen via een SEPA-Bestand.

Via "Factuur betalen", wordt hier rekening gehouden met de vervaldag? 

Neen er wordt vandaag niet rekening gehouden met de vervaldag.