Nieuwigheden 1.57

Toevoeging medecontractant

Op aankoop- en verkoopfacturen kan voortaan ook medecontractant als BTW regime worden meegegeven:

We raden je aan deze code na te kijken bij het goedkeuren van je aankoopfacturen en bij het verzenden van je verkoopfacturen. Stem hiervoor best af met je accountant.

Zo minimaliseer je interpretatiefouten bij het importeren van documenten in boekhoudpakket. Dat pakket blijft de referentietool voor het invullen van je BTW-aangifte (onder toezicht van je accountant die weet hoe het Billtobox platform informatie doorgeeft aan het boekhoudpakket). De informatie in het xml-bestand van de factuur zelf specificeert het BTW-tarief en of de medecontractant de BTW zelf moet betalen de details.

De OCR dienst herkent een factuur met medecontractant ahv volgende woorden die vermeld staan op de factuur:

• Medecontractant
• BTW verlegd
• Co-contractant
• Autoliquidation
• Reverse charge

Verkoopfacturen aanmaken
Je kan medecontractant ook selecteren om je verkoopfacturen op te stellen op het platform:

Als je de optie medecontractant selecteert bij het opmaken van een factuur, komt de melding "BTW verlegd" op je factuur.

Splits een PDF met meerdere facturen in individuele facturen

Wanneer je meerdere facturen tegelijk scant, is het resultaat meestal 1 gegroepeerde PDF. Je kan dit bestand manueel opladen naar het Billtobox platform en het opsplitsen in aparte facturen voordat het naar de OCR wordt verzonden.

Zo werkt het:

1. Klik in het menu Aankoopfacturen op de knop Meerdere facturen in 1 document.
   
2. Kies hoe je het document wil splitsen:
   • Per pagina (1 pagina = 1 factuur)
   • Per 2 pagina's (2 pagina's = 1 factuur)
   • Handmatige selectie
     Kies de pagina's die dezelfde factuur vormen door erop te klikken (ga dan naar stap 3 hieronder. Herhaal voor elke factuur)
     
3. Bekijk het resultaat door te klikken op Nieuw document maken.
4. Bevestig het splitsen via de knop "Bevestigen". De documenten worden nu als aparte documenten verwerkt.
   

Met de knop Doorgaan zonder splitsen, kan je het document als één factuur importeren.

Opmerking: het importeren van een aankoopfactuur als PDF bestand (met daarin verschillende facturen) via email is ook nog steeds mogelijk. Dit document zal zoals gewoonlijk wél onmiddellijk verwerkt worden door de OCR. Na de mechanische OCR kan je het document splitsen en de gesplitste documenten opnieuw door de OCR laten verwerken.

Kies hoe je wil navigeren tussen documenten

Je kan nu kiezen hoe je van het ene document naar het andere (automatisch) navigeert wanneer je je in de details van een factuur bevindt (aankoop of verkoop) en je voert een actie uit (bijv. een document accepteren, markeren als betaald). Het standaardgedrag tot nu toe was automatische navigatie tussen documenten met dezelfde status (bijv. Te accepteren documenten).

Dit beïnvloedt ook de navigatie via de pijlen rechtsboven in de details van een document.

Je kan kiezen tussen 3 opties:

1. Uitgeschakeld
   Na een actie keer je automatisch terug naar je lijst met te verwerken documenten. 
   Met de pijlen kan je ook door alle documenten heen navigeren.
2. Volgend document
   Na een actie ga je automatisch naar het volgende document, ongeacht de status.
   Met de pijlen kan je ook door alle documenten heen navigeren.
3. Volgend document van hetzelfde type
   Na een actie ga je automatisch naar het volgende document met dezelfde status.
   Met de pijlen kan je door alle documenten van dezelfde status navigeren.

Om dit te kiezen, ga naar:

• Je Instellingen
  
  
• Persoonlijk profiel
  
  
• Onder Gebruiker voorkeuren vind je de instelling Automatisch navigeren tussen documenten met de 3 mogelijkheden:
  

E-mail notificatie: klik op het aantal documenten om ze te openen

Wanneer je een rapportering e-mail ontvangt met documenten die je aandacht vereisen, kan je op het aantal documenten in de tabel in de e-mail klikken om ze in Billtobox te bekijken.

Verbeteringen in Doc Center

Doc Center ondersteunt rechts klik acties. Je kan nu met de rechtermuisknop op documenten klikken en kopiëren (of knippen) en plakken om ze te verplaatsen en op te slaan in mappen die je zelf in je Doc Center hebt aangemaakt.

 

 

Voeg de betalingsmethode toe voordat een document gearchiveerd is

Aangeven hoe een verkoopfactuur is betaald, kon je tot nu toe alleen doen na het archiveren van het document. Nu kan je de betalingsgegevens invoeren voordat het document geaccepteerd wordt.