Doc Center: documenten opslaan en delen met mijn accountant

Inhoud:

• Organiseer je documenten
  • Submappen maken in de map Onderneming naar accountant
• Activeer de link met je accountant
• Verzend bestanden van je onderneming naar je accountant
• Waar vind ik de documenten die de accountant naar mijn onderneming heeft gestuurd?
• Hoe ontvang ik een e-mailmelding wanneer de accountant nieuwe documenten stuurt via het Doc Center?
• Ik heb een document in mijn aankopen geupload in plaats van het Doc Center, wat kan ik doen?

Het Doc Center wordt gebruikt om je documenten die geen facturen of creditnota's zijn op te slaan en eventueel te delen met je accountant.

 Het Doc Center bestaat uit 2 delen:

• Lokale bestanden
  
  • Mijn documenten
    De bestanden die hier worden geplaatst, worden op je account opgeslagen en zijn overal toegankelijk, maar worden niet gedeeld met je accountant.
• Gedeeld met Accountant
  Dit is een map die wordt gedeeld met je accountant. Dit impliceert dat alle documenten in deze map zowel voor gebruikers van je Billtobox-account als voor je accountant beschikbaar zijn.
  Er zijn 2 submappen:
  • Accountant naar onderneming
    Documenten die je accountant naar jou heeft gestuurd.
  • Onderneming naar accountant
    Documenten die jij naar je accountant hebt gestuurd.

Organiseer je documenten

Om je documenten te ordenen en ze later gemakkelijk terug te vinden, kan je mappen maken voor je lokale bestanden met de knop Maak nieuwe map aan.

Je aangemaakte mappen vind je vervolgens terug onder Mijn documenten:

Zo kan je je documenten in de gewenste mappen ordenen. 

Je kan via de details (klik op een document om ze te openen) ook tags aan documenten toevoegen. Met deze tags kan je je documenten later gemakkelijk terugvinden via de zoekfunctie.

Submappen maken in de map Onderneming naar accountant

Je kan een regel voor een map maken, zodat elk document dat in deze map wordt geïmporteerd, ook naar je accountant wordt doorgestuurd.

Dit kan worden gebruikt om een boomstructuur te maken in de map Onderneming naar accountant.

Wanneer de regel Inhoud kopiëren naar Onderneming naar accountant is gemaakt voor een map, zal het importeren van een document naar deze map de gelijknamige submap maken onder de map Onderneming naar accountant.

Nota: het verwijderen van deze map uit je lokale bestanden heeft geen invloed op de map die met je accountant is gedeeld. Je kan de documenten in de gedeelde map verwijderen, maar niet de map zelf.

Activeer de link met je accountant

Indien de koppeling nog niet werd gemaakt tussen je Doc Center en je accountant, dien je de instructies op het scherm te volgen. Er zijn 2 mogelijke scenario's:

• De accounting app is niet geactiveerd tussen je accountant en je accountant, deze moet geactiveerd worden.
• De geactiveerde accounting app is niet Billtobox Files. 
  Klik eerst op Aansluiten en voer dan in het volgende scherm het BTW-nummer van je accountant en zijn e-mailadres in. Hiermee wordt hij uitgenodigd om de link tussen hem en je Doc Center te maken en kan je documenten uitwisselen met je accountant vanuit de gedeelde map.

Verzend bestanden van jouw onderneming naar je accountant

• Je kan elk document (bijvoorbeeld door slepen en loslaten) rechtstreeks uploaden naar de map die met de accountant wordt gedeeld, zodat het rechtstreeks toegankelijk is voor je accountant.
  Opmerking: Het is raadzaam om een kopie in Mijn documenten te bewaren, want als je accountant een bestand verwijdert uit de gedeelde map, dan heb je zelf ook geen toegang meer tot dit document.
  
• Indien een document in Mijn documenten staat (en daarom alleen zichtbaar is voor gebruikers van je account), kan je het bestand eenvoudig overdragen naar je accountant:
  
  1. Selecteer de documenten die je wilt verzenden
  2. Kies Kopiëren naar de accountant (om het bestand naar je accountant te sturen met een kopie in Mijn documenten)
     

Deze knop is ook te vinden in de documentdetails (toegankelijk door op een bestand te klikken):

Elk document dat naar de accountant is gekopieerd, is dan zichtbaar in de map Onderneming naar accountant.

De documenten die je al naar je accountant heeft gestuurd, worden aangegeven als gedeeld in de kolom Accountant.

Waar vind ik de documenten die de accountant naar mijn onderneming heeft gestuurd?

Elk document dat door je accountant wordt verzonden, wordt weergegeven in de map Accountant naar onderneming gedeeld.

Opmerking: als een document uit deze map is verwijderd (door je accountant), is het ook niet toegankelijk in je Doc Center.

Om een ​​kopie van een document verzonden door je accountant op te slaan, selecteer de document(en) en klik vervolgens op Kopiëren naar Mijn documenten. Indien je accountant de documenten verwijdert, kan je die nog raadplegen in het folder Mijn documenten.

Hoe ontvang ik een e-mailmelding wanneer de accountant nieuwe documenten stuurt via het Doc Center?

Ga naar je Instellingen > Rapporten > Doc Center-Rapportage > kies vervolgens naar wie en hoe vaak deze e-mails moeten worden verzonden (dagelijks of maandelijks).

Ik heb een document in mijn aankopen geplaatst in plaats van het Doc Center, wat kan ik doen?

Indien je per ongeluk een document hebt geüpload bij je aankopen, dat geen factuur is, kan je dit document naar je Doc Center verplaatsen:

1. Selecteer de document(en) in het menu Aankoopfacturen
2. Klik op Verplaatsen naar Mijn Documenten (om het naar het Doc Center te verplaatsen zonder het met de accountant onmiddellijk te delen)
   OF
3. Verplaatsen naar accountant om het via het Doc Center te delen met je accountant (en niet via Mijn Documenten)
   

Opmerking: om dit te kunnen uitvoeren, moet de gebruiker de rol "Documenten toevoegen en verwijderen" hebben (Rol nr. 23 in dit artikel).