Hoe stap ik over van cloud storage (Dropbox, Google Drive, ...) naar Billtobox? – Billtobox België

Waarom overstappen op billtobox?

Makkelijker om uw documenten te sturen naar uw accountant
Nooit meer papier facturen of bonnetjes verliezen, scan ze rechtstreeks vanaf uw smartphone. Uw accountant ontvangt ze meteen
Forward e-mails die in uw mailbox komen naar uw account
Online archief, 24/7 toegankelijk
En nog veel andere voordelen die u binnenkort zal ontdekken...

Inhoudsopgave:

Stel uw account correct in
Hoe importeer ik naar Billtobox via drag & drop?
Optioneel:
- Hoe importeer ik naar Billtobox via de app?
- Pro-tip: importeer uw aankoopfacturen via e-mail

Hoe importeer ik documenten in Billtobox:

De traditionele manier (net zoals u al doet met Dropbox):

Verzamel de PDF's van al uw documenten en sleep ze in Billtobox in de respectieve folders:

Extra manieren om documenten te importeren met Billtobox:

Importeer uw papier facturen door ze te scannen met de app

Importeer uw aankopen via e-mail

Wat betekent dat? Het idee blijft hetzelfde, u heeft alleen meer mogelijkheden om uw documenten eenvoudiger te uploaden:

Stel uw account correct in

Laten we eerst eens kijken naar enkele instellingen die van pas kunnen komen. Log in op uw computer en voer het volgende uit:

Ontvang e-mailmeldingen wanneer uw tussenkomst vereist is
- Ga naar uw Instellingen > Rapportage > Zorg ervoor dat uw e-mailadres is ingevuld en kies de frequentie van de rapporten > Bewaren
Aankoopfacturen automatisch accepteren

Ga naar uw Instellingen > Aankoopfacturen > Klik op Accepteren, kies Automatisch en zet de 2 opties op de rechterkant op ON, zoals in onderstaand beeld:

Hoe importeer ik naar Billtobox via drag & drop?

Ga naar de folders waar uw PDF documenten staan:
Open het menu dat overeenkomt met het type documenten dat u wilt importeren (aankoopfacturen, verkoopfacturen, Doc Center voor andere documenten)

Selecteer de documenten die u wilt importeren vanuit uw computer, sleep ze naar het Billtobox-venster en laat los eender waar op de pagina

Aankopen worden automatisch gearchiveerd (op voorwaarde dat u de opties in punt A hebt geactiveerd). Behalve in het geval dat wordt beschreven in de onderstaande opmerking.
Verkopen moeten manueel worden gearchiveerd. Om dit te doen, selecteert u alle facturen en klikt u op Archief

Belangrijke opmerking: alle facturen die in uw account worden geïmporteerd, gaan door een gegevensherkenningsservice (OCR). Dit betekent dat uw PDF-facturen worden omgezet in zogenaamde 'verrijkte' facturen. Hierdoor kunt u uw facturen gemakkelijker vinden dankzij de mogelijkheid om te zoeken op de informatie in de facturen (naam van klant / leverancier, bedrag, datum, vervaldatum, enz.). Het is waarschijnlijk dat deze service de gegevens van bepaalde facturen niet kan herkennen, in dit geval moet u tussenbeide komen en ze handmatig aanvullen en vervolgens het document accepteren (zelfs als u automatische acceptatie hebt ingesteld).

Hoe importeer ik naar Billtobox via de app?

Het is ook makkelijk om elk document te importeren door het te scannen met de mobiele app:

Download de app voor Android of iOs en log in
Klik op het plusteken en klik vervolgens Neem een foto
Plaats uw document op een donkere ondergrond en en wacht tot de app automatisch de foto maakt (een groen kader verschijnt wanneer het document wordt gedetecteerd)
Eens gescand, kunt u desgewenst nog enkele bewerkingsopties gebruiken om uw document leesbaarder te maken
Wanneer u tevreden bent met het resultaat, klikt u op de pijl om te kiezen wat u vervolgens wilt doen:

Upload het document dat u zojuist hebt gescand
Voeg een pagina toe aan het gescande document
Scan het volgende document (het huidige document wordt eerst geüpload)

Kies het documenttype (factuur, creditnota, onkostennota) en gebruik het vinkje daaronder om het document al dan niet als betaald te markeren.
Dat was het! Uw document staat in uw account en wordt automatisch doorgestuurd naar uw accountant.

Opmerking: net zoals in de web-app, indien sommige gegevens niet werden herkend, moet u deze aanvullen en vervolgens accepteren (door op een document te klikken en vervolgens op de knop te klikken) voordat deze naar uw accountant wordt verzonden.

Pro-tip: importeer uw aankoopfacturen via e-mail (uw leveranciers kunnen zelf uw facturen rechtstreeks naar uw account sturen)

Uw Billtobox-account wordt geleverd met een import-e-mailadres voor u uw-BTW@billtobox.be (bijvoorbeeld BE0533451254@billtobox.be)

Hoe werkt het?

U mailt (of forward) uw documenten zelf naar het importadres, of geeft dit importadres aan uw leveranciers zodat ze facturen rechtstreeks in uw account kunnen afleveren.
Ga naar het Aankopen menu in uw Billtobox account

Elke factuur die naar dit e-mailadres wordt verzonden, wordt rechtstreeks in uw lijst weergegeven..
Als u meerdere Aankoopfacturen hebt verzonden voor import:

Klik op het tabblad Filter Taken om uw documenten te vinden
Klik op de documenten
Kies voor elke factuur het documenttype (factuur, creditnota, onkostennota, bijlage van ander factuur of kies ervoor om deze niet te importeren). Klik vervolgens op Doorgaan.
Daarna zijn uw facturen terug te vinden op het tabblad Te verwerken. De rest werkt net als de slepen & neerzetten-methode.