Hoe verzend ik een e-factuur naar de overheid?

In België is e-facturatie reeds verplicht voor bedrijven die zaken doen met overheidsinstanties. Vanaf 2026 zal e-facturatie verplicht worden voor alle bedrijven onderling. Om aan deze regelgeving te voldoen, moeten facturen via het zogenaamde PEPPOL-netwerk worden verzonden.

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een Europees netwerk dat is opgezet om elektronische handel en facturering tussen bedrijven en overheidsinstanties te standaardiseren en te vergemakkelijken. Het doel van PEPPOL is om de uitwisseling van e-facturen, inkooporders, en andere zakelijke documenten op een veilige en uniforme manier te laten verlopen. Billtobox is een toegangspunt tot het Peppol-netwerk. Dat betekent dat je met Billtobox facturen kan ontvangen en verzenden via Peppol.

Inhoud

Dit artikel leid je door het proces van het verzenden van e-facturen naar de Belgische overheid met behulp van Billtobox. Dat kan eenvoudig in drie stappen:

1. De klant aanmaken

2. Een e-factuur aanmaken

3. Een e-factuur verzenden via PEPPOL

1. Klant aanmaken

• Ga naar het menu 'Klanten & Leveranciers'
  
  
  
• Ga naar Klanten en maak een nieuwe klant aan via de 'Voeg toe'-knop
  
  
  
• Vul de klantgegevens in (naam, adres, KBO en btwnummer,...). Het KBO nummer is vereist om via PEPPOL te kunnen verzenden.
  
  
  
• Klik op Opslaan
  Billtobox controleert automatisch of het ondernemingsnummer van je klant gekend is op het PEPPOL-netwerk. Indien dat het geval is krijg je de keuze om het kanaal aan te passen naar PEPPOL:
  
  
  
• Overschrijf het kanaal en sla op. Je factuur kan nu via het PEPPOL-netwerk worden afgeleverd bij je klant.

2. E-factuur aanmaken

• Ga naar het menu Verkopen
  
  
  
• Klik op Nieuwe factuur aanmaken
• Vul de verplichte gegevens in.
• Selecteer de klant in de klantenlijst
  
• Vul het Bestelbonnummer in, soms ook wel PO nummer (Purchase Order) genoemd. Het bestelbonnummer kan je terugvinden op de bestelbon die je kreeg van de overheidsinstantie.
  
• Sla de factuur op
  

3. E-factuur verzenden

• Open de factuur opnieuw. De factuur wordt nu gevisualiseerd en je kan alle ingevulde gegevens raadplegen. Je kan de factuur nog bewerken indien gewenst via de knop 'Bewerken'.
  
  
• Je ziet bovendien dat het kanaal 'Openpeppol' is ingevuld.
  
  
• Klik op de knop Verzenden om de factuur via PEPPOL te verzenden
  
• Als alles goed gaat krijgt je factuur nu een betaalstatus. Is de verzending mislukt? Bekijk dan de gebeurtenissen van het document om de reden te achterhalen.