Verbind je boekhoudpakket met Billtobox via Synqup

Als je een ondernemer bent die gebruikmaakt van externe applicaties zoals boekhoudsoftware of online opslag, die documenten kan importeren uit specifieke mappen op je computer of server, dan biedt Synqup de ideale oplossing.

Synqup is een tool die je Billtobox-documenten synchroniseert met je boekhoudsoftware. Synqup draait op de achtergrond van je server als 'Windows Service' en download automatisch je Billtobox-documenten naar een aangewezen map die je boekhoudsoftware gebruikt om documenten te importeren.

Zo stel je Synqup in:

1. Activeer Synqup in je Billtobox-account

Om te kunnen synchroniseren met je boekhoudsoftware, moet Synqup weten waar de documenten naartoe moeten worden gestuurd. De eerste stap is het activeren van Synqup in je Billtobox-account en aangeven waar de documenten moeten worden bezorgd.

• Ga naar Apps.
  
• Onder Accounting ap klik je op Activeren.
  
• Zet Synqup aan en klik op Volgende.
  
  
  
• Op het volgende scherm:
  1. Zet je Ik ben een zelfboeker aan.
  2. Selecteer het formaat waarin de e-facturen geleverd zullen worden.
  3. Geef de naam van je boekhoudpakket in en klik op Maak boekhoudpakket aan.
  4. (Optioneel) geef het boekhoudkundig dossier ID op.
  5. Selecteer of je de aankoop -en verkoopfacturen op dezelfde of een andere locatie wenst te ontvangen.
  6. Voer je de locatie in waar facturen (uitgaand, inkomend of beide, afhankelijk van de instelling gekozen in de vorige stap) geplaatst zullen worden. Zie de notities hieronder voor meer informatie.
  7. Nadat je de locatie hebt ingevoerd krijg je hier een voorbeeld van de afleverlocatie.
  8. Voer de locatie in waar bankafschriften geplaatst zullen worden. In de notities hieronder vind je meer informatie.
  9. Verkrijg je een voorbeeld van de afleverlocatie van je afschriften.

  

  Notities:
  

  • Bekijk samen met je IT-partner waar de documenten op de server staan. Deze locatie is de toegangslocatie waarop het boekhoudpakket de facturen zal ophalen en importeren. Waarschijnlijk weet jij of je IT-partner deze locatie al. Bijvoorbeeld:

    C:\Winbooks\Data\[enterprise_identifier]\inbound
    C:\adsolutclient\UBLDocs\[enterprise_identifier]\outbound
    
    

  • Je kunt variabelen gebruiken om dynamische paden in te stellen. Er zijn drie variabelen beschikbaar:
    • [enterprise_name] = de naam van je bedrijf
    • [enterprise_identifier] = het btw-nummer van je bedrijf
    • [accounting_file_id] = het unieke nummer/identificatie van je dossier
    
    
  • De Synqup-service kan geen facturen schrijven op virtuele schijfletters. Voer de hoofdlocatie op de server in waarop de Synqup applicatie de facturen kan afleveren.
    
    
• Klik op Volgende en dan Klaar.

2. Installeer Synqup op je server

Synqup moet op je server geïnstalleerd worden. De informatie hieronder is alleen bedoeld voor Windows-installaties.

Voor de installatie heb je het volgende nodig

• Voldoende gebruikersrechten op Windows, zodat Synqup in de map kan schrijven waar bestanden moeten worden overgezet (documenten kan plaatsen)
• Voldoende toegang tot de firewall. Synqup gebruikt de volgende toegangspunten:
  • https://storage.googleapis.com/*
  • *.unifiedpost.com
  • *.rollbar.com
  • https://github.com/AdoptOpenJDK/*

Synqup voert oproepen uit naar een HTTPS-eindpunt (= FQDNS). Daarom moet de standaardpoort voor HTTPS-verkeer open zijn (443).

Installatie

• Download het installatiebestand.
• Voer het .exe-bestand uit om de installatiewizard te starten. We raden aan om:
  • Synqup in de standaardinstallatiemap te installeren.
  • Een snelkoppeling te maken. Dit is de Synqup-authenticator en je hebt deze nog steeds nodig na de installatie.
• Nadat je alle stappen in de installatiewizard hebt doorlopen, is Synqup geïnstalleerd. Na een paar seconden opent de applicatie een venster om Synqup te configureren (indien er niets gebeurt klik je op de snelkoppeling die tijdens de installatie is gemaakt om de Synqup-authenticator te openen).
• Selecteer in het geopende venster je land en klik op Volgende.
• Klik op Inloggen. Er opent een browservenster, log in met je gegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe update ik Synqup?

Wanneer er een nieuwe versie van Synqup beschikbaar is zal Synqup standaard automatisch updaten. Om ervoor te zorgen dat de auto-update goed werkt controleer je best de volgende instellingen:

• De gebruiker die de Synqup-service start moet
  
  • • schrijfrechten hebben op de TEMP-map van Windows (meestal gelegen in "C:\WINDOWS\TEMP")
    • schrijfrechten hebben op de map van Synqup (meestal gelegen in "C:\Program Files (x86)\Synqup"
    • voldoende rechten hebben om zip-bestanden uit te pakken
• De firewall moet alle bestanden van de volgende URL toestaan: https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/onea.downloads/synqup/production/*

Als dat niet werkt, kun je Synqup handmatig updaten door hier de nieuwste versie te downloaden.

Hoe migreer ik Synqup naar een nieuwe server?

Verwijder simpelweg Synqup van de oude server en installeer de applicatie op de nieuwe server.

De deïnstallatie kan gedaan worden via het unins000.exe-bestand in de installatiemap, standaard te vinden in C:\Program Files (x86)\Synqup.

De locatie waar de facturen op de nieuwe server aankomen blijft ongewijzigd. Wens je deze locatie te wijzigen? Contacteer ons dan via support@billtobox.com .

Ik heb problemen, wat nu?

Exporteer de logbestanden en stuur ze naar ons op met je vragen op support@billtobox.com.