Verbind je boekhoudpakket met de Console via Synqup

Als je externe applicaties gebruikt die documenten en facturen kan importeren uit specifieke mappen (gelegen op je computer of een server), dan is Synqup de perfecte oplossing voor jou.

Synqup is een tool die je Billtobox-documenten synchroniseert met je boekhoudsoftware. Synqup draait op de achtergrond van je server en plaatst automatisch je Billtobox-documenten in een aangewezen map die je boekhoudsoftware gebruikt om documenten te importeren.

Zo stel je Synqup in:

1. Configureer je boekhoudpakket in de Console

Om te kunnen synchroniseren met je boekhoudsoftware moet Synqup weten waar de documenten naartoe moeten worden gestuurd. De eerste stap is het configureren van je boekhoudpakket in de Console om aan te geven waar de documenten moeten worden bezorgd. Jouw boekhoudsoftware zal de facturen en documenten van jouw klanten van hieruit ophalen.

• Ga naar Configuratie boekhoudpakket.
  
  
  
• Klik op Nieuwe configuratie voor boekhoudpakket.
  
  
  
• Selecteer Synqup in de volgende stap.
  
  
  
• Klik op het plusteken om een nieuwe configuratie voor het boekhoudpakket te creëren.
  
  
  
• Hier voer je de locatie in naar de mappen die je boekhoudpakket gebruikt om documenten op te halen. Voor aankoopfacturen, verkoopfacturen en afschriften geef je een aparte locatie in om de documenten van elkaar te onderscheiden.
  
  
  
  Opmerkingen:
  

  1. Bekijk samen met je IT-partner waar de documenten op de server staan. Deze locatie is het toegangspad waarop het boekhoudpakket de facturen zal ophalen en importeren. Waarschijnlijk weet jij of je IT-partner deze locatie al. Bijvoorbeeld:

     C:\Winbooks\Data\[enterprise_identifier]\inbound
     C:\adsolutclient\UBLDocs\[enterprise_identifier]\outbound
     
     

  2. Gebruik variabelen om dynamische paden in te stellen. Deze drie variabelen zijn beschikbaar:
     ­­• [enterprise_name] = de naam van het bedrijf van je klant
     • [enterprise_identifier] = het BTW-nummer van het bedrijf van je klant
     • [accounting_file_id] = het dossiernummer van je klant
     
     

  3. De Synqup-service kan geen facturen schrijven op virtuele schijfletters. Voer de hoofdlocatie (UNC pad) op de server in waarop de Synqup applicatie de facturen kan afleveren.
     
• Geef tot slot een naam aan de nieuwe configuratie van jouw boekhoudpakket.

2. Koppel je klanten aan jouw boekhoudpakket

Nu je een configuratie voor je boekhoudpakket hebt gemaakt, moet je je klanten aan de configuratie koppelen.

• Ga naar het Klanten menu in de Console.
  
  
  
• Selecteer een klant of maak deze aan.
  
  
• Activeer Deel documenten met accountant.
• Selecteer de boekhoudsoftware (de configuratie die je hebt gemaakt)
  
• (Optioneel) Voer het dossiernummer in als je de variabele [accounting_file_id] gaat gebruiken.

3. Installeer Synqup op je server

De Synqup applicatie moet op je server geïnstalleerd worden. De applicatie haalt de facturen van jouw klanten op en plaatst ze in een map, afhankelijk van jouw configuratie. Synqup is een Windows Service en werkt alleen op Windows. 

Voor de installatie heb je het volgende nodig

• Voldoende gebruikersrechten op Windows, zodat Synqup in de map kan schrijven waar bestanden moeten worden overgezet (documenten kan plaatsen)
• Voldoende toegang tot de firewall. Synqup gebruikt de volgende toegangspunten:
  • https://storage.googleapis.com/*
  • *.unifiedpost.com
  • *.rollbar.com
  • https://github.com/AdoptOpenJDK/*

Synqup voert oproepen uit naar een HTTPS-eindpunt (= FQDNS). Daarom moet de standaardpoort voor HTTPS-verkeer open zijn (443).

Installatie

• Download het installatiebestand.
• Voer het .exe-bestand uit om de installatiewizard te starten. We raden aan om:
  • Synqup in de standaardinstallatiemap te installeren.
  • Een snelkoppeling te maken. Dit is de Synqup-authenticator en je hebt deze nog steeds nodig na de installatie.
• Nadat je alle stappen in de installatiewizard hebt doorlopen, is Synqup geïnstalleerd. Na een paar seconden opent de applicatie een venster om Synqup te configureren (indien er niets gebeurt klik je op de snelkoppeling die tijdens de installatie is gemaakt om de Synqup-authenticator te openen).
• Selecteer in het geopende venster je land en klik op Volgende.
• Klik op Inloggen. Er opent een browservenster, log in met je gegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe update ik Synqup?

Wanneer er een nieuwe versie van Synqup beschikbaar is zal Synqup standaard automatisch updaten. Om ervoor te zorgen dat de auto-update goed werkt controleer je best de volgende instellingen:

• De gebruiker die de Synqup-service start moet
  
  • • schrijfrechten hebben op de TEMP-map van Windows (meestal gelegen in "C:\WINDOWS\TEMP")
    • schrijfrechten hebben op de map van Synqup (meestal gelegen in "C:\Program Files (x86)\Synqup"
    • voldoende rechten hebben om zip-bestanden uit te pakken
• De firewall moet alle bestanden van de volgende URL toestaan: https://storage.googleapis.com/* 

Als dat niet werkt kun je Synqup handmatig updaten door hier de nieuwste versie te downloaden.

Hoe migreer ik Synqup naar een nieuwe server?

Verwijder simpelweg Synqup van de oude server en installeer de applicatie op de nieuwe server.

De deïnstallatie kan gedaan worden via het unins000.exe-bestand in de installatiemap, standaard te vinden in C:\Program Files (x86)\Synqup.

De locatie waar de facturen op de nieuwe server aankomen blijft ongewijzigd. Wens je deze locatie te wijzigen? Contacteer ons dan via support@billtobox.com voordat je de installatie uitvoert op de nieuwe server.

Ik heb problemen, wat nu?

Exporteer de logbestanden en stuur ze naar ons op met je vragen op support@billtobox.com.