Utiliser Synqup comme app comptabilité et établir le lien avec le logiciel comptable – Billtobox Belgique

Veuillez lire les instructions qui suivent dans leur entièreté. Sauter une étape peut conduire à une configuration incomplète du lien avec votre logiciel de comptabilité.

Les instructions ci-dessous peuvent être techniques de nature. Abordez-les si nécessaire avec votre partenaire informatique.

Table des matières:

Qu'est ce que Synqup?
Configurer Synqup
Le statut d'une facture sur Billtobox
Et pour les entrepreneurs?
Documents qui ne sont pas des factures

1. Qu'est-ce que Synqup?

Synqup est un service Windows qui fonctionne en arrière-plan sur votre serveur. Le service récupère les factures de vos clients au format numérique à partir de Billtobox et les place sur le serveur à un emplacement de votre choix.

2. Configurer Synqup

2.1 Avant de commencer

2.1.1 L'emplacement des factures

Décidez avec votre partenaire informatique à quel emplacement sur le serveur le service Synqup devrait placer les factures. Cet emplacement est le chemin d'accès sur lequel le logiciel comptable récupérera et importera les factures.

Il est probable que vous ou votre partenaire informatique connaissiez déjà cet emplacement. Par exemple:
C:\Winbooks\Data\numerodossier\achats
C:\adsolutclient\UBLDocs\numerodossier\ventes

Il est bien sûr également possible de définir un nouvel emplacement. Vous choisissez où recevoir les factures. Par exemple:
C:\Billtobox Synqup\nomentreprise_numeroTVA\achats
D:\Facturen Billtobox\nomentreprise_numeroTVA\ventes

Remarque: le service Synqup ne peut pas déposer des factures sur des disques virtuels. Vous devez donc trouver l'emplacement principal sur le serveur sur lequel Synqup sera installé. Vous pouvez reconnaître un disque virtuel via une lettre de disque autre que C: ou D :. Par exemple:
K:\Winbooks\Data\numerodossier\achats
V:\UBLDocs\numerodossier\ventes

2.1.2 Se connecter à Synqup Authenticator

Après avoir installé Synqup sur le serveur, votre partenaire informatique aura besoin de vos identifiants de connexion de la Console ou vous devrez vous connecter vous-même à l'authentificateur Synqup sur le serveur. La connexion doit être effectuée avec un compte de manager sur la Console.

2.2 Configuration et installation de Synqup

1. Pour le comptable: configuration de Synqup dans la Console

Cliquez sur ce lien pour configurer Synqup dans la Console.

2. Pour le partenaire informatique: installation du service Windows Synqup

Cliquez sur ce lien pour installer Synqup sur le serveur.

Lorsque Synqup est configuré dans la Console (1.) et également installé sur le serveur (2.), le lien est entièrement configuré.

3. Importer des factures dans le logiciel de comptabilité

Le service Windows Synqup livre les factures sur le serveur. Demandez à votre logiciel de comptabilité comment vous pouvez importer automatiquement des factures dans vos dossiers.

4. Le statut d'une facture sur Billtobox

Lorsque vous avez lié votre dossier ou dossiers clients avec le logiciel de comptabilité, les factures seront sélectionnées à partir de Billtobox et sont placées sur le serveur.

Lorsque les clients archivent des factures à Billtobox, les factures reçoivent un des trois statuts suivants:

À récupérer: les factures n'ont pas encore été récupérées par le serveur
Erreur: le serveur a tenté de récupérer les documents mais a échoué
Transmis: le serveur a récupéré les factures et les a placées sur le serveur. Elles sont prêtes à être importées dans le logiciel de comptabilité.

Le statut Transmis est le statut final et garantit que les factures du client ont été livrées au comptable.

Les factures sont alors également disponibles dans l'explorateur Windows sur le serveur, prêtes à être prises en charge par votre logiciel de comptabilité:

Si les factures ne sont pas récupérées ou sont en statut Erreur, veuillez contacter support@billtobox.com et nous envoyer les fichiers journaux.

5. Et pour les entrepreneurs qui font leur comptabilité eux-mêmes?

Votre client fait l'imputation lui-même? Consultez cet article.

6. Documents qui ne sont pas des factures

Vos clients peuvent charger des documents qui ne sont pas des factures via le Doc Center dans Billtobox. Plus d'informations ici.