Si vous souhaitez archiver une facture de vente sans devoir l'envoyer à votre client ni le faire parvenir au comptable, vous devrez modifier quelques paramètres dans votre compte:
- Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente
- Désactiver l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps
- Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé
Ensuite, vous pourrez archiver vos factures sans les envoyer.
Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente
Rendez-vous dans vos Paramètres puis Utilisateurs.
Choisissez à quel utilisateur vous souhaitez attribuer le rôle et activez l'option Archiver des factures sans envoi au client.
Désactiver l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps
Vérifiez que cette option est bien désactivée afin d'éviter que tout document archivé directement sera envoyé vers les Apps et donc vers le comptable.
Rendez-vous dans vos Paramètres puis Ventes.
Descendez jusqu'à Archiver et désactivez l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps.
Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé
- Dans vos paramètres allez dans Automatisation
- Sous Archiver le document,vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qu'aura tout document après avoir été importé via la méthode décrite dans cette article (aussi connue sous le nom de connecteur à l'archive).
Note: si vous utilisez un logiciel de facturation et souhaitez envoyer directement vos documents depuis ce logiciel vers l'archive, vous pourrez générer une clé API depuis cet écran en cliquant sur la double flèche (en 2 sur l'illustration). Cette clé API est à rentrer dans votre logiciel (consultez la documentation pour plus de détails) et servira à relier votre logiciel de facturation à Billtobox.
Archiver sans envoyer
Dans le module Factures de vente vous pouvez archiver vos factures de 2 façons:
- Par action groupée depuis la liste de vos factures de vente
- En cliquant sur le bouton Archive depuis les détails d'une facture
Les documents arrivant sur la plateforme par le connecteur à l'archive seront directement archivées si:
- Le fichier xml est valide
- Le document n'est pas un doublon (si le paramètre Bloquer l'envoi de doublons est sur on)
- Toutes les métadonnées sont présentes
Note: si toutes les métadonnées ne sont pas complétées, les documents seront envoyés vers le module correspondant (achats ou ventes). L'utilisateur devrait alors enrichir manuellement les données manquantes avant de pouvoir archiver. Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir les rôles Archive des factures d'achat et Archive des factures de vente activés.
Si un client ou fournisseur d'une facture est reconnu parmi ceux déjà enregistrés dans votre compte, le lien sera fait automatiquement.
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