Comment archiver une facture de vente et l'envoyer au comptable SANS l'envoyer au client

Si vous souhaitez archiver une facture de vente, la faire parvenir à votre comptable mais SANS l'envoyer à votre client, vous devrez modifier quelques paramètres dans votre compte:

1. Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente
2. Activer l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps
3. Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé

Ensuite, vous pourrez archiver vos factures sans les envoyer.

Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente

Rendez-vous dans vos Paramètres puis Utilisateurs.

Choisissez à quel utilisateur vous souhaitez attribuer le rôle et activez l'option Archiver des factures de vente sans envoi au client.

Activer l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps

Une fois cette option activée, tout document archivé directement sera envoyé vers les Apps (et donc si votre app comptabilité est active, vos factures partiront chez le comptable).

Rendez-vous dans vos Paramètres puis Ventes.

Descendez jusqu'à Archive et activez l'option Transmettre à mon expert-comptable les factures de vente qui ont été archivées sans envoi au client.

/!\ Avertissement /!\

Si cette option n'est pas activée, vos documents seront archivés sans être envoyés aux clients MAIS ils ne seront pas envoyés au comptable (et vous ne pourrez plus les lui renvoyer par la suite). Veillez donc bien à impérativement activer cette option AVANT de passer à l'étape suivante.

Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé

• Cette fois dans les paramètres d'Automatisation, rendez-vous dans Archiver le document. Dans Statut financier des documents archivés, vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qu'aura tout document après avoir été importé via la méthode décrite dans cette article (aussi connue sous le nom de connecteur à l'archive).
  
  
  
  Note: si vous utilisez un logiciel de facturation et souhaitez envoyer directement vos documents depuis ce logiciel vers l'archive, vous pourrez générer une clé API depuis cet écran en cliquant sur la double flèche. Cette clé API est à rentrer dans votre logiciel (consultez la documentation pour plus de détails) et servira à relier votre logiciel de facturation à Billtobox.

Archiver sans envoyer au client

Dans le module Factures de vente vous pouvez archiver vos factures de 2 façons:

• Par action groupée depuis la liste de vos factures de vente
  
  
  
• En cliquant sur le bouton Archive depuis les détails d'une facture
  

Les documents arrivant sur la plateforme par le connecteur à l'archive seront directement archivées si:

1. Le fichier xml est valide
2. Le document n'est pas un doublon (si le paramètre Bloquer l'envoi de doublons est sur on)
3. Toutes les métadonnées sont présentes
   Note: si toutes les métadonnées ne sont pas complétées, les documents seront envoyés vers le menu correspondant (achats ou ventes). L'utilisateur devrait alors enrichir manuellement les données manquantes avant de pouvoir archiver. Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir les rôles Archive des factures d'achat et Archive des factures de vente activés.
   

Si un client ou fournisseur d'une facture est reconnu parmi ceux déjà enregistrés dans votre compte, le lien sera fait automatiquement.