La reconnaissance automatique OCR: qu'est ce que c'est?

Table des matières:

• Qu'est ce que l'OCR?
• Qu'est ce que vous y gagnez?
• Ne pas attendre l'OCR
• OCR annulé pour un document

Qu'est ce que l'OCR?

Lorsque vous importez un PDF dans votre compte Billtobox, la première étape est la reconnaissance automatique des données de la facture par l'OCR (Optical Character Recognition - c'est la technologie qui reconnaît les informations).

En d'autres mots, l'OCR reconnaît les données importantes de chaque facture:

• Fournisseur ou Client
• Type de document (facture d'achat ou de vente)
• Numéro du document
• Date de facturation
• Date d'échéance
• Monnaie
• Montants HTVA et TVAC
• Taux de TVA
• Communication (structurée)
• IBAN

En plus de reconnaître ces informations, l'OCR les classe dans les champs correspondant et crée une facture 100% électronique depuis votre PDF.

Cette procédure se déroule en 2 étapes:

1. Reconnaissance logicielle
2. Reconnaissance par des humains

Ces 2 étapes permettent une grande précision dans la reconnaissance des données car Billtobox ne se repose pas que sur la reconnaissance logicielle, des humains viennent compléter les informations que le logiciel n'a pas pu reconnaître.

Qu'est ce que vous y gagnez?

• Cela vous permet de retrouver n'importe quelle facture en quelques secondes via la fonctionnalité de recherche avancée.
  • Vu que toutes les informations sont répertoriées, vous pouvez chercher n'importe quelle info dont vous vous souvenez à propos de la facture désirée et vous remettrez la main sur le document très rapidement.
• Si vous tenez votre propre comptabilité avec un logiciel comptable, les factures électroniques créées par l'OCR sont dans un format (UBL) que votre logiciel sera capable de lire. Plus besoin donc de retaper manuellement les informations de chaque facture.
• Payez vos factures facilement et rapidement grâce aux fichiers SEPA que l'OCR permet de créer.

Ne pas attendre l'OCR

Vous ne souhaitez pas attendre le résultat de l'OCR? Vous pouvez choisir de compléter manuellement les données obligatoires directement dans la fiche de la facture.

De cette façon, vous n'avez pas besoin d'attendre le résultat final de l'OCR. Vous pouvez donc, si la situation se produit, partager un document en urgence avec votre comptable et immédiatement lui transmettre.

OCR annulé pour un document

Si vous avez accidentellement chargé un document qui n'est pas une facture ou si le document est illisible, le service OCR peut annuler le document.

Dans ce cas, le document se terminera dans l'état "A accepter". Vous remarquerez que toutes les données n'ont pas été complétées.

Lorsque vous affichez les événements du document, vous trouverez la raison de l'annulation.