Pour envoyer des factures de vente vers la comptabilité sans qu'elles ne soient à nouveau envoyées au client (et même si les factures ont été créées depuis un logiciel externe à Billtobox), suivez la procédure ci-dessous.

Étapes:

1. Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente sans envoi au client
2. Activer l'option Transmettre à votre expert-comptable les factures de vente qui ont été archivées sans envoi au client
3. Choisir le statut financier qu'aura un document archivé
4. Archiver sans envoyer au client

Attribuer le rôle utilisateur

Rendez-vous dans vos Paramètres puis Gestion des utilisateurs.

Choisissez à quel utilisateur vous souhaitez attribuer le rôle et activez l'option Archiver des factures de vente sans envoi au client.

Activer l'option d'archivage sans envoi

Une fois cette option activée, tout document archivé directement sera envoyé vers les Apps (et donc si votre app comptabilité est active, vos factures partiront chez le comptable).

Rendez-vous dans vos Paramètres puis Ventes.

Descendez jusqu'à Archivage et activez l'option Transmettre à votre expert-comptable les factures de vente qui ont été archivées sans envoi au client.

/!\ Avertissement /!\

Si cette option n'est pas activée, vos documents seront archivés sans être envoyés aux clients MAIS ils ne seront pas envoyés au comptable (et vous ne pourrez plus les lui renvoyer par la suite). Veillez donc bien à impérativement activer cette option AVANT de passer à l'étape suivante.

Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé

• Dans les paramètres d' Automatisation, rendez-vous dans Archiver le document. Dans Statut financier des documents archivés, vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qu'aura tout document après avoir été importé via la méthode décrite dans cette article (aussi connue sous le nom de connecteur à l'archive).
  
  
  
  Note: si vous utilisez un logiciel de facturation et souhaitez envoyer directement vos documents depuis ce logiciel vers l'archive, vous pourrez générer une clé API depuis cet écran en cliquant sur la double flèche. Cette clé API est à rentrer dans votre logiciel (consultez sa documentation pour plus de détails) et servira à relier votre logiciel de facturation à Billtobox.

Archiver sans envoyer au client

Dans le menu Factures de vente vous pouvez archiver vos factures de 2 façons:

• Par action groupée depuis la liste de vos factures de vente
  
  
  
  
• En cliquant sur le bouton Archiver depuis les détails d'une facture