Comment importer une facture de vente via e-mail

Nouvelle méthode (depuis novembre 2019):

Il est désormais possible d'importer des factures de vente sans utiliser de clé unique comme décrit ci-dessous. 

En effet, il existe maintenant une option vous permettant d'autoriser certaines adresses e-mail à importer des factures de vente, même si la clé n'est pas présente dans l'objet de l'e-mail.

Dans quel cas est-ce utile?

• Import via un scanner qui envoie directement les documents vers l'adresse dédiée
• Import via un logiciel de facturation qui ne permet pas de paramétrer la clé unique dans l'objet
• Envoi de la facture au client par e-mail avec l'adresse dédiée en copie (utiliser la clé unique en objet n'était auparavant pas idéal par rapport au client)

Note: une seule facture de vente à la fois peut être envoyée importée de cette façon. 

Pour activer cette option:

• Rendez-vous dans vos Paramètres
  
  
  
• Factures de vente
  
  
  
• E-mail
  
  
  
• Mettez Accepter automatiquement les documents provenant d'adresses e-mails approuvées sur ON
• Entrez la (ou les) adresse(s) e-mail autorisée(s) à importer des factures de vente
  
  

Ancienne méthode (toujours d'actualité si vous ne souhaitez pas utiliser la méthode reprise ci-dessus):

Il est possible d'importer vos factures de vente dans Billtobox en les envoyant à une adresse e-mail dédiée à cet usage.

Chaque document envoyé vers cette adresse email Billtobox avec en sujet la clé correspondante arrivera automatiquement dans votre compte Billtobox.

Note: il n'est possible d'envoyer qu'un seul document à la fois avec la méthode décrite ci-dessous.

Voici comment cela se présente:

• votre-numero-de-TVA@out.billtobox.be -> il s'agit de l'adresse email vers laquelle vous enverrez vos factures de vente à importer dans Billtobox (surlignée en jaune dans l'exemple ci-dessous)
• e94e542d-4f34-43d1-8895-942c3ad0ec08 -> exemple de clé (pour trouver la vôtre, regardez la vidéo plus bas) à insérer dans l'objet de l'email afin que vos factures soient bien importées (surlignée en bleu dans l'exemple ci-dessous)
• Attachez vos factures en pièces jointes (surlignées en vert dans l'exemple ci-dessous)

Dans la pratique, voici à quoi ressemble un import de factures de vente par email:

Pour trouver votre adresse Billtobox et votre clé à insérer en tant qu'objet d'email, rendez-vous dans Paramètres > Factures de vente > Créer ou télécharger des factures de vente > E-mail