Nouvelle méthode (depuis novembre 2019):
Il est désormais possible d'importer des factures de vente sans utiliser de clé unique comme décrit ci-dessous.
En effet, il existe maintenant une option vous permettant d'autoriser certaines adresses e-mail à importer des factures de vente, même si la clé n'est pas présente dans l'objet de l'e-mail.
Dans quel cas est-ce utile?
- Import via un scanner qui envoie directement les documents vers l'adresse dédiée
- Import via un logiciel de facturation qui ne permet pas de paramétrer la clé unique dans l'objet
- Envoi de la facture au client par e-mail avec l'adresse dédiée en copie (utiliser la clé unique en objet n'était auparavant pas idéal par rapport au client)
Note: une seule facture de vente à la fois peut être envoyée importée de cette façon.
Pour activer cette option:
- Rendez-vous dans vos Paramètres
- Factures de vente
- E-mail
- Mettez Accepter automatiquement les documents provenant d'adresses e-mails approuvées sur ON
- Entrez la (ou les) adresse(s) e-mail autorisée(s) à importer des factures de vente
Ancienne méthode (toujours d'actualité si vous ne souhaitez pas utiliser la méthode reprise ci-dessus):
Il est possible d'importer vos factures de vente dans Billtobox en les envoyant à une adresse e-mail dédiée à cet usage.
Chaque document envoyé vers cette adresse email Billtobox avec en sujet la clé correspondante arrivera automatiquement dans votre compte Billtobox.
Note: il n'est possible d'envoyer qu'un seul document à la fois avec la méthode décrite ci-dessous.
Voici comment cela se présente:
- votre-numero-de-TVA@out.billtobox.be -> il s'agit de l'adresse email vers laquelle vous enverrez vos factures de vente à importer dans Billtobox (surlignée en jaune dans l'exemple ci-dessous)
- e94e542d-4f34-43d1-8895-942c3ad0ec08 -> exemple de clé à insérer dans l'objet de l'email afin que vos factures soient bien importées (surlignée en bleu dans l'exemple ci-dessous)
- Attachez vos factures en pièces jointes (surlignées en vert dans l'exemple ci-dessous)
Dans la pratique, voici à quoi ressemble un import de factures de vente par email:
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