Comment créer une facture de vente

Table des matières:

• Réglez les paramètres requis
• Importez vos clients dans Billtobox
• Créez une nouvelle facture
• Envoyez la facture au client

Vous créez encore vos factures de vente dans un tableur comme Excel, dans un traitement de texte comme Word ou dans n’importe quelle autre solution qui requiert plus d’une minute par facture?

Alors cette fonctionnalité de Billtobox va vous faciliter la vie en vous faisant gagner pas mal de temps pour la création de vos factures. 

En effet, avec Billtobox il vous faudra moins de 60 secondes entre la création et l’envoi d’une facture de vente. 

Réglez les paramètres requis

Rendez-vous dans vos Paramètres puis cliquez sur Factures de vente.

Activez l’option Créer des factures en ligne et réglez les paramètres comme suit:

1. Commentaire par défaut: ajoutez un commentaire qui figurera par défaut sur toutes les factures (facultatif)
2. Numérotation automatique: ON (désactivez ce paramètre pour numéroter vos factures manuellement)
3. Ajoutez une nouvelle séquence de numérotation pour la fonction de numérotation automatique. Utile en début d'année si vous souhaitez commencer la séquence de numérotation avec la nouvelle année. Par exemple: 2022-001 pour la première facture de 2022.
4. Ajoutez des conditions générales de vente à vos factures créées sur la plateforme (au format PDF)
5. Affichez des informations complémentaires dans le pied de page de vos factures:
   • Adresse email
   • Numéro de téléphone
   • Adresse de votre site internet
   • Notes (texte libre jusqu'à 256 caractères)
   • IBAN (choisissez quels IBAN afficher sur vos factures)
     => Pour ajouter/modifier ces informations, rendez-vous dans les paramètres Informations de l'entreprise
6. Détails bancaires: choisissez la référence de paiement à afficher sur vos factures (communication structurée, numéro de facture, ou mention libre).

Remarque: pour faire apparaître votre RPM (Registre des Personnes Morales) sur vos factures, rendez-vous dans vos Paramètres > Informations d'entreprise > RPM et complétez le champ.

Vérifiez que les utilisateurs à qui vous souhaitez déléguer la création de factures de vente doivent avoir les options suivantes activées dans les paramètres de gestion des utilisateurs:

Importez tous vos clients dans Billtobox

Si ce n’est pas encore fait, c’est le moment. Bien que cette étape soit facultative, elle vous fera gagner énormément de temps sur le long terme.

>> Cliquez ici pour accéder à la procédure d’import de vos clients en masse

Créez une nouvelle facture

Rendez-vous dans le menu Factures de vente puis cliquez sur Créer une nouvelle facture.

Dans l’interface de création d’une nouvelle facture, vous devez compléter les informations de cette facture:

• La devise de la facture:
  
  
  
• Le type de document: facture ou note de crédit.
  
  Note: si vous sélectionnez note de crédit, vous devrez lier la note de crédit à la facture originale.
  
  
  
• La date du document. La date d’échéance se règle automatiquement en fonction du délai choisi précédemment dans l’option Paiement par défaut (Paramètres > Ventes >Échéance par défaut).
  
  
• Le numéro du document. Celui-ci se règle automatiquement vu que nous avons précédemment choisi l’option de numérotation automatique.
  
  
• Votre client. Vu que vous avez importé vos clients dans une étape précédente, vous n’avez plus qu’à choisir à quel client vous souhaitez envoyer la facture. Si jamais il s’agit d’un client qui n’est pas encore importé, cliquez sur le petit + et complétez les informations du nouveau client.
  Note: si votre client est membre OpenPeppol, vous devrez également renseigner le numéro de PO (Purchase Order) afin d'envoyer la facture.
  
  
  
• Le service ou produit que vous facturez au client. Ici, vous pouvez ajouter vos produits/services en à peine 3 clics grâce à la création de votre catalogue produits en cliquant sur le bouton Importer depuis le catalogue.
  
  

S’il s’agit d’un produit/service qui n’est pas dans votre catalogue, il vous suffit de compléter les informations manuellement. SI ce produit/service pourrait encore vous servir à l’avenir, appuyez sur le petit + en bout de ligne pour facilement l’ajouter à votre catalogue.

1. Service : Nom court du service ou produit
2. Description : Description du service ou produit
3. Heures/Qté : Heures ou unités
4. Taux/Prix : Taux ou prix par heure / unité
5. TVA : taux de TVA applicable au service ou produit

Le champs reprenant sous-totaux, totaux et TVA sont remplis automatiquement sur base de ces éléments.

Cliquez sur le bouton Ajouter une ligne pour ajouter d’autres lignes de services/produits à la facture.

• Les détails bancaires. Vous trouvez ici le nom de votre entreprise, son IBAN, BIC et la référence de paiement. Il est également possible de générer automatiquement une communication structurée grâce à ce paramètre.
• Les commentaires. Vous pouvez ajouter un commentaire à chaque facture individuellement ou paramétrer un commentaire commun à toutes les factures (comme vu plus haut dans cet article).

• Les pièces jointes. Si le document nécessite quelconque annexe, vous pouvez la déposer ici par glisser/déposer ou par l’explorateur de fichiers.

• Sauvegardez.

Envoyez la facture au client

Une fois la facture sauvegardée, vous atterrissez dans le menu des Factures de vente. De là, il vous suffira de cocher la case à gauche de la facture que vous souhaitez envoyer et d’ensuite cliquer sur Envoyer. Votre client recevra alors votre facture par le canal que vous avez choisi lors de l’import de vos clients.

Le tour est joué, vous avez créé et envoyé une facture en quelques instants à peine!