Comment filtrer des documents reçus par e-mail?

Lorsque BilltoBox reçoit un e-mail contenant plusieurs documents, dont au moins 2 pourraient être une facture, il n'est pas possible de définir le type ou les liens entre les documents. Par conséquent, ces documents seront rassemblés dans une tâche de filtrage.

Une tâche de filtrage vous permet de catégoriser un ensemble de documents reçus dans un e-mail en facture, annexe, doublons, ....

Note: pour effectuer un filtrage, l'utilisateur doit avoir un rôle spécifique:

Où trouver les documents à filtrer?

Menu Factures d'achats > onglet À Filtrer

Comment ça fonctionne ?

Une liste reprend toutes les tâches de filtrage à effectuer. En cliquant sur une des tâches, la page de détail apparaît.

De là, vous pouvez voir tous les documents joints à l'e-mail et spécifier le type de chaque document :

Type de documents:

• Facture
• Note de Crédit
• Note de frais
• Annexe
• Ne pas importer

Notes:

• Les fichiers en format .png et .jpeg sont convertis en PDF préalablement.
• Les fichiers en PDF peuvent être visualisés
• Uniquement les fichiers PDF (y compris les images converties) et fichiers UBL sont définissables comme document principal. Les fichiers en autre format (Word, Excel, ...) sont considérés comme des annexes.
  • Exemple: un e-mail contenant un fichier PDF et un fichier Word ne génère PAS une tâche de filtrage. Le PDF sera défini comme la facture, le fichier Word comme l'annexe

Actions:

Refuser: suppression de l'ensemble des documents repris dans la tâche. Pas de catégorisation. L'utilisateur peut indiquer s'il veut informer le fournisseur et éventuellement le mettre sur la liste noire.

Continuer: chaque document doit être catégorisé. En fonction du nombre de documents principaux indiqués, une ou plusieurs factures d'achats seront ajoutées dans 'à traiter'.

Sauvegarder: après avoir choisi le type de chaque document, ils sont importés et apparaissent dans votre liste de documents en cours.