Import de clients en masse et fichier Excel type

La procédure d'import de clients en masse est décrite ici

Cette procédure est datée et une nouvelle procédure est en cours de développement. Les informations reprises dans cet article sert de soutien à l'actuelle procédure.

Comme fichier d'exemple, on peut

• utiliser le fichier d'exemple proposé dans l'application, ou
• exporter d'abord un client existant et retravailler ce fichier.

Il est essentiel d'utiliser un fichier d'imputation qui est conforme à l'application. Cela implique:

• Le format doit être .xls (Excel 97-2003).
  • Attention! Lors de la sauvegarde des modifications, le format peut changer!

• La structure du fichier : La structure des colonnes doit être identique à celle du fichier d'exemple:
  • Ni ajout, ni suppression de colonnes.
  • Données contenant un lien à éviter. (En cas de copier-coller: coller uniquement la valeur)
  • L'onglet 'Clients' doit être préservé et ne peut pas être renommé.
  • Le format technique de certaines colonnes:
    • Données obligatoires:
      • Numéro de client (sauf si l'auto-numérotation est active)
      • Nom du client
      • Préférence de canal (email ; print_and_post ; print_at_home)
      • Colonnes d'adresse : Code du pays (BE, NL, FR, UK, LU, …) La liste des codes pays se trouve ici
    • Données recommandées:
      • Colonnes concernant l'adresse
        • Adresse postale
        • Code postal
        • Ville 
      • Langue (BE, NL, LU, F, GB, .... si non-indiquée, application d'une langue par défaut)
      • Type TRN (Trade Registration Number = numéro d'entreprise) - le type peut être BCE, KvK, SIREN, SIRET
      • Numéro TVA

• Le format des données de certaines colonnes
  • Numéro de client
    • à imputer en format texte !
      • En excel, le format est configurable via le bouton doit de la souris; le format texte peut aussi être appliqué pour une valeur en plaçant un ' devant la valeur
        • Attention : Cette donnée est alphanumérique (chiffres et lettres autorisés) et est considérée telle quelle par BilltoBox; ceci implique un tri alphanumérique de la liste (1, 11, 111, 112, 113, …12, 121, 122, 123…2, 20, 201, 202…). Si vous souhaitez utiliser une numérotation existante, nous recommandons l'utilisation de préfixes (lettres), de zéros (00000001, 0000002, ….), ou d'une numérotation rehaussée (1000001, 1000002, 1000003, ….). Dans la logique de tri, les chiffres précèdent aux lettres.
  • Numéro BCE / TVA :
    • Ni points, ni espaces
    • Format BE0123456789
    • Attention ! Un contrôle est effectué sur le numéro BCE. Un numéro BCE spécifique est limité à un seul client !
  • Code postal:
    • à imputer en format texte !
      
      • Le code doit être précédé d'un ‘ pour garantir une imputation correcte de la donnée.

• Le fichier ne peut pas contenir un nombre trop important de lignes. Un chargement trop lourd augmente le risque de time-out technique, faisant rater l'import. Nous recommandons un maximum de 150 lignes par import.