Envoyer des documents depuis votre logiciel de réception de factures vers le comptable (et l'archive) sans devoir les accepter ni les renvoyer au client

Il y a 2 raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'envoyer des documents directement vers l'archive (sans devoir passer par l'acceptation des factures d'achat ou devoir à nouveau envoyer vos factures de vente aux clients):

1. Votre entreprise adopte Billtobox en cours d'année et vous souhaitez uploader votre historique de documents précédents
2. Envoyer des documents vers le comptable

Uploader votre historique de documents directement dans l'archive

Vous adoptez Billtobox en cours d'année et souhaitez archiver vos documents déjà traités par le comptable?

Voici la procédure à suivre pour archiver vos documents sans qu'ils ne doivent passer par la procédure complète d'import de documents (donc pas d'approbation des factures d'achat ou re-livraison des factures de vente aux clients).

Ceci fonctionne grâce à un connecteur (API) qui servira de pont entre votre solution actuelle de facturation et Billtobox. 

1. Rendez-vous d'abord dans les paramètres d' Automatisation:
   
   
   
2. Descendez jusqu'à Archiver le document. Si le champs Clé unique est vide, cliquez sur l'icône de double-flèche. Vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qu'aura tout document après avoir été importé par le connecteur d'archive.
   
   
   
   
3. Insérez votre identifiant, la clé API et le point d'accès REST (fourni par Unifiedpost) dans votre solution tierce afin de lier celle-ci à Billtobox (veuillez vous référer à leur documentation pour obtenir de l'aide spécifique à votre solution logicielle).
   
   
4. Les documents arrivant sur la plateforme par le connecteur d'archive seront directement archivées si:
   1. Le fichier xml est valide
   2. Le document n'est pas un doublon (si le paramètre Bloquer l'envoi de doublons est sur on)
   3. Toutes les métadonnées sont présentes
      Note: si toutes les métadonnées ne sont pas complétées, les documents seront envoyés vers le module correspondant (achats ou ventes). L'utilisateur devrait alors enrichir manuellement les données manquantes avant de pouvoir archiver. Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir les rôles Archive des factures d'achat et Archive des factures de vente activés.
      
      
5. Si un client ou fournisseur d'une facture est reconnu parmi ceux déjà enregistrés dans votre compte, le lien sera fait automatiquement. 

Notez qu'archiver des factures de vente sans les envoyer au client est possible peu importe la méthode d'importation dans Billtobox.

Envoyer des factures au comptable (via les Apps)

Si vous souhaitez archiver des factures afin de les envoyer vers le comptable (via les Apps), les étapes sont les mêmes que la méthode ci-dessus SAUF que vous devrez d'abord activer un paramètre. Pour ce faire:

• Rendez-vous dans les Paramètres
  
  
  
• Ventes
  
  
  
• Archive → activez Transmettre à votre expert-comptable les factures de vente qui ont été archivées sans envoi au client
  
  

Après avoir activé ce paramètre, vous pourrez envoyer directement vos documents vers votre comptable sans passer par le workflow classique (c'est à dire la livraison aux clients).