Cet article décrit la fonction de Billtobox Files (et son synchroniseur) dans le processus de traitement de factures par l'expert-comptable.
Fréquemment, le partenaire informatique de la fiduciaire est mandaté pour l'installation du synchroniseur sur un serveur. Ce partenaire ne connaissant pas ou peu le contexte de Billtobox Files, pourra mieux effectuer sa tâche s'il est bien informé préalablement.
Lexique :
Billtobox : cette application est une outil facile permettant aux entreprises de (entre autres) :
- Recevoir et envoyer des factures
- Partager des factures avec la fiduciaire
Billtobox Files : Application cloud liée à Billtobox et programme standard permettant à la fiduciaire de recevoir les factures de ses clients. Cette technologie cloud est développée par Nomadesk.
Synchroniseur : programme permettant le synchronisation de Billtobox Files sur PC ou serveur. Il donne la possibilité à l'utilisateur de travailler (temporairement) hors-ligne.
E-fff : une forme de XML et le format standard belge de la facture électronique. Le terme UBL est également souvent utilisé.
Vault : c'est l'endroit où sont stockés les dossiers de vos clients, un peu comme un coffre-fort qui garde tous vos dossiers dans un même endroit.
Configurations possibles : un aperçu
Configuration simple:
- La fiduciaire a un nombre de clients qui ont chacun un compte Billtobox pour leur entreprise. Sur la plateforme, on traite des factures d'achat et de vente. Après traitement, elles sont envoyées en format E-fff à Billtobox Files.
- Sur Billtobox Files, les factures sont réparties par client et par type (achats ou ventes). Elles sont à disposition de la fiduciaire. Les utilisateurs de Billtobox Files ont la possibilité de consulter leur vault (contenant leurs dossiers clients) en direct sur l'application web.
- Après installation du synchroniseur, les dossiers clients sont synchronisés vers le PC de la fiduciaire.
- Une fois les factures mises en local, un collaborateur de la fiduciaire peut, à partir de ce PC, importer des factures dans le programme comptable (externe).
EXTRA: Retour (n'est pas obligatoire; selon le programme comptable)
- Le programme comptable génère APRÈS traitement une nouvelle facture électronique, pouvant contenir des données nouvelles ou corrigées. Manuellement ou automatiquement, selon les procédures d'exportation établies.
- Les nouvelles versions des factures électroniques peuvent être
- Sauvegardées par la fiduciaire, éventuellement sur Billtobox files
- Renvoyées aux clients (= à Billtobox). Les nouveaux fichiers doivent être placés sur Billtobox Files selon une logique spécifique.
Configuration Multi PC
- Cette procédure correspond à la configuration simple, à l'exception du synchroniseur qui est installé sur plusieurs PCs, permettant à différents collaborateurs de traiter des factures directement depuis leur ordinateur.
- En principe, les collaborateurs utilisent un compte unique. Une fiduciaire possède 1 licence Billtobox files. Cela implique aussi les même droits pour chaque utilisateur.
Remarque: si plusieurs personnes traitent simultanément les mêmes fichiers, des problèmes de synchronisation risquent de se produire.
Configuration serveur RDS
RDS (Remote Desktop Services) autrement dit Service Bureau à distance permet à des utilisateurs d’accéder à leur Bureau et leurs applications depuis n’importe où sur un poste ou un périphérique mobile, elle permet donc une meilleure efficacité de travail tout en permettant de sécuriser son infrastructure.
- Le contenu du cloud est synchronisé dans un lieu central, notamment sur un PC distant (remote PC).
- Il est probable que les fiduciaires souhaitant utiliser un serveur RDS pour Billtobox Files, l'utilisent déjà pour se connecter au programme comptable externe.
- Le synchroniseur est installé sur le remote PC.
- Un utilisateur (admin) reste connecté au synchroniseur, permettant une synchronisation permanente.
- Les utilisateurs normaux n'utilisent PAS le synchroniseur; ils ont uniquement accès et droits à la base de données du remote PC.
- 2 configuration distinctes permettent la mise à disposition des données:
- Avec une configuration adaptée, mise en place par un collaborateur informaticien, on peut envoyer les factures émanant de Billtobox, automatiquement au programme comptable externe. Un retour peut être configuré de la même façon.
- Chaque collaborateur de la fiduciaire peut se connecter séparément au serveur RDS depuis son ordinateur personnel, afin d'y traiter des factures.
- Les droits sont gérés au niveau du serveur RDS (Accès à certains répertoires, droits CRUD)
Attention! La configuration du serveur RDS et des droits d'utilisateurs est une responsabilité de la fiduciaire ou de son partenaire informatique. Ce n'est pas pris en charge par le support Billtobox (Files).
Liens :
Configuration RDS - paramètres généraux
Synchronisation de dossiers (Folder sync)
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