Cet article décrit la logique de la structure des dossiers de Banqup Files.
Principe
L' (expert-)comptable reçoit les factures de ses clients dans un dossier spécifique à chaque client. Dans ce dossier, les factures d'achats et de ventes sont séparées dans des sous-dossiers.
Banqup Files retient quelles factures ont été réceptionnées.
Le comptable ou expert-comptable traite ces factures dans son logiciel comptable.
Pour indiquer que le document a bien été traité, le comptable déplace la facture vers un autre dossier.
Banqup Files compare cette facture avec celle qui a été réceptionnée, et envoie un signal à la plateforme pour indiquer que la facture a été traitée correctement.
Un dossier principal (= le vault) contient les dossiers clients
L'activation de Banqup Files génère le création d'un vault (dossier principal).
Ce vault de la fiduciaire est créé à l'activation du canal Banqup Files pour sa propre fiduciaire (plus d'informations à cette page).
Ce vault:
- porte le numéro de TVA de la fiduciaire comme nom
- contient tous les dossiers clients liés à la fiduciaire, ainsi que le dossier de la fiduciaire même (après activation de Banqup Files dans Tamtam).
Dossiers clients
Pour chaque client, un dossier client est créé à l'activation du canal Banqup Files pour ce client (plus d'informations à cette page).
Ce dossier client porte le nom du client + son numéro de TVA.
Logique des sous-dossier de chaque client
Après activation, une structure de dossiers est créée dans le dossier du client qui correspond à la plateforme. Idem pour la fiduciaire qui reçoit également un dossier pour ses propres fichiers, reprenant la structure de dossiers ci-dessous.
Dans le dossier du client, on distingue les factures d'achats (Accounts Payable) et les factures de ventes (Accounts Receivable).
Ces deux dossiers contiennent les sous-dossiers suivants:
- Transfer: les factures envoyées vers le comptable se trouvent dans ce dossier.
- Enriched_transfer: les factures traitées par le comptable sont déplacées par lui-même dans ce dossier. Après vérification sur la plateforme, le fichier est déplacé vers Enriched_archived (ou Enriched_error si une erreur est survenue).
- Enriched_archived: les documents sont placés ici automatiquement après avoir envoyé le statut "traité" vers la plateforme. Ceci est le résultat d'un flux sans erreur.
- Error: le comptable déplace ici les factures comprenant une erreur (duplicata, document illisible, document qui n'est pas une facture...). Après vérification sur la plateforme, le fichier est déplacé vers Enriched_archived (ou Enriched_error si une erreur est survenue).
- Enriched_error: les documents sont placés ici automatiquement, lorsque le callback vers la plateforme a échoué.
Remarque: créer, renommer ou supprimer des répertoires
C'est techniquement possible mais fonctionnellement non autorisé de:
-
Créer de nouveaux dossiers. Ceci n'est pas fourni avec la licence gratuite de Banqup Files.
-
Renommer ou supprimer des dossiers existants. Dans ce cas, Banqup Files recréera le dossier modifié ou supprimé.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.