Payer des factures reçues dans Billtobox grâce à un fichier SEPA

Afin de vous faciliter la tâche pour effectuer vos paiements plus rapidement, Billtobox offre maintenant la possibilité de télécharger les fichiers SEPA de vos factures d’achat. 

Qu'est ce que le SEPA? -> http://www.sepabelgium.be/fr/quest-ce-que-le-sepa

 

 Pour utiliser cette option, activez les services de paiement dans votre compte Billtobox.

 

Table des matières:

• Comment ça fonctionne?
• Que faire en cas de message d'erreur?
• Comment savoir si une facture a déjà été ajoutée à un fichier SEPA?
• L'option Télécharger le fichier de paiement est grisée, que faire?
• Questions fréquentes

Comment ça fonctionne?

Il vous suffit de vous rendre dans le module Factures d’achat.

 

Sélectionnez les factures en cochant la case dans la colonne de gauche (1) pour lesquelles vous souhaitez télécharger les fichiers SEPA afin d'effectuer un ou plusieurs paiements à la fois.

Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger le fichier de paiement (2). 

 

Vous pouvez alors obtenir le fichier SEPA de 2 manières:

• Le fichier se télécharge directement dans votre navigateur lorsque vous cliquez sur Télécharger le fichier de paiement. Pour cela, veillez à ce que votre navigateur ne bloque pas les pop-ups sur Billtobox. 
  • Si ça ne fonctionne pas ou que le fichier ne se télécharge pas, suivez la procédure décrite sur cette page.
    
    
• En vous rendant dans le module des tâches (1), cliquez sur le fichier désiré et ensuite cliquez sur Télécharger le fichier SCT (2)…

 

...puis sur le bouton Télécharger le fichier SCT.

 

Vous serez alors en possession du fichier SEPA que vous pourrez importer dans le portail de votre application bancaire afin d’effectuer des paiements par lots de vos factures d’achat.

 

Que faire en cas de message d'erreur?

Il se peut que vous receviez un message d'erreur ressemblant à ceci:

Ce message peut apparaître dans plusieurs cas de figures:

1. Le fournisseur de la facture pour laquelle vous essayez de télécharger le fichier SEPA ne possède pas toutes les informations requises (IBAN, document en €, type de document: facture). Pour ajouter l'IBAN d'un fournisseur, suivez cette procédure.
2. Les informations IBAN de votre propre entreprise ne sont pas enregistrés dans Billtobox. Pour corriger cela, suivez cette procédure.

Attention: si vous essayez de télécharger un fichier SEPA pour plusieurs factures et des informations sont manquantes dans au moins une des factures, vous obtiendrez un message d'alerte vous signalant que seulement x documents ont bien été ajoutés au fichier SEPA. Voici à quoi cette alerte ressemble:

Vérifiez donc que le nombre de documents dans cette notification correspond bien au nombre de documents pour lesquels vous avez demandé un fichier SEPA (SCT).

 

Comment savoir si une facture a déjà été ajoutée à un fichier SEPA?

Lorsqu'une facture d'achat a déjà été ajoutée à un fichier SEPA, le message suivant apparaît dans l'historique:

 

De la sorte, vous évitez tout doute concernant le double paiement d'une facture.

 

L'option Télécharger le fichier de paiement est grisée, que faire?

Cette option est grisée lorsque toutes les informations requises pour créer un fichier SEPA ne sont pas complétées dans votre profil entreprise Billtobox.

Voici à quoi cela ressemble avec le message informatif:

 

Rendez-vous donc dans:

• Vos Paramètres
  
• Puis dans Profil de l'entreprise

 

Dans le profil de votre entreprise, assurez-vous que toutes les informations suivantes soient présentes:

• Nom
• Pays
• IBAN
• BIC

Si une seule de ces informations est manquante, votre fichier SEPA sera probablement rejeté.

 

Questions fréquentes

Est-il possible d'utiliser une date d'expiration via "Télécharger le fichier SEPA"?

Il n'est pas encore possible d'utiliser une date d'expiration sur un fichier SEPA.

 

Si j'ai payé via un fichier SEPA, la facture sera-t-elle définie comme payée?

Non, si vous payez via un fichier SEPA, Billtobox n'a pas la capacité technique de savoir si une facture a été payée ou non. La facture n'est donc pas marquée comme payée lors du paiement via un fichier SEPA.

 

La date d'échéance est-elle prise en compte?

Non, la date d'échéance n'est pas prise en compte.