Table des matières:
- Organiser les documents
- Activer le lien avec le comptable
- Envoyer des fichiers de votre entreprise vers le comptable
- Où trouver les documents envoyés par le comptable vers mon entreprise?
- Recevoir une notification e-mail lorsque mon comptable partage de nouveaux documents
- J'ai placé un document dans mes achats au lieu du Doc Center, que faire?
Le Doc Center sert à stocker vos documents qui ne sont pas des factures ni des notes de crédit et, éventuellement, de les partager avec votre comptable.
Le Doc Center se présente en 2 parties:
- Fichiers locaux
- Mes documents
Les fichiers déposés ici sont stockés sur votre compte et accessibles depuis n'importe où, mais ils ne sont pas partagés avec votre comptable.
- Mes documents
- Comptable
Il s'agit ici d'un dossier partagé avec votre comptable. C'est à dire que tous les documents présents dans ce dossier sont disponibles aussi bien pour les utilisateurs de votre compte Billtobox que pour votre comptable.
Il existe 2 sous-dossiers:- Comptable à entreprise
Documents que votre comptable vous a envoyés - Entreprise à comptable
Documents que vous avez envoyés vers votre comptable
- Comptable à entreprise
Organiser les documents
Afin de classer vos documents et de les retrouver aisément par la suite, vous pouvez créer des dossiers pour vos fichiers locaux via le bouton Créer nouveau dossier.
Vos dossiers créés se retrouvent alors sous Mes documents:
Vous pouvez alors classer vos documents dans le dossier désiré.
Vous pouvez également ajouter des labels à des documents via les détails (cliquer sur un document pour y accéder). Ces labels vous permettront de retrouver facilement vos documents par la suite, via une recherche sur ces labels.
Créer des sous-dossiers dans le dossier partagé Entreprise à comptable
Vous pouvez créer une règle sur un dossier afin que tout document importé dans ce dossier soit automatiquement importé chez le comptable.
Ceci est intéressant pour créer une arborescence dans le dossier Entreprise à comptable.
En effet, lorsque la règle Copier le dossier vers Entreprise à comptable est créée sur un dossier, l'import d'un document dans ce dossier provoquera la création du sous-dossier du même nom dans Entreprise à comptable.
Note: supprimer ce dossier de vos fichiers locaux ne le supprimera pas du dossier Entreprise à comptable. Vous pouvez supprimer les documents se trouvant dans le dossier partagé mais pas supprimer le dossier lui-même.
Activer le lien avec le comptable
Si le lien n'est pas encore créé entre votre Doc Center et le comptable, vous devrez suivre les instructions à l'écran. Il y a 2 scénarios possibles:
- L'app comptabilité n'est pas activée entre votre comptable et vous, il faudra alors l'activer.
- L'app comptabilité activée n'est pas Billtobox Files, vous devez alors cliquer sur Connecter et renseigner ensuite le numéro de TVA de votre comptable ainsi que son nom à l'écran suivant. Ceci lui enverra une invitation à créer le lien entre lui et votre Doc Center et vous permettra d'échanger des documents avec votre comptable depuis le dossier partagé.
Envoyer des fichiers de votre entreprise vers le comptable
- Vous pouvez simplement uploader (par exemple via glisser/déposer) tout document directement dans le dossier partagé avec le comptable afin de le rendre directement accessible à votre comptable.
Note: il est conseillé de conserver une copie dans Mes documents car si votre comptable supprime un fichier du dossier partagé, vous ne pourrez plus accéder à ce fichier. - Si un document se trouve dans Mes documents (et donc visible uniquement pour les utilisateurs de votre compte), vous pouvez facilement transférer le fichier vers votre comptable:
- Sélectionnez le(s) document(s) à envoyer
- Choisissez Copier chez le comptable (pour envoyer le fichier à votre comptable tout en conservant une copie dans Mes documents)
Ce bouton se trouve également dans les détails du document (accessibles en cliquant sur un fichier).
Tout document copié vers le comptable est alors visible dans le dossier Entreprise à comptable.
Les documents que vous avez déjà transmis à votre comptable sont indiqués comme partagés dans la colonne Comptable.
Où trouver les documents envoyés par le comptable vers mon entreprise?
Tout document envoyé par votre comptable apparaîtra dans le dossier partagé Comptable à entreprise.
Note: si un document a été supprimé de ce dossier (par votre comptable), il ne sera également plus accessible dans votre Doc Center.
Pour enregistrer une copie d'un document envoyé par votre comptable, sélectionnez le(s) document(s) puis cliquez sur Copier vers Mes documents. De la sorte, si votre comptable supprime le(s) document(s), vous pourrez toujours y accéder à partir du dossier Mes documents.
Recevoir une notification e-mail lorsque mon comptable partage de nouveaux documents
Envie de recevoir une notification e-mail lorsque votre comptable vous envoie des nouveaux documents via le Doc Center?
Rendez-vous dans les Paramètres > Notifications > Notifications Doc Center > choisissez ensuite à qui et à quelle fréquence envoyer ces e-mails (quotidiennement ou mensuellement).
J'ai placé un document dans mes achats au lieu du Doc Center, que faire?
Si vous avez uploadé par inadvertance un document qui n'est pas une facture dans vos achats, il est possible de le déplacer vers votre Doc Center:
- Sélectionnez le(s) document(s) concerné(s) depuis le menu Factures d'achat
- Cliquez sur Déplacer vers Mes Documents (pour le déplacer dans le Doc Center sans directement le partager au comptable)
OU - Déplacer vers le comptable (pour le partager avec le comptable via le Doc Center)
Note: pour pouvoir effectuer cette manoeuvre, l'utilisateur doit être titulaire du rôle Ajouter et supprimer des documents (Rôle n°23 dans cet article).
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.