La fonctionnalité de devis dans Billtobox aide les entrepreneurs à créer des devis pour des clients potentiels. Cet article explique comment créer et gérer des devis.
Table des matières :
- Créer un devis
- Envoyer un devis par e-mail
- Convertir un devis en facture
- Modifier le statut d'un devis
- Consultater vos devis
- Modifier un devis
- Télécharger un devis
- Supprimer un devis
- Questions fréquemment posées
Créer un devis
Pour créer un nouveau devis :
- Allez dans le menu Devis.
- Cliquez sur Créer un nouveau devis.
- Remplissez les détails du devis :
- Sélectionnez la date
- Définissez une date de validité
- Attribuez-lui un numéro
- Ajoutez un numéro de bon de commande (facultatif)
- Sélectionnez la langue du devis
- Sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau
- Ajoutez des informations sur le produit (ou sélectionnez des produits de votre catalogue en commençant à écrire le nom d'un produit dans le champ Service) :
- Description
- Tarif/prix
- Quantité
- Unité
- Taux de TVA
- Taux de remise (facultatif)
- Ajoutez un commentaire (facultatif)
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre devis en tant que brouillon.
Lorsque vous enregistrez un devis, il sera au statut de brouillon, ce qui vous permet d'apporter d'autres modifications avant de l'envoyer à votre client.
Envoyer un devis par e-mail
Pour envoyer un devis à votre client par e-mail :
- Allez dans le menu Devis.
- Trouvez le devis à envoyer.
- Cliquez sur Envoyer.
- Dans la fenêtre pop-up qui apparaît :
- Ajoutez une ou plusieurs adresses e-mail
- Ajoutez des destinataires en copie si nécessaire
- Cliquez sur Envoyer pour transmettre le devis.
Convertir un devis en facture
Une fois que votre client accepte un devis, vous pouvez facilement le convertir en facture :
- Allez dans le menu Devis.
- Trouvez le devis à convertir.
- Cliquez sur l'option Convertir en facture.
- La facture sera au statut de brouillon dans votre liste de factures de vente. Vous pouvez encore la modifier avant de l'envoyer.
Le statut du devis sera mis à jour pour indiquer qu'il a été converti en facture.
Modifier le statut d'un devis
Vous pouvez mettre à jour le statut d'un devis pour suivre sa progression :
- Allez dans le menu Devis.
- Cliquez sur le devis dont vous souhaitez modifier le statut pour voir ses détails.
- Cliquez sur Statut, puis sélectionnez l'un des statuts disponibles :
- Annulé
- En traitement
- En attente
- Terminé
Consulter vos devis
Une liste de tous vos devis créés est visible lorsque vous accédez au menu Devis. À partir de cette vue d'ensemble, vous pouvez voir :
- Numéro de devis
- Date du devis
- Date de validité
- Numéro de bon de commande
- Montant
- Statut
Modifier un devis
Pour modifier un devis existant en brouillon :
- Allez dans le menu Devis.
- Trouvez le devis à modifier.
- Cliquez sur Modifier.
- Apportez vos modifications.
- Cliquez sur Enregistrer.
Télécharger un devis
Vous pouvez télécharger votre devis dans différents formats :
- Allez dans le menu Devis.
- Trouvez le devis que vous souhaitez télécharger.
- Cliquez sur Pdf pour télécharger le devis au format PDF ou cliquez sur Télécharger pour le format XML.
Supprimer un devis
Pour supprimer un devis :
- Allez dans le menu Devis pour voir votre liste de devis.
- Sélectionnez le(s) devis à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez votre décision lorsque vous y êtes invité.
Notez que vous ne pouvez supprimer que les devis au statut de brouillon.
Questions fréquentes
Puis-je créer un devis sans client ?
Non, vous devez sélectionner ou créer un client avant d'enregistrer un devis. Cela garantit que votre devis a un destinataire lorsque vous êtes prêt à l'envoyer.
Que se passe-t-il avec mon devis après l'avoir converti en facture ?
Le devis reste dans votre liste de devis avec un statut mis à jour indiquant qu'il a été converti en facture. Cela maintient vos enregistrements tout en vous permettant de procéder à la facturation.
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