Connexion de votre logiciel comptable à Billtobox avec Synqup

Si vous êtes un entrepreneur utilisant des logiciels tiers (logiciel de comptabilité, stockage en ligne, etc.) capables d'importer des documents à partir de dossiers spécifiques (situés sur votre ordinateur ou un serveur), Synqup est la solution parfaite pour vous.

Synqup est un outil qui synchronise vos documents Billtobox avec votre logiciel de comptabilité. La synchronisation fonctionne comme suit : Synqup fonctionne en arrière-plan de votre serveur pour télécharger automatiquement vos documents Billtobox dans un dossier désigné que votre logiciel de comptabilité utilise pour importer des documents.

Voici comment configurer Synqup :

1. Activez Synqup dans votre compte Billtobox

Avant de pouvoir synchroniser avec votre logiciel de comptabilité, Synqup doit savoir où envoyer les documents. La première étape consiste à activer Synqup dans votre compte Billtobox et à indiquer où envoyer les documents.

• Allez à Apps.
  
• Sous Application de comptabilité, cliquez sur Activer.
  
• Activez Synqup et cliquez sur Suivant.
  
  
  
• Sur l'écran suivant :
  1. Activez Je suis un auto-comptable.
  2. Sélectionnez le format dans lequel les factures électroniques seront livrées.
  3. Tapez le nom de votre logiciel de comptabilité puis cliquez sur Créer un logiciel de comptabilité.
     Des champs apparaissent ci-dessous où vous pourrez configurer Synqup.
  4. (Facultatif) fournissez l'ID du fichier comptable (ID du dossier).
  5. Activez pour configurer un chemin unique où les documents sortants et entrants seront stockés. Désactivez pour utiliser des chemins séparés.
  6. Entrez le chemin où les factures (sortantes, entrantes ou les deux, selon le réglage choisi à l'étape précédente) seront placées. Veuillez voir les notes ci-dessous pour plus d'informations.
  7. Après avoir entré un chemin avec des variables, un aperçu du chemin complet sera affiché ici.
  8. Entrez le chemin où les relevés bancaires seront placés. Veuillez voir les notes ci-dessous pour plus d'informations.
  9. Après avoir entré un chemin avec des variables, un aperçu du chemin complet sera affiché ici.

  

  Notes :
  

  • Vous devez décider avec votre partenaire informatique où les documents se trouvent sur le serveur. Cet emplacement est le chemin d'accès par lequel le logiciel de comptabilité récupérera et importera les factures. Il est probable que vous ou votre partenaire informatique connaissiez déjà cet emplacement. Par exemple :

    C:\Winbooks\Data\[identifiant_entreprise]\inbound
    C:\adsolutclient\UBLDocs\[identifiant_entreprise]\outbound
    
    

  • Vous pouvez utiliser des variables pour configurer des chemins dynamiques. Trois variables sont disponibles :
    • [nom_entreprise] = le nom de votre entreprise
    • [identifiant_entreprise] = le numéro de TVA de votre entreprise
    • [id_fichier_comptable] = le numéro ou l'ID de votre fichier
    
    

  • Le service Synqup ne peut pas écrire des factures sur des disques virtuels. Vous devez trouver l'emplacement principal sur le serveur sur lequel Synqup sera installé.
    
    
• Cliquez sur Suivant puis Terminer.

2. Installez Synqup sur votre serveur

Synqup doit être installé sur votre serveur. Les informations ci-dessous sont uniquement destinées aux installations Windows.

Avant l'installation

• Droits d'utilisateur suffisants sur Windows, afin que Synqup puisse écrire dans le dossier où les fichiers doivent être transférés
• Accès suffisant au pare-feu. Synqup utilise les points d'accès suivants :
  • https://storage.googleapis.com/*
  • *.unifiedpost.com
  • *.rollbar.com
  • https://github.com/AdoptOpenJDK/*

Synqup effectue des appels à un point de terminaison HTTPS (= FQDNS). Par conséquent, le port standard pour le trafic https doit être ouvert (443).

Installation

• Téléchargez le fichier d'installation.
• Exécutez le fichier .exe pour lancer l'assistant d'installation. Nous recommandons de :
  • Installer Synqup dans le dossier d'installation par défaut.
  • Créer un raccourci. C'est l'authentificateur Synqup et vous en aurez encore besoin après l'installation.
• Après avoir suivi toutes les étapes de l'assistant d'installation, Synqup est installé. Après quelques secondes, l'application ouvrira une fenêtre pour configurer Synqup (si rien ne se passe, cliquez sur le raccourci créé lors de l'installation pour ouvrir l'authentificateur Synqup).
• Une fois la fenêtre ouverte, sélectionnez votre pays puis cliquez sur Suivant.
• Cliquez sur Se connecter. Une fenêtre de navigateur s'ouvre, connectez-vous avec vos identifiants.

Questions fréquentes

Comment mettre à jour Synqup ?

Lorsqu'une nouvelle version de Synqup est disponible, elle essaiera de se mettre à jour automatiquement. Pour vous assurer que la mise à jour automatique fonctionne correctement, vérifiez les paramètres suivants :

• L'utilisateur lançant le service Synqup doit
  
  • • avoir des droits d'écriture sur le dossier TEMP de Windows (généralement situé dans "C:\WINDOWS\TEMP")
    • avoir des droits d'écriture sur le dossier de Synqup (généralement situé dans "C:\Program Files (x86)\Synqup")
    • avoir des droits suffisants pour extraire les fichiers zip
• Le pare-feu doit autoriser tous les fichiers provenant de l'URL suivante : https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/onea.downloads/synqup/production/*

Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez mettre à jour Synqup manuellement en téléchargeant la dernière version ici.

Comment migrer Synqup vers un nouveau serveur ?

Supprimez simplement Synqup de l'ancien serveur et installez-le sur le nouveau serveur.

La désinstallation peut être effectuée via le fichier unins000.exe dans le dossier d'installation, situé par défaut dans C:\Program Files (x86)\Synqup.

Le chemin d'accès où les factures arriveront sur le nouveau serveur reste inchangé.

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